So organisierst du ein Reggae-Konzert
Bei einem Reggae-Konzert entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen entspannten Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum und Ort fest, buche danach Künstler und Technik und kläre frühzeitig Genehmigungen, Versicherung und Sicherheitskonzept. Später kommen Catering, Toiletten, Helfer, Einlass und Programmkommunikation dazu. Plane außerdem genug Zeit für Soundcheck, Künstlertransport und den Aufbau von Bühne, Licht und Bar ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Künstler buchen
2 Personen
- 3
Genehmigungen beantragen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Beschallungskonzept abstimmen
2 Personen
- 6
Lichtplan abstimmen
2 Personen
- 7
Catering reservieren
- 8
Sicherheit buchen
- 9
Erste Hilfe organisieren
- 10
Toiletten reservieren
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Programm veröffentlichen
- 15
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 16
Bardienste einteilen
- 17
Aufbauteam einteilen
- 18
Technischen Rider prüfen
2 Personen
- 19
Künstlerttransport organisieren
- 20
Dekoration bestellen
- 21
Getränkevorrat bestellen
- 22
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 23
Publikumsschilder erstellen
2 Personen
- 24
Armbänder bereitlegen
- 25
Wettervorhersage prüfen
- 26
Einkaufen gehen
3 Personen
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 29
Location reinigen
3 Personen
- 30
Ausrüstung entladen
4 Personen
- 31
Bühnenteile aufstellen
5 Personen
- 32
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
- 33
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
- 34
Strom anschließen
2 Personen
- 35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 36
Bar einrichten
3 Personen
- 37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 39
Beleuchtung testen
2 Personen
- 40
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 41
Künstler empfangen
2 Personen
- 42
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
- 43
Zutrittskontrolle einrichten
2 Personen
- 44
Sicherheitsrunde durchführen
3 Personen
- 45
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
- 46
Briefing für das Barteam geben
2 Personen
Event
- 47
Publikum empfangen
4 Personen
- 48
Armbänder verteilen
3 Personen
- 49
Getränke servieren
4 Personen
- 50
Snacks servieren
3 Personen
- 51
Musikprogramm begleiten
2 Personen
- 52
Künstler betreuen
2 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Buffet nachfüllen
2 Personen
- 55
Mülleimer leeren
2 Personen
- 56
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 57
Publikumsfläche sauber halten
2 Personen
- 58
Künstleressen ausgeben
2 Personen
- 59
Letzte Runde ankündigen
- 60
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 61
Künstler verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Bar schließen
3 Personen
- 63
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 64
Essensreste aufräumen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
4 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Möbel abbauen
5 Personen
- 68
Dekoration entfernen
3 Personen
- 69
Ausrüstung verladen
4 Personen
- 70
Location reinigen
4 Personen
- 71
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
- 72
Materialien zurückgeben
3 Personen
- 73
Restbestand einlagern
2 Personen
- 74
Locationschlüssel zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 12
- BiertischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 12
- BarunterlagenAnz. 3
- PartyzelteAnz. 3
- BühnenelementeAnz. 12
- AbsperrgitterAnz. 20
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorboxenAnz. 3
- XLR-KabelAnz. 12
- JackkabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KassensystemeAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
- Rote TeppicheAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 300
- WeingläserAnz. 80
- TellerAnz. 250
- BestecksetsAnz. 250
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
Dekoration
- Reggae-FahnenAnz. 12
- Bunte TücherAnz. 8
- TischdeckenAnz. 12
- Bühnenbanner
- Programmatische PosterAnz. 20
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Datum und Ort und buche den Künstler möglichst früh. Erst wenn Auftrittszeit, technische Anforderungen und Transport geklärt sind, lassen sich Beschallung, Licht und Ablauf zuverlässig planen.
- Prüfe Genehmigungen und Versicherung nicht erst kurz vor dem Konzert. Kläre außerdem, welche Vorgaben für Ausschank, Lärmschutz, Besucherzahl und Sicherheitsdienst am Veranstaltungsort gelten.
- Plane den Veranstaltungstag rückwärts: Für Bühne, Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Monitorboxen und Licht solltest du mehrere Stunden Aufbau- und Soundcheckzeit vor dem Einlass reservieren.
- Teile Bardienste, Aufbauteam und Einlass nicht nur mündlich ein. Erstelle Schichten mit festen Start- und Endzeiten und bestimme pro Bereich eine verantwortliche Person.
- Bestelle Getränke, Gläser, Kühlboxen und Catering mit Reserve und erfasse Ernährungswünsche vor dem Bestelltermin. Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher und entscheide dann über Partyzelte, Beleuchtung und zusätzliche Absperrungen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Reggae-Konzert organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Ort und Künstlerbuchung. Genehmigungen, Technik, Sicherheit und Catering sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert verbindlich geklärt sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Reggae-Konzerts?
- Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Bühne, Beschallung, Licht, Bar und Einlassbereich ein. Für Soundcheck und Korrekturen kommen meist weitere 1 bis 2 Stunden hinzu.
- Wann sollte man Genehmigungen für ein Konzert beantragen?
- Reiche Anträge möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Termin ein, bei größeren Veranstaltungen früher. Frage die zuständige Stelle direkt nach Fristen für Lärm, Ausschank, Sicherheit und Besucherzahl.
- Wie viele Helfer braucht ein Reggae-Konzert?
- Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 6 bis 10 Helfer für Aufbau, Bar, Einlass und Abbau einteilen. Plane zusätzlich professionelles Sicherheitspersonal und eine klar benannte Person für Erste Hilfe ein.
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