Zo organiseer je een reggaeconcert zonder last-minute chaos

Begin met datum, locatie en artiesten; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna vergunningen, verzekering, geluids- en lichtplan vast voordat je catering, beveiliging en toiletten definitief reserveert. Voor een reggaeconcert moet je extra vroeg controleren of de technische rider past bij je podium, mengtafel, monitorboxen en stroomvoorziening. Werk vervolgens naar een draaiboek met aanmeldingen, vrijwilligers, bardiensten, artiestenvervoer en een duidelijke opbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Artiesten contracteren
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Geluidsplan afstemmen
2 personen
6
Lichtplan afstemmen
2 personen
7
Catering reserveren
8
Beveiliging reserveren
9
EHBO regelen
10
Toiletten reserveren
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Programma publiceren
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Bardiensten indelen
17
Opbouwteam indelen
18
Technische rider controleren
2 personen
19
Artiestenvervoer regelen
20
Decoratie bestellen
21
Drankvoorraad bestellen
22
Materialen inventariseren
2 personen
23
Publieksborden maken
2 personen
24
Polsbandjes klaarleggen
25
Weersverwachting controleren
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Locatie schoonmaken
3 personen
30
Apparatuur lossen
4 personen
31
Podiumdelen opstellen
5 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
33
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
34
Stroom aansluiten
2 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Bar inrichten
3 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Verlichting testen
2 personen
40
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
41
Artiesten ontvangen
2 personen
42
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
43
Toegangscontrole inrichten
2 personen
44
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
45
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
46
Briefing barteam geven
2 personen

Event

47
Publiek ontvangen
4 personen
48
Polsbandjes uitdelen
3 personen
49
Dranken serveren
4 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
52
Artiesten begeleiden
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Publieksvloer schoonhouden
2 personen
58
Artiestenmaaltijden uitserveren
2 personen
59
Laatste ronde aankondigen
60
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
61
Artiesten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

62
Bar sluiten
3 personen
63
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
64
Etensresten opruimen
3 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Meubilair afbreken
5 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Apparatuur inladen
4 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Geleende spullen sorteren
2 personen
72
Materialen retourneren
3 personen
73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
74
Locatiesleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Barbladenaantal 3
Partytentenaantal 3
Podiumdelenaantal 12
Dranghekkenaantal 20

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 4
Monitorboxenaantal 3
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kassa-apparatenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Rode lopersaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 300
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks-messenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3

Decoratie

Reggae-vlaggenaantal 12
Gekleurde doekenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Podiumbanner
Programmapostersaantal 20

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek vóór je apparatuur bestelt. Controleer de rider per artiest en leg minimaal enkele weken voor het concert vast hoeveel luidsprekers, subwoofers, DI-boxen, microfoons, monitorboxen en kabels nodig zijn.
Regel vergunningen, verzekering en geluidsafspraken zodra datum en locatie vaststaan. Wacht niet tot de laatste maand: wijzigingen in het geluidsplan kunnen ook invloed hebben op podium, publieksborden en eindtijd.
Maak de barcapaciteit concreet. Deel de bardiensten vooraf in, tel herbruikbare drinkglazen en koelboxen mee en bestel de drankvoorraad op basis van het verwachte aantal bezoekers plus een kleine reserve.
Geef vrijwilligers één taak en één tijdstip. Maak aparte ploegen voor opbouw, bar en publieksontvangst en zorg dat polsbandjes, aanmeldingen en dieetwensen vóór de deuren opengaan op één herkenbare plek liggen.
Controleer de locatie 24 uur vóór de opbouw opnieuw. Kijk naar weersverwachting, tenten, verlichting, stroom, toiletten en de route voor artiestenvervoer; zo kun je ontbrekende materialen nog dezelfde dag regelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een reggaeconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Reserveer techniek, beveiliging, EHBO, toiletten en catering uiterlijk 8 tot 12 weken voor het concert.
Wanneer moet ik een vergunning voor een reggaeconcert aanvragen?: Dien de aanvraag in zodra datum en locatie vastliggen, vaak minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer de lokale termijn, omdat vooral geluid, bezoekersaantal en eindtijd extra voorwaarden kunnen geven.
Hoeveel drank moet ik bestellen voor een reggaeconcert?: Gebruik het verwachte bezoekersaantal en reken voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna vaak 1 tot 2 per uur. Tel ook water, dieetwensen en een beperkte reserve mee en bestel gekoelde voorraad niet pas op de concertdag.
Wanneer test je het geluid en licht bij een reggaeconcert?: Plan de volledige soundcheck en lichttest op de opbouwdag, vóór de deuren opengaan, en reserveer minstens 2 uur voor afstelling. Controleer daarbij microfoons, DI-boxen, monitorboxen, subwoofers, XLR-kabels en de beschikbare stroom.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.