Eine Recyclingmesse Schritt für Schritt organisieren

Eine Recyclingmesse steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst sicherst du den Veranstaltungsort und die Öffnungszeiten, dann gewinnst du Aussteller und planst die Fläche. Anschließend folgen Besucherprogramm, Workshops, Einladungen und Anmeldungen. In den letzten Tagen zählen bestätigte Standpläne, getestete Technik, gedruckte Wegweiser und vorbereitete Materialien. Plane außerdem einen eigenen Empfang für Aussteller ein, damit der Aufbau am Veranstaltungstag nicht im Publikumsverkehr untergeht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Datum und Öffnungszeiten festlegen
3
Aussteller kontaktieren
2 Personen
4
Anmeldungen von Ausstellern bearbeiten
5
Standaufteilung erstellen
2 Personen
6
Programm für Besucher erstellen
2 Personen
7
Workshopleitende festlegen
8
Einladungen gestalten
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Veranstaltung online veröffentlichen
11
Anmeldungen der Besucher bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Ausstellerinformationen versenden
14
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
15
Lageplan drucken
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Beschilderung drucken
18
Aussteller bestätigen
19
Technik testen
2 Personen
20
Bestand prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Workshopmaterialien bereitstellen
2 Personen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Empfang für Aussteller einrichten
2 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
27
Ausstellerstände aufbauen
8 Personen
28
Standmaterialien verteilen
2 Personen
29
Beschilderung anbringen
3 Personen
30
Recyclingbehälter aufstellen
3 Personen
31
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
32
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
33
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
34
Workshopräume einrichten
3 Personen
35
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
36
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
37
Teambriefing durchführen
4 Personen

Event

38
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
39
Besucher empfangen
3 Personen
40
Programm vorstellen
2 Personen
41
Ausstellerstände betreuen
16 Personen
42
Besucherströme lenken
3 Personen
43
Präsentationen ankündigen
44
Präsentationen betreuen
2 Personen
45
Workshop-Materialien verteilen
2 Personen
46
Recycling-Workshops betreuen
4 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
48
Snacks servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Cateringtische sauber halten
2 Personen
51
Abfallströme überprüfen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
54
Foto-Dokumentation erstellen
55
Besucherfragen beantworten
2 Personen
56
Letzte Besucher informieren
2 Personen
57
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
58
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
59
Catering abschließen
2 Personen

Nachbereitung

60
Geräte ausschalten
2 Personen
61
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
62
Abfall getrennt entsorgen
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Cateringbereich reinigen
3 Personen
65
Böden reinigen
3 Personen
66
Toiletten reinigen
2 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
69
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
70
Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
72
Dankeschön an Aussteller versenden
73
Fotos archivieren
74
Besucherfeedback sammeln
75
Abfallentsorgung kontrollieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 4
TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
KlappbänkeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
TischdeckenAnz. 24
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
Wiederaufladbare BatterienAnz. 16
PowerbanksAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 3

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Dekoration

AusstellungswändeAnz. 24
PosterpräsentationstafelnAnz. 12
InformationsposterAnz. 20
WegweiserAnz. 16
Programmatische PosterAnz. 8
WegweiserAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 30
KlebestreifenAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
Papier-WimpelkettenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbares BesteckAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Küche

WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 12

Reinigung

AbfalltrennbehälterAnz. 12
Mülleimer mit DeckelAnz. 6
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BlechdosenAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Workshopmaterial

ArbeitsmattenAnz. 12
SchürzenAnz. 20
SchutzbrillenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 30
ScherenAnz. 20
BastelmesserAnz. 12
SchneidemattenAnz. 12
LinealeAnz. 12
HeißklebepistolenAnz. 8
PapierkörbeAnz. 12
Wiederverwendbares BastelmaterialAnz. 6
ArbeitstischlampenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Veranstaltungsort, Datum und Öffnungszeiten. Kläre vor der Ausstelleransprache, wie viele Messestände, Tische und Sitzplätze tatsächlich in den Raum passen.
Hole Aussteller nicht nur zur Anmeldung ab, sondern bestätige ihre Teilnahme später noch einmal mit Standfläche, Aufbauzeiten und Ausstellerinformationen. So fallen fehlende Angaben nicht erst beim Aufbau auf.
Lege das Besucherprogramm fest, bevor du Einladungen verschickst. Für jeden Workshop sollten Leitung, Raum, Technik und benötigte Materialien spätestens einige Tage vorher feststehen.
Plane Technik und Strom als eigenen Prüftermin ein: Teste Projektoren, Laptops, Lautsprecher, Funkmikrofone und Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vor Beginn.
Drucke Lageplan, Wegweiser, Programmplakate und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag. Lege zusätzlich Klebestreifen, Kabelbinder, Batterien und Powerbanks für kurzfristige Korrekturen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Recyclingmesse organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Datum und Ausstelleransprache. Workshops, Besucheranmeldungen und Einladungen brauchen danach mehrere Wochen Vorlauf.
Wann sollte ich die Aussteller für eine Recyclingmesse kontaktieren?: Kontaktiere mögliche Aussteller etwa 8 bis 10 Wochen vor der Messe. Eine verbindliche Bestätigung mit Standaufteilung und Informationen sollte spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin verschickt werden.
Wann muss die Technik für eine Recyclingmesse getestet werden?: Teste Projektoren, Leinwände, Laptops, Lautsprecher und Mikrofone mindestens 24 Stunden vorher. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Batterien und verfügbare Stromanschlüsse.
Was muss am Tag vor einer Recyclingmesse fertig sein?: Am Vortag sollten Lageplan, Beschilderung, Programmplakate und Namensschilder gedruckt sowie Workshopmaterialien bereitgelegt sein. Getränke kannst du dann ebenfalls kühlen und den Bestand abschließend prüfen.

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