Organiser un salon du recyclage sans rien oublier

Un salon du recyclage repose sur une coordination précise entre exposants, visiteurs et ateliers. Commencez par réserver le lieu, fixer les horaires et définir la capacité d’accueil avant de lancer les inscriptions. Ensuite, construisez le plan des stands et le programme des visiteurs en fonction des espaces réellement disponibles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, tester la technique, préparer la signalétique et organiser l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et les horaires d'ouverture
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Traiter les inscriptions des exposants
5
Préparer le plan du stand
2 personnes
6
Créer le programme des visiteurs
2 personnes
7
Confirmer les animateurs d’atelier
8
Concevoir les invitations
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier l’événement en ligne
11
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les informations aux exposants
14
Traiter les inscriptions aux ateliers
15
Imprimer le plan
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Impression de la signalétique
18
Confirmer les exposants
19
Tester la technique
2 personnes
20
Vérifier les stocks
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer le matériel d'atelier
2 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Aménager l’accueil des exposants
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
6 personnes
27
Monter les stands des exposants
8 personnes
28
Distribuer les supports de stand
2 personnes
29
Installer la signalétique
3 personnes
30
Installer des bacs de recyclage
3 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
35
Préparer les présentations
2 personnes
36
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
37
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

38
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Présenter le programme
2 personnes
41
Assurer la présence sur les stands des exposants
16 personnes
42
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
43
Annoncer les présentations
44
Animer les présentations
2 personnes
45
Distribuer le matériel d’atelier
2 personnes
46
Animer les ateliers de recyclage
4 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
51
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Réaliser la couverture photo
55
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Démonter les stands des exposants
4 personnes
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
59
Clôturer le catering
2 personnes

Suivi

60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Remettre le mobilier en place
5 personnes
62
Évacuer les déchets en tri sélectif
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
65
Nettoyer les sols
3 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Remettre le lieu en état
2 personnes
69
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Ranger les courses restantes
2 personnes
72
Envoyer les remerciements aux exposants
73
Archiver les photos
74
Recueillir les retours des visiteurs
75
Vérifier le traitement des déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 4
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Bancs pliantsqté 4
Porte-manteauxqté 3
Nappesqté 24
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 12
Piles rechargeablesqté 16
Batteries externesqté 4
Rallonges à enrouleurqté 3

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Panneaux d’expositionqté 24
Panneaux de présentation de postersqté 12
Affiches d'informationqté 20
Panneaux directionnelsqté 16
Affiches du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Porte-nomsqté 30
Bandes adhésivesqté 6
Serre-câblesqté 100
Guirlandes en papierqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à café réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 4
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Bacs de tri des déchetsqté 12
Poubelles avec couvercleqté 6
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Pelles à poussièreqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Matériel d'atelier

Tapis de travailqté 12
Tabliersqté 20
Lunettes de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 30
Ciseauxqté 20
Couteaux de bricolageqté 12
Tapis de découpeqté 12
Règlesqté 12
Pistolets à colleqté 8
Corbeilles à papierqté 12
Matériel de bricolage réutilisableqté 6
Lampes de bureauqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant de contacter les exposants : vous aurez besoin de ses dimensions, de ses horaires d’ouverture et de ses contraintes électriques pour établir un plan de stands réaliste.
Lancez les inscriptions des exposants dès que la date est fixée. Demandez leurs besoins en tables, branchements, mobilier et horaires d’arrivée afin d’éviter les changements de dernière minute.
Finalisez le plan des stands avant d’envoyer les informations pratiques aux exposants. Prévoyez des circulations lisibles, puis imprimez le plan et les panneaux directionnels en plusieurs exemplaires.
Bloquez le programme des ateliers au moins une semaine avant l’ouverture. Confirmez les animateurs, recueillez les inscriptions et préparez séparément le matériel de chaque atelier pour ne pas le chercher le jour même.
Faites un test technique la veille ou au plus tard le matin de l’événement : projecteurs, écrans, ordinateurs, enceintes, microphones, rallonges et multiprises. Vérifiez aussi les piles rechargeables, les batteries externes et les stocks de boissons avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand faut-il réserver le lieu pour un salon du recyclage ?: Réservez le lieu dès que possible, idéalement plusieurs mois avant la date prévue. Vous pourrez ensuite fixer les horaires, dimensionner les stands et vérifier les besoins en mobilier et en technique.
Quand contacter les exposants pour un salon du recyclage ?: Contactez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, puis clôturez les inscriptions au moins deux à trois semaines avant l’ouverture. Ce délai laisse le temps de traiter leurs besoins et de préparer le plan des stands.
Combien de temps prévoir pour installer un salon du recyclage ?: Prévoyez au minimum une demi-journée pour installer les comptoirs, tables, chaises, panneaux, éclairages et câbles. Ouvrez le lieu assez tôt le jour J pour aménager l’accueil des exposants avant l’arrivée du public.
Quand imprimer la signalétique et le plan du salon ?: Imprimez le plan, les affiches du programme et les panneaux directionnels après la dernière confirmation des exposants et des ateliers. Faites-le idéalement deux à trois jours avant l’événement, afin de pouvoir corriger une modification.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.