Zo organiseer je een recruitmentevent als netwerkavond

Begin met het doel van de netwerkavond: hoeveel werkgevers, recruiters en kandidaten wil je samenbrengen en welk contact moet ontstaan? Leg daarna locatie, datum, programma en begroting vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel werkgeversprofielen en presentaties vroeg, zodat de inhoud op tijd klaar is. In de laatste week draait alles om bevestigingen, dieetwensen, route-informatie, naamkaartjes, techniek en catering. Een duidelijke planning voorkomt dat bezoekers bij binnenkomst moeten wachten of niet weten met wie ze kunnen kennismaken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Begroting opstellen
4
Werkgeversprofielen verzamelen
2 personen
5
Sprekers en recruiters uitnodigen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingstekst schrijven
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie op sociale media plaatsen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Herinnering aan genodigden sturen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Parkeerinformatie versturen
14
Programma en route delen
15
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
16
Huurmaterialen bevestigen
17
Presentaties verzamelen
18
Naamkaartjes ontwerpen
19
Programma afdrukken
20
Naamkaartjes afdrukken
21
Aanwezigheidslijst maken
22
Contactgegevens sprekers controleren
23
Techniek testen
2 personen
24
Cateringbestelling controleren
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
32
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Verlichting instellen
2 personen
35
Decoratie ophangen
2 personen
36
Werkgeversstands inrichten
4 personen
37
Informatiemateriaal klaarleggen
2 personen
38
Naamkaartjes sorteren
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Buffet en bar inrichten
3 personen
41
Allergenenkaarten plaatsen
42
Welkomstteam instrueren
3 personen

Event

43
Sprekers ontvangen
2 personen
44
Bezoekers registreren
3 personen
45
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
47
Welkomstwoord verzorgen
48
Bedrijfspresentaties begeleiden
2 personen
49
Microfoons beheren
50
Pauzekoffie serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes aanvullen
2 personen
53
Netwerksessies begeleiden
4 personen
54
Openstaande vragen beantwoorden
3 personen
55
Buffet openen
2 personen
56
Buffet bijvullen
3 personen
57
Servies verzamelen
2 personen
58
Contactkaartjes verzamelen
59
Laatste netwerkronde begeleiden
3 personen
60
Bedankwoord verzorgen
61
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Restanten veilig verpakken
2 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval sorteren
2 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Toiletten controleren
70
Materialen terugbrengen
2 personen
71
Leveranciersfacturen controleren
72
Bedankmail versturen
73
Contactgegevens doorsturen
74
Foto's en materialen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 16
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Wifi-router

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokhoudersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Bannerstandsaantal 8
Welkomstbord
Routepijlenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Klembordenaantal 10
Informatiebordenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 100

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledtafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmeldingen niet pas op de avond zelf. Maak vooraf een aanwezigheidslijst, verwerk afmeldingen en stuur uiterlijk enkele dagen vooraf een herinnering met programma, route en parkeerinformatie.
Vraag werkgeversprofielen, presentaties en de definitieve contactgegevens van sprekers minimaal één week voor de netwerkavond op. Zo kun je het programma en de presentaties nog controleren en afdrukken.
Test techniek op locatie vóór de ontvangst begint: sluit laptop, projector, projectiescherm, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker aan en controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en HDMI-kabels.
Bepaal catering op basis van het programma en het aantal bevestigde gasten. Controleer vóór levering niet alleen de bestelling, maar ook glazen, koffiekopjes, waterkannen, serveerschalen en koelruimte voor dranken.
Maak naamkaartjes en plaats de ontvangsttafel vóór de eerste gast arriveert. Leg de aanwezigheidslijst klaar en richt garderobe, tafels en statafels zo in dat registratie en informeel netwerken elkaar niet blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een recruitmentevent?: Begin ongeveer 8 tot 10 weken vooraf met locatie, datum, programma en begroting. Nodig werkgevers, sprekers en recruiters daarna zo snel mogelijk uit, zodat je uiterlijk 2 weken voor de netwerkavond een betrouwbaar beeld van de opkomst hebt.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een netwerkavond?: Verstuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf. Stuur 5 tot 7 dagen voor het event een herinnering met het programma, de route, parkeerinformatie en een verzoek om dieetwensen of wijzigingen door te geven.
Wanneer test je de techniek voor een recruitmentevent?: Test de techniek uiterlijk 1 werkdag vooraf en doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten. Controleer presentaties, microfoons, geluid, beeld, wifi en alle kabels voordat gasten binnenkomen.
Hoeveel catering heb je nodig voor een recruitmentevent?: Tel het aantal bevestigde gasten en houd rekening met de duur van het programma en het moment waarop je serveert. Rond dieetwensen uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf af en controleer de bestelling opnieuw voordat de catering wordt geleverd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.