Organiser un concert de reggae, étape par étape

Un concert de reggae se prépare d’abord comme une production technique, puis comme un moment d’accueil pour le public. Commence par fixer la date et le lieu, puis verrouille les artistes, les autorisations et l’assurance avant de commander le matériel. Le son, l’éclairage, la sécurité et les premiers secours doivent être coordonnés ensemble, pas traités séparément. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les horaires, les besoins alimentaires, les transports et les équipes du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Engager les artistes
2 personnes
3
Demander les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Coordonner le plan sonore
2 personnes
6
Coordonner le plan d’éclairage
2 personnes
7
Réserver le catering
8
Réserver la sécurité
9
Organiser les premiers secours
10
Réserver les toilettes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Publier le programme
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les services au bar
17
Répartir l’équipe de montage
18
Vérifier la fiche technique
2 personnes
19
Organiser le transport des artistes
20
Commander la décoration
21
Commander les stocks de boissons
22
Inventorier le matériel
2 personnes
23
Créer des panneaux pour le public
2 personnes
24
Préparer les bracelets
25
Vérifier les prévisions météo
26
Faire les courses
3 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Nettoyer le lieu
3 personnes
30
Décharger le matériel
4 personnes
31
Installer les éléments de scène
5 personnes
32
Installer le système de sonorisation
4 personnes
33
Monter l’installation lumière
3 personnes
34
Brancher l’électricité
2 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Aménager le bar
3 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Tester l’éclairage
2 personnes
40
Effectuer la vérification du son
4 personnes
41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Aménager la loge des artistes
2 personnes
43
Mettre en place le contrôle d’accès
2 personnes
44
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
45
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
46
Faire le briefing de l’équipe bar
2 personnes

Événement

47
Accueillir le public
4 personnes
48
Distribuer les bracelets
3 personnes
49
Servir les boissons
4 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Encadrer le programme musical
2 personnes
52
Accompagner les artistes
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
2 personnes
57
Maintenir le sol du public propre
2 personnes
58
Servir les repas des artistes
2 personnes
59
Annoncer le dernier tour
60
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
61
Raccompagner les artistes
2 personnes

Suivi

62
Fermer le bar
3 personnes
63
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
64
Ramasser les restes de nourriture
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Démonter le mobilier
5 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Charger l’équipement
4 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Trier les objets empruntés
2 personnes
72
Retourner les matériels
3 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Sous-mains de barqté 3
Tentes de réceptionqté 3
Éléments de podiumqté 12
Barrières de fouleqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 3
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Caisses enregistreusesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Tapis rougesqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3

Décoration

Drapeaux reggaeqté 12
Tissus colorésqté 8
Nappesqté 12
Bannière de scène
Affiches du programmeqté 20

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve les artistes avant de publier le programme, puis demande leur fiche technique au moins 6 semaines avant le concert. Elle précisera notamment les microphones, boîtiers DI, retours et connexions nécessaires.
Prévois le montage sur une journée complète si la scène, la sonorisation et l’éclairage sont installés sur place. Garde ensuite au moins 2 heures pour les balances, les réglages des projecteurs LED et les corrections de dernière minute.
Ne limite pas la sécurité aux barrières de foule : attribue aussi un responsable pour l’entrée, un autre pour les artistes et un point clairement identifié pour les premiers secours. Fais un briefing commun avant l’ouverture des portes.
Pour le bar, compte environ 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis ajuste selon la durée du concert. Commande les boissons, verres réutilisables, glacières et multiprises avant la semaine finale pour éviter les achats en urgence.
Publie les horaires, l’accès, les consignes et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement. Vérifie la météo 48 heures avant si des tentes de réception ou une partie de l’accueil sont prévus à l’extérieur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de reggae ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois pour un concert avec artistes, autorisations, technique et sécurité. Les 6 dernières semaines doivent être consacrées aux fiches techniques, aux réservations, au programme et à la constitution des équipes.
Quand réserver les artistes pour un concert de reggae ?: Réserve les artistes dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 3 à 6 mois à l’avance. Demande leur fiche technique au moment de la réservation afin de vérifier la compatibilité avec la sonorisation et la scène.
Quand demander les autorisations pour un concert ?: Lance les demandes dès que le lieu et la date sont fixés, car les délais dépendent de l’administration et du type de site. Évite d’attendre les dernières semaines : les autorisations, l’assurance et la sécurité doivent être confirmées avant la communication publique.
Combien de temps prévoir pour le montage et les balances ?: Prévois au moins 8 heures pour installer scène, son et éclairage, puis environ 2 heures pour les balances et les réglages. Ajoute une marge si plusieurs groupes utilisent des configurations différentes ou si le matériel arrive en plusieurs livraisons.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.