Organiser une soirée de recrutement et de networking

Une soirée de recrutement réussie se prépare dans un ordre précis : cadrer le budget et le programme, réserver le lieu, puis coordonner recruteurs, intervenants et participants. Pour ce format, l’accueil doit être fluide et les échanges faciles, avec des badges, un programme clair et des espaces adaptés. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les informations de parking et les tests techniques. Voici comment avancer sans attendre les derniers jours.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Établir le budget
4
Rassembler les profils des employeurs
2 personnes
5
Inviter les intervenants et les recruteurs
2 personnes
6
Créer le formulaire d’inscription
7
Rédiger le texte d’invitation
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
10
Traiter les inscriptions
11
Envoyer un rappel aux invités
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les infos de parking
14
Partager le programme en route
15
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
16
Confirmer les matériels de location
17
Rassembler les présentations
18
Concevoir les badges nominatifs
19
Imprimer le programme
20
Imprimer les badges nominatifs
21
Faire la liste des présences
22
Vérifier les coordonnées des intervenants
23
Tester la technique
2 personnes
24
Vérifier la commande traiteur
25
Faire les courses
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
32
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Régler l’éclairage
2 personnes
35
Installer la décoration
2 personnes
36
Aménager les stands des employeurs
4 personnes
37
Préparer le matériel d'information
2 personnes
38
Trier les badges nominatifs
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
41
Installer les cartes des allergènes
42
Instruire l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

43
Accueillir les intervenants
2 personnes
44
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
45
Distribuer les badges
2 personnes
46
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
47
Assurer le mot de bienvenue
48
Encadrer les présentations d’entreprise
2 personnes
49
Gérer les micros
50
Servir le café de la pause
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
53
Animer les sessions de networking
4 personnes
54
Répondre aux questions en attente
3 personnes
55
Ouvrir le buffet
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Rassembler la vaisselle
2 personnes
58
Rassembler les cartes de contact
59
Animer le dernier tour de réseautage
3 personnes
60
Prononcer les remerciements
61
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

62
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Trier les déchets
2 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Vérifier les toilettes
70
Rapporter le matériel
2 personnes
71
Vérifier les factures des fournisseurs
72
Envoyer un e-mail de remerciement
73
Transmettre les coordonnées
74
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 8
Tabourets de barqté 16
Portantsqté 2
Cintresqté 100

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Routeur wifi

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Supports pour glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Pieds de bannièreqté 8
Panneau d’accueil
Flèches de directionqté 12
Compositions floralesqté 8
Presse-papiersqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Porte-nomsqté 100

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date, le programme et le budget avant d’envoyer la moindre invitation. Garde une marge pour les locations, les impressions et les ajustements du traiteur.
Rassemble les profils des employeurs avant de rédiger l’invitation : les candidats doivent savoir quels recruteurs seront présents et ce qu’ils pourront leur demander. Prévois aussi le délai de réponse des intervenants.
Ouvre rapidement le formulaire d’inscription et exploite les réponses pour le catering. Envoie un rappel quelques jours avant la soirée, puis transmets les informations de parking et le programme en amont.
Prépare les badges nominatifs, la liste des présences et le programme imprimé avant le jour J. Vérifie les coordonnées des intervenants afin de pouvoir les joindre immédiatement en cas de retard.
Teste la technique au moins la veille avec l’ordinateur portable, le projecteur, les microphones, les câbles HDMI et les rallonges. Contrôle aussi la commande traiteur et le matériel de location avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée de recrutement ?: Prévois au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, confirmer les recruteurs, ouvrir les inscriptions et organiser le traiteur. Ajoute une dernière vérification complète 48 heures avant l’événement.
Quand envoyer les invitations pour une soirée networking ?: Envoie une première invitation 3 à 4 semaines avant la date. Prévois un rappel 5 à 7 jours avant, avec le programme, les informations de parking et la demande de signaler tout besoin alimentaire.
Quand faut-il tester le matériel de présentation ?: Effectue un premier test au plus tard la veille, puis une vérification rapide avant l’ouverture des portes. Contrôle notamment les microphones sans fil, le projecteur, l’écran, les câbles HDMI et les multiprises.
Comment prévoir le catering pour une soirée de recrutement ?: Base les quantités sur le nombre d’inscrits confirmé et sur les réponses concernant les allergies ou régimes alimentaires. Arrête la commande définitive environ 5 à 7 jours avant, puis vérifie sa conformité le jour même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.