Einen Reisekongress Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Reisekongress hängen Programm, Referenten, Anmeldung und Technik eng zusammen. Beginne deshalb mit Datum, Ablauf und Raumaufteilung, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach sammelst du verbindliche Informationen von Rednern, Teilnehmenden und Dienstleistern. In den letzten Tagen zählen vor allem Tests, Ausdrucke und ein klarer Aufbauplan: Präsentationen sichern, Namensschilder sortieren und Empfang sowie Vortragstechnik getrennt prüfen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Kongressdatum und Programm festlegen
2 Personen
2
Redner und Moderatoren bestätigen
2 Personen
3
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Programm online veröffentlichen
7
Referenteninformationen versenden
8
Präsentationen und Porträts sammeln
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Transportinformationen versenden
12
Namensschilder gestalten
13
Namensschilder drucken
2 Personen
14
Anwesenheitsliste kontrollieren
15
Cateringbestellung aufgeben
16
Technische Präsentationsdateien testen
2 Personen
17
Ablaufplan und Kontaktliste drucken
18
Materialien und Einkäufe besorgen
2 Personen
19
Präsentationen auf Backup sichern
20
Namensschilder und Empfangspakete sortieren
2 Personen
21
Halle sauber und leer übergeben
2 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
24
Podiumstisch und Rednerpult aufstellen
2 Personen
25
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
26
Mikrofone und Lautsprecher anschließen
2 Personen
27
Präsentationslaptop anschließen
28
Präsentationen und Videos testen
2 Personen
29
Beleuchtung und Strom prüfen
2 Personen
30
Wegweiser und Saalschilder anbringen
2 Personen
31
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
32
Infotisch einrichten
2 Personen
33
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
36
Diätmahlzeiten separat kennzeichnen
2 Personen

Event

37
Referenten empfangen
2 Personen
38
Referenten technisch briefen
2 Personen
39
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
40
Besucher empfangen und registrieren
3 Personen
41
Badges und Programme ausgeben
2 Personen
42
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
43
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
44
Zeit und Programm im Blick behalten
45
Mikrofone an die Sprecher geben
46
Präsentationen technisch betreuen
47
Fragen aus dem Publikum moderieren
48
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Snacks nachfüllen
2 Personen
51
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
54
Netzwerk-Getränke servieren
4 Personen
55
Snacks auffüllen
2 Personen
56
Tische für das Abendessen bereitlegen
4 Personen
57
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
58
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
59
Abendessen servieren
4 Personen
60
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
61
Dinner-Buffet nachfüllen
2 Personen
62
Benutztes Geschirr abräumen
3 Personen
63
Abendprogramm ankündigen
64
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
65
Letzte Getränke nachfüllen
2 Personen
66
Abschluss und Dankeswort begleiten
2 Personen
67
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

68
Fundsachen sammeln
2 Personen
69
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
70
Catering und Küche aufräumen
3 Personen
71
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
72
Technik ausschalten und verpacken
2 Personen
73
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
74
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
75
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
76
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
77
Materialien zählen und verpacken
2 Personen
78
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
79
Reste gekühlt lagern
2 Personen
80
Teilnehmer-E-Mails versenden
81
Präsentationen digital nachreichen
82
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 140
TischeAnz. 18
BarhockerAnz. 8
Podiumstisch
Rednerpult
RegistrierungsthekeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 140
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 140
TellerAnz. 160
DesserttellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 160
KaffeelöffelAnz. 140
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 3
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
AusgießkannenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 10
BuffetwärmerAnz. 6
Aluminium-ServierblecheAnz. 12

Dekoration

TischläuferAnz. 18
NamenskartenständerAnz. 12
Flaggen für WeltregionenAnz. 12
TischblumenAnz. 18
Rückwandtuch
KlebestreifenAnz. 4
KabelmattenAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

NamensschilderAnz. 150
BadgehalterAnz. 150
LanyardsAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 150
NotizblöckeAnz. 150
KugelschreiberAnz. 170
TischkartenAnz. 30
Buffet-SchilderAnz. 20
ServiettenhalterAnz. 18
GetränkespenderAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
Einkäufe

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
MüllbeutelhalterAnz. 8

Tipps

Lege zuerst Datum, Programm und Raumaufteilung fest. Plane für jeden Programmpunkt eine konkrete Start- und Endzeit und ordne früh, wo Registrierung, Podium, Catering und Garderobe stehen.
Bestätige Redner und Moderatoren nicht nur mündlich. Fordere Präsentation, Porträt, Kurzbiografie und technische Anforderungen mit einer festen Frist von mindestens 7 Tagen an.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm und Ort feststehen. Erfasse neben Name und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und verschicke Transportinformationen spätestens 3 Tage vor dem Kongress.
Teste Präsentationslaptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult sowie HDMI-Kabel und Adapter vor dem Einlass. Speichere alle Präsentationen zusätzlich auf mindestens 2 USB-Sticks und prüfe die Dateien am Veranstaltungsort.
Bereite Empfang und Aufbau getrennt vor: Namensschilder, Anwesenheitsliste und Empfangspakete gehören an die Registrierungstheke; Tische, Stühle, Podium, Rednerpult und Technik sollten mindestens 2 Stunden vor Beginn stehen und funktionieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Reisekongress organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Programm, Ort und Referenten. Öffne die Anmeldung, sobald diese Eckdaten verbindlich sind, und schließe die Teilnehmer- und Cateringplanung etwa 7 Tage vor dem Kongress ab.
Wann sollte man die Einladungen für einen Reisekongress verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Eine Erinnerung 14 Tage vor Beginn und der Versand von Transportinformationen spätestens 3 Tage vorher geben den Teilnehmenden genug Zeit für ihre Anreise.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Reisekongresses?: Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Registrierungstheke, Podium, Rednerpult und Präsentationstechnik ein. Rechne zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Ton- und Präsentationstest ein, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Wann müssen Präsentationen und Namensschilder fertig sein?: Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an und führe den Techniktest am Vortag oder am Veranstaltungstag durch. Drucke und sortiere die Namensschilder mindestens 1 Tag vorher nach Anmeldeliste, damit die Registrierung nicht ins Stocken gerät.

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