Een reiscongres organiseren: zo pak je het aan

Begin met de congresdatum, het programma en de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Bevestig daarna sprekers en moderators, open de aanmelding en verzamel informatie die later vertraging geeft, zoals dieetwensen en vervoersvragen. Plan voldoende tijd voor presentaties, badges, catering en een technische test. Op de congresdag draait alles om een duidelijke ontvangst, geteste apparatuur en één actueel draaiboek met contactgegevens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Congresdatum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers en moderators bevestigen
2 personen
3
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Programma online publiceren
7
Sprekersinformatie versturen
8
Presentaties en portretten verzamelen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vervoersinformatie versturen
12
Naambadges ontwerpen
13
Naambadges afdrukken
2 personen
14
Aanwezigheidslijst controleren
15
Cateringbestelling plaatsen
16
Technische presentatiebestanden testen
2 personen
17
Draaiboek en contactlijst afdrukken
18
Materialen en boodschappen inkopen
2 personen
19
Presentaties op back-up zetten
20
Badges en ontvangstpakketten sorteren
2 personen
21
Zaal schoon en leeg opleveren
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Registratiebalie inrichten
2 personen
24
Podiumtafel en spreekgestoelte plaatsen
2 personen
25
Projector en scherm opstellen
2 personen
26
Microfoons en luidsprekers aansluiten
2 personen
27
Presentatielaptop aansluiten
28
Presentaties en video's testen
2 personen
29
Verlichting en stroom controleren
2 personen
30
Wayfinding en zaalbordjes plaatsen
2 personen
31
Naambadges klaarleggen
2 personen
32
Informatietafel inrichten
2 personen
33
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
36
Dieetmaaltijden apart markeren
2 personen

Event

37
Sprekers ontvangen
2 personen
38
Sprekers technisch briefen
2 personen
39
Registratiebalie bemannen
3 personen
40
Bezoekers ontvangen en registreren
3 personen
41
Badges en programma's uitdelen
2 personen
42
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
43
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
44
Tijd en programma bewaken
45
Microfoons aan sprekers geven
46
Presentaties technisch bedienen
47
Vragen uit de zaal begeleiden
48
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes bijvullen
2 personen
51
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
54
Netwerkborrel serveren
4 personen
55
Borrelhapjes bijvullen
2 personen
56
Tafels voor diner klaarzetten
4 personen
57
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
58
Dinerbuffet openen
3 personen
59
Diner serveren
4 personen
60
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
61
Dinerbuffet bijvullen
2 personen
62
Gebruikt servies afruimen
3 personen
63
Avondprogramma aankondigen
64
Panelgesprek begeleiden
3 personen
65
Laatste dranken bijvullen
2 personen
66
Afsluiting en bedankwoord begeleiden
2 personen
67
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

68
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
69
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
70
Catering en keuken opruimen
3 personen
71
Servies en glazen afwassen
3 personen
72
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
73
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
74
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
75
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
76
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
77
Materialen tellen en verpakken
2 personen
78
Geleende materialen retourneren
2 personen
79
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
80
Deelnemersmails versturen
81
Presentaties digitaal naleveren
82
Facturen en bonnen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 140
Tafelsaantal 18
Barkrukkenaantal 8
Podiumtafel
Spreekgestoelte
Registratiebalieaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 140
Bordenaantal 160
Dessertbordjesaantal 150
Besteksetsaantal 160
Koffielepelsaantal 140
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 3
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schenkkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 10
Buffetwarmersaantal 6
Aluminium serveerbakkenaantal 12

Decoratie

Tafellopersaantal 18
Naamkaartstandaardsaantal 12
Vlaggen voor wereldregio'saantal 12
Tafelboekettenaantal 18
Achterwanddoek
Kleefstripsaantal 4
Kabelmattenaantal 10

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Lanyardsaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Notitieblokkenaantal 150
Balpennenaantal 170
Tafelkaartjesaantal 30
Buffetkaartjesaantal 20
Servettenhoudersaantal 18
Drankdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Afvalzakhoudersaantal 8

Tips

Leg de technische deadline ruim vóór het congres vast. Verzamel presentaties en portretten vooraf, test elk bestand op de presentatielaptop en zet alles bovendien op een USB-stick als back-up.
Maak de registratiebalie uiterlijk de dag ervoor klaar. Sorteer badges en ontvangstpakketten op alfabet en controleer de aanwezigheidslijst voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Plan de zaalindeling vanuit het programma. Zet podiumtafel, spreekgestoelte, projectiescherm en stoelen neer voordat je de beamer, microfoons en luidsprekers test.
Verstuur vervoersinformatie samen met de praktische congresinformatie, niet pas na de laatste aanmeldingen. Zo voorkom je dat deelnemers op de congresdag nog route- of parkeervragen stellen.
Geef catering het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen op tijd door. Controleer daarnaast of koffiekopjes, waterglazen, borden, bestek en serveermateriaal klaarstaan voordat de ontvangst begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een reiscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Open de aanmelding daarna zo snel mogelijk, zodat je catering, badges en zaalindeling op tijd kunt vastleggen.
Wanneer moet je de presentaties voor een congres verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vóór het congres op en test ze daarna op de gebruikte presentatielaptop. Zet de definitieve bestanden ook op een USB-stick, zodat een technisch probleem niet direct het programma stillegt.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een reiscongres?: Reserveer minimaal 3 uur voor zaalopstelling, registratiebalie, podium, scherm en techniek. Plan daarna nog 30 tot 45 minuten voor een volledige microfoon- en presentatietest.
Wanneer bestel je catering voor een congres?: Geef de catering uiterlijk 7 dagen vóór het congres het verwachte aantal deelnemers en alle dieetwensen door. Controleer 1 dag vooraf het definitieve aantal en de leveringstijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.