Organiser un barbecue de relations publiques, étape par étape

Un barbecue de relations publiques demande surtout une bonne coordination entre les invités, le lieu et le service des repas. Commencez par confirmer le nombre de participants et leurs besoins alimentaires, puis vérifiez les autorisations, le barbecue, le gaz et la tente. Les derniers jours servent à finaliser les courses, refroidir les boissons et préparer les salades. Le jour J, installez d’abord les espaces, contrôlez la sécurité et gardez les options végétariennes séparées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Vérifier le lieu et le permis
6
Réserver le barbecue et la tente
7
Établir la liste définitive des invités
8
Vérifier la liste des courses
9
Faire les courses
2 personnes
10
Refroidir les boissons
2 personnes
11
Préparer la viande et les salades
3 personnes
12
Vérifier les prévisions météo
13
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
14
Installer les tables et les chaises
3 personnes
15
Monter la tente de réception
4 personnes
16
Vérifier le barbecue et le gaz
2 personnes
17
Installer les tables de buffet
2 personnes
18
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
19
Suspendre la décoration
2 personnes
20
Brancher l’éclairage
2 personnes
21
Aménager le bar et le point de boissons
2 personnes
22
Préparer les salades et le pain
3 personnes
23
Mettre les options végétariennes à part

Événement

24
Allumer le grill
2 personnes
25
Accueillir les invités
3 personnes
26
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
27
Servir des amuse-bouches
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Faire un barbecue
3 personnes
30
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
31
Servir les repas diététiques
32
Servir le café et le thé
2 personnes
33
Servir le dessert et les fruits
2 personnes
34
Annoncer le dernier tour

Suivi

35
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
36
Rassembler les déchets
3 personnes
37
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
38
Nettoyer le lieu
3 personnes
39
Ranger le mobilier
3 personnes
40
Retirer la décoration
2 personnes
41
Vérifier les stocks
42
Rendre le barbecue et le matériel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tables pliantesqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 40
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 55
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 5
Pinces de cuisine et de barbecueqté 6
Couteauxqté 6
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandesqté 8
Décoration de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le barbecue. Vous aurez ainsi le temps de relancer les personnes manquantes, de recueillir les allergies et d’établir une liste définitive des invités.
Vérifiez le lieu et les autorisations deux à trois semaines à l’avance, notamment si une tente de réception, un barbecue au gaz ou un branchement électrique est prévu. Contrôlez aussi l’accès aux toilettes avant l’arrivée des invités.
Prévoyez le refroidissement des boissons la veille : une glacière remplie de pains de glace met plusieurs heures à atteindre une température correcte. Gardez une glacière séparée pour les aliments sensibles et les préparations végétariennes.
Préparez les salades, le pain et les accompagnements le jour précédent, mais ne sortez la viande qu’au moment nécessaire. Utilisez des planches, couteaux et pinces distincts pour éviter de mélanger les préparations végétariennes et la viande.
Réservez au moins 90 minutes pour l’installation avant l’accueil : tables et chaises, buffet, vaisselle réutilisable, éclairage et point boissons. Allumez le grill après ce contrôle et vérifiez la bouteille de gaz avant de lancer le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un barbecue de relations publiques ?: Prévoyez environ trois semaines pour réserver le lieu, la tente et le barbecue, puis envoyer les invitations. Fixez les inscriptions définitives 7 à 10 jours avant l’événement afin d’ajuster les courses et le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un barbecue professionnel ?: Envoyez-les au moins trois semaines avant la date prévue. Demandez une réponse sous 10 à 14 jours et relancez les invités qui n’ont pas répondu avant de finaliser la liste.
Que vérifier le jour même avant l’arrivée des invités ?: Contrôlez le barbecue, le gaz, les rallonges, l’éclairage, les toilettes et la météo environ deux heures avant l’accueil. Gardez ensuite au moins 30 minutes pour les derniers réglages du buffet, des boissons et de la vaisselle.
Comment gérer les invités végétariens lors d’un barbecue ?: Recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, idéalement 10 jours avant. Préparez leurs options sur un espace séparé et utilisez des pinces et des planches propres pour éviter tout contact avec la viande.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.