Organiser un congrès de voyage, étape par étape

Un congrès de voyage repose sur une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur place. Commencez par fixer la date, le format des sessions et l’agencement de la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite un calendrier de relances pour les intervenants, les participants et le traiteur. Les derniers jours servent surtout à tester les présentations, préparer les badges et vérifier que chaque information pratique est accessible.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme du congrès
2 personnes
2
Confirmer les intervenants et les modérateurs
2 personnes
3
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Publier le programme en ligne
7
Envoyer les informations sur les intervenants
8
Rassembler les présentations et les portraits
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les informations de transport
12
Créer les badges nominatifs
13
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
14
Vérifier la liste des présences
15
Passer la commande traiteur
16
Tester les fichiers de présentation techniques
2 personnes
17
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
18
Acheter le matériel et les courses
2 personnes
19
Sauvegarder les présentations
20
Trier les badges et les kits d'accueil
2 personnes
21
Restituer la salle propre et vide
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
24
Installer la table de scène et le pupitre
2 personnes
25
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
26
Brancher les microphones et les haut-parleurs
2 personnes
27
Brancher l'ordinateur de présentation
28
Tester les présentations et les vidéos
2 personnes
29
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
30
Installer la signalétique et les panneaux de salle
2 personnes
31
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
32
Aménager le stand d’information
2 personnes
33
Installer le point café et thé
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Marquer séparément les repas spéciaux
2 personnes

Événement

37
Accueillir les intervenants
2 personnes
38
Briefer techniquement les intervenants
2 personnes
39
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
40
Accueillir et enregistrer les visiteurs
3 personnes
41
Distribuer les badges et les programmes
2 personnes
42
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
43
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
44
Superviser le timing et le programme
45
Remettre les microphones aux intervenants
46
Gérer les présentations sur le plan technique
47
Animer les questions de la salle
48
Préparer la pause café
3 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
51
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
54
Servir le cocktail réseau
4 personnes
55
Réapprovisionner les amuse-bouches
2 personnes
56
Dresser les tables pour le dîner
4 personnes
57
Installer le buffet du dîner
4 personnes
58
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
59
Servir le dîner
4 personnes
60
Servir les repas diététiques
2 personnes
61
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
62
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
63
Annoncer le programme du soir
64
Animer le débat
3 personnes
65
Ravitailler les dernières boissons
2 personnes
66
Animer la clôture et le mot de remerciement
2 personnes
67
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

68
Rassembler les objets perdus
2 personnes
69
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
70
Ranger le service traiteur et la cuisine
3 personnes
71
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
72
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
73
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
74
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
75
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
76
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
77
Compter et emballer le matériel
2 personnes
78
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
79
Stocker les restes au frais
2 personnes
80
Envoyer les e-mails aux participants
81
Remettre les présentations par voie numérique
82
Archiver les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 140
Tablesqté 18
Tabourets de barqté 8
Table de scène
Pupitre
Comptoir d'inscriptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 140
Assiettesqté 160
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 160
Cuillères à caféqté 140
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 3
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Carafesqté 8
Louchesqté 10
Chauffe-platsqté 6
Bacs de service en aluminiumqté 12

Décoration

Chemins de tableqté 18
Présentoirs pour cartes nominativesqté 12
Drapeaux pour les régions du mondeqté 12
Bouquets de tableqté 18
Bâche de fond
Bandes adhésivesqté 4
Passe-câblesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Piles de rechangeqté 24

Catering

Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Lanyardsqté 150
Brochures du programmeqté 150
Blocs-notesqté 150
Stylos à billeqté 170
Marque-placesqté 30
Cartons buffetqté 20
Porte-serviettesqté 18
Distributeurs de boissonsqté 4
Poubellesqté 8
Courses

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8
Balayette et pelleqté 2
Supports de sacs poubelleqté 8

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires, les intervenants confirmés et les modérateurs pour éviter plusieurs versions contradictoires.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt et demandez dès le formulaire les besoins alimentaires ainsi que les informations utiles au transport. Une relance 7 à 10 jours avant le congrès réduit les oublis.
Rassemblez les présentations et les portraits des intervenants au plus tard 5 jours avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur de présentation et conservez une sauvegarde sur au moins une clé USB.
Préparez les badges nominatifs et les kits d’accueil la veille, puis classez-les par ordre alphabétique. Gardez une liste des présences imprimée au comptoir d’inscription pour gérer les arrivées sans ralentir l’accueil.
Installez la salle plusieurs heures avant la première session : tables, chaises, pupitre, écran, vidéoprojecteur, microphones et câbles doivent être testés ensemble. Imprimez aussi le déroulé et la liste de contacts pour résoudre rapidement un problème sur place.

Questions fréquentes

Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un congrès de voyage ?: Ouvrez-les idéalement 6 à 8 semaines avant le congrès, dès que la date, le lieu et une première version du programme sont confirmés. Fermez ou mettez à jour les inscriptions quelques jours avant l’événement pour transmettre le nombre final au traiteur.
Combien de temps prévoir pour installer la salle d’un congrès ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’arrivée des participants pour installer le mobilier, la scène et le comptoir d’inscription. Ajoutez 30 à 45 minutes pour tester le projecteur, les présentations, les microphones et les haut-parleurs.
Quand commander le traiteur pour un congrès ?: Passez une première commande 10 à 14 jours avant le congrès, puis confirmez les quantités 3 à 5 jours avant. Utilisez les inscriptions et les besoins alimentaires recueillis pour ajuster les repas, les pauses café et la vaisselle.
Quand préparer les badges des participants ?: Préparez les badges 1 à 2 jours avant le congrès, après avoir vérifié la liste des inscriptions. Imprimez quelques badges vierges supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les corrections le jour même.

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