Cómo organizar una velada de networking para reclutar
Una velada de networking orientada a la contratación necesita más que una lista de invitados. Primero se cierran el lugar, la fecha, el programa y el presupuesto; después se confirma quién participa y cómo se registrarán los asistentes. Las inscripciones, el catering y la información práctica deben avanzar juntos. En los últimos días, los fallos suelen aparecer en los datos de contacto, las presentaciones y las pruebas técnicas, no en la decoración.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 3
Elaborar presupuesto
- 4
Recopilar perfiles de empleadores
2 personas
- 5
Invitar a ponentes y reclutadores
2 personas
- 6
Crear formulario de inscripción
- 7
Escribir el texto de invitación
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Publicar promoción en redes sociales
- 10
Gestionar inscripciones
- 11
Enviar un recordatorio a los invitados
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Enviar la información de aparcamiento
- 14
Compartir el programa y la ruta
- 15
Determinar las cantidades del catering
2 personas
- 16
Confirmar los materiales de alquiler
- 17
Recopilar las presentaciones
- 18
Diseñar tarjetas de nombre
- 19
Imprimir el programa
- 20
Imprimir las tarjetas con nombres
- 21
Crear la lista de asistencia
- 22
Comprobar los datos de contacto de los ponentes
- 23
Probar la técnica
2 personas
- 24
Revisar el pedido de catering
- 25
Hacer la compra
3 personas
- 26
Enfriar las bebidas
2 personas
- 27
Preparar aperitivos
3 personas
- 28
Abrir la ubicación
2 personas
- 29
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 30
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 31
Despejar el espacio del escenario
2 personas
- 32
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 33
Probar los micrófonos
2 personas
- 34
Configurar la iluminación
2 personas
- 35
Colgar la decoración
2 personas
- 36
Montar los stands de empleadores
4 personas
- 37
Preparar el material informativo
2 personas
- 38
Clasificar las tarjetas con nombres
- 39
Preparar café y té
2 personas
- 40
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 41
Colocar tarjetas de alérgenos
- 42
Dar instrucciones al equipo de bienvenida
3 personas
Evento
- 43
Recibir a los ponentes
2 personas
- 44
Registrar a los visitantes
3 personas
- 45
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 46
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 47
Dar la bienvenida
- 48
Coordinar las presentaciones de empresa
2 personas
- 49
Gestionar micrófonos
- 50
Servir el café del descanso
3 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Reponer los aperitivos
2 personas
- 53
Coordinar sesiones de networking
4 personas
- 54
Responder las preguntas pendientes
3 personas
- 55
Abrir el buffet
2 personas
- 56
Reponer el bufé
3 personas
- 57
Recoger la vajilla
2 personas
- 58
Recopilar tarjetas de contacto
- 59
Guiar la última ronda de networking
3 personas
- 60
Preparar el discurso de agradecimiento
- 61
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 62
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 63
Apagar el equipo
2 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Recoger las mesas y sillas
4 personas
- 66
Lavar la vajilla
3 personas
- 67
Clasificar residuos
2 personas
- 68
Limpiar el lugar
4 personas
- 69
Comprobar los baños
- 70
Devolver los materiales
2 personas
- 71
Comprobar las facturas de proveedores
- 72
Enviar correo de agradecimiento
- 73
Enviar los datos de contacto
- 74
Archivar fotos y materiales
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 90
- Mesas altascant. 8
- Taburetes de barcant. 16
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 100
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Cables HDMIcant. 3
- Clic de presentacióncant. 2
- Router wifi
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 16
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharones para sopacant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Termoscant. 6
Decoración
- Mantelescant. 12
- Soportes para bannerscant. 8
- Cartel de bienvenida
- Flechas de rutacant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Portapapelescant. 10
- Paneles informativoscant. 8
- Portatarjetas de nombrecant. 100
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de mesa LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por reservar el lugar y fijar la fecha y el programa. Hazlo antes de enviar invitaciones: los ponentes y reclutadores necesitan conocer el horario, el formato y el perfil de los asistentes.
- Define el público con perfiles concretos de empleadores y prepara el formulario de inscripción antes de promocionar la velada. Incluye datos de contacto y preferencias dietéticas para no tener que perseguir esa información después.
- Envía la invitación con suficiente margen y programa un recordatorio. Entre 7 y 10 días antes, comparte el programa, la ruta y la información de aparcamiento; así reduces las preguntas de última hora y las llegadas tardías.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas, no de una estimación inicial. Cierra las cantidades y revisa el pedido varios días antes, incluyendo vasos, tazas, platos, cubiertos, jarras y bandejas de servicio.
- Reserva una prueba técnica al menos 24 horas antes. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables HDMI, regletas, wifi y el clic de presentación; además, prepara la lista de asistencia, los nombres y el programa impreso.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo enviar las invitaciones para una velada de networking?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Manda un recordatorio entre 7 y 10 días antes, cuando ya puedas confirmar el programa, la ruta y la información de aparcamiento.
- ¿Cuándo debo cerrar el catering de un evento de reclutamiento?
- Cierra las cantidades entre 5 y 7 días antes, usando las inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas recopiladas. Revisa el pedido de nuevo el día anterior para evitar cambios sin registrar.
- ¿Cuándo se prueban los equipos de una velada de networking?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y vuelve a comprobar las conexiones al llegar al lugar. Prueba durante unos minutos el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, el portátil, el HDMI y el wifi.
- ¿Cuándo preparo las acreditaciones y la lista de asistencia?
- Prepara la lista de asistencia y diseña las tarjetas de nombre cuando las inscripciones estén suficientemente estabilizadas, idealmente entre 3 y 5 días antes. Imprime el programa y las tarjetas el día anterior, dejando algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora.
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