Zo organiseer je een recyclingbeurs

Begin met de locatie, datum en openingstijden en werk daarna pas aan de publieksinvulling. Een recyclingbeurs staat of valt met een duidelijke standindeling, tijdige bevestiging van exposanten en een programma dat bezoekers door de ruimte leidt. Regel workshops, techniek en bewegwijzering ruim vooraf; op de dag zelf wil je vooral ontvangen, controleren en bijsturen. Met deze volgorde voorkom je lege stands, ontbrekende materialen en opstoppingen bij de ingang.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en openingstijden vastleggen
3
Exposanten benaderen
2 personen
4
Aanmeldingen exposanten verwerken
5
Standindeling maken
2 personen
6
Programma voor bezoekers maken
2 personen
7
Workshopgevers vastleggen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Evenement online publiceren
11
Aanmeldingen bezoekers verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Exposanteninformatie versturen
14
Workshopinschrijvingen verwerken
15
Plattegrond afdrukken
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Bewegwijzering afdrukken
18
Exposanten bevestigen
19
Techniek testen
2 personen
20
Voorraad controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Workshopmaterialen klaarzetten
2 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Ontvangst exposanten inrichten
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
27
Exposantenstands opbouwen
8 personen
28
Standmaterialen uitdelen
2 personen
29
Bewegwijzering ophangen
3 personen
30
Recyclingbakken plaatsen
3 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
33
Koffie en thee bereiden
2 personen
34
Workshopruimtes inrichten
3 personen
35
Presentaties klaarzetten
2 personen
36
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
37
Teambriefing houden
4 personen

Event

38
Registratiebalie bemannen
2 personen
39
Bezoekers ontvangen
3 personen
40
Programma toelichten
2 personen
41
Exposantenstands bemannen
16 personen
42
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
43
Presentaties aankondigen
44
Presentaties begeleiden
2 personen
45
Workshopmaterialen uitdelen
2 personen
46
Recyclingworkshops begeleiden
4 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
51
Afvalstromen controleren
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Fotoregistratie maken
55
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
57
Exposanten laten afbouwen
4 personen
58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
59
Catering afsluiten
2 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Meubilair terugplaatsen
5 personen
62
Afval gescheiden afvoeren
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
65
Vloeren schoonmaken
3 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Locatie opleveren
2 personen
69
Geleende materialen verzamelen
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
72
Exposantenbedankingen versturen
73
Foto's archiveren
74
Bezoekersfeedback verzamelen
75
Afvalverwerking controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 4
Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Klapbankenaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Tafelkledenaantal 24
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadbare batterijenaantal 16
Powerbanksaantal 4
Kabelhaspelsaantal 3

Verlichting

Ledwerklampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Expositorpanelenaantal 24
Posterpresentatiebordenaantal 12
Informatiepostersaantal 20
Richtingsbordenaantal 16
Programmapostersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 30
Kleefstripsaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Papieren vlaggenlijnenaantal 8
Krijtbordenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalscheidingsbakkenaantal 12
Afvalbakken met dekselaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofblikkenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Workshopmateriaal

Werkmattenaantal 12
Schortenaantal 20
Veiligheidsbrillenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 30
Scharenaantal 20
Knutselmessenaantal 12
Snijmattenaantal 12
Linialenaantal 12
Lijmpistolenaantal 8
Papierbakkenaantal 12
Herbruikbaar knutselmateriaalaantal 6
Werktafellampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Benader exposanten vroeg en leg hun aanmelding vast zodra ze reageren. Stuur de definitieve standplek, opbouwinformatie en bereikbaarheid uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
Maak de standindeling op schaal en controleer looproutes voordat je tafels, beursbalies en expositorpanelen plaatst. Houd extra ruimte vrij bij workshops en de ontvangst.
Plan workshops pas definitief nadat de workshopgevers hun tijden en benodigdheden hebben bevestigd. Zet projectoren, schermen, laptops, speakers en draadloze microfoons minimaal 1 dag vooraf klaar en test ze samen.
Verzamel dieetwensen bij de bezoekersaanmelding en controleer de voorraad 2 dagen voor opening. Koel dranken pas op de laatste dag, zodat je geen koeling of ruimte onnodig lang bezet houdt.
Maak bewegwijzering voor ingang, ontvangst, stands, workshops en toiletten en druk ook een plattegrond af. Gebruik kabelbinders, kleefstrips en kabelhaspels om losse kabels uit looproutes te houden; controleer dit opnieuw bij het openen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een recyclingbeurs?: Reserveer de locatie en leg datum en openingstijden bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Benader exposanten direct daarna, zodat je uiterlijk 4 weken voor de beurs de standindeling en het programma kunt afronden.
Hoeveel exposanten passen op een recyclingbeurs?: Dat hangt af van de beschikbare zaal en de afmetingen van de stands; maak daarom eerst een plattegrond op schaal. Houd naast iedere stand ook ruimte voor bezoekersstromen, workshops en ontvangst vrij en bevestig het aantal exposanten uiterlijk 4 weken vooraf.
Wanneer moet je workshops voor een recyclingbeurs regelen?: Leg workshopgevers ongeveer 6 tot 8 weken vooraf vast. Verwerk inschrijvingen zodra het programma online staat en controleer de materialen, projectie en microfoons uiterlijk 1 dag voor de beurs.
Wat moet je op de dag van een recyclingbeurs als eerste doen?: Open de locatie ruim vóór de ontvangst en controleer eerst techniek, stroompunten, bewegwijzering en looproutes. Richt daarna de ontvangst voor exposanten in, controleer de stands en laat exposanten minimaal 60 minuten voor opening opbouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.