Zo organiseer je een recruitmentdag die soepel verloopt

Begin een recruitmentdag niet met de uitnodiging, maar met het programma en het deelnemersprofiel. Leg eerst datum, locatie, ruimtes en gespreksvorm vast. Benader daarna bedrijven en recruiters, publiceer het aanmeldformulier en verwerk de reacties in een planning per ronde. In de laatste week draait alles om bevestigingen, dieetwensen, route-informatie, bedrijfsmateriaal en techniek. Zo voorkom je dat recruiters wachten, deelnemers niet weten waar ze moeten zijn of gesprekken uitlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimtes reserveren
2 personen
3
Bedrijven en recruiters benaderen
3 personen
4
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Socialmediabericht plaatsen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Aanmeldingen bevestigen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Bedrijfsprofielen verzamelen
2 personen
12
Recruiters informeren
2 personen
13
Gespreksrondes indelen
2 personen
14
Programma naar deelnemers sturen
15
Catering reserveren
16
Techniek reserveren
17
Bedrijfstafels toewijzen
2 personen
18
Routebeschrijving versturen
19
Aanmeldingen nabellen
2 personen
20
Naamkaartjes printen
2 personen
21
Deelnemerslijst printen
22
Gesprekskaarten printen
23
Programmafolders samenstellen
3 personen
24
Bedrijfsmateriaal controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Techniek testen
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
32
Recruiterstands inrichten
6 personen
33
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
34
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
35
Naamkaartjes sorteren
2 personen
36
Presentatieruimte inrichten
3 personen
37
Catering klaarzetten
4 personen
38
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
39
Briefing ontvangstteam
3 personen
40
Briefing recruiters
3 personen
41
Deelnemers registreren
3 personen
42
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
43
Welkomstwoord verzorgen
2 personen
44
Bedrijfspresentaties begeleiden
2 personen
45
Vragenronde begeleiden
46
Koffiepauze serveren
3 personen
47
Gespreksrondes begeleiden
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes aanvullen
2 personen
50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
51
Buffet aanvullen
3 personen
52
Netwerkmoment begeleiden
3 personen
53
Laatste gesprekken aankondigen
54
Afsluiting verzorgen
2 personen
55
Vertrek deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

56
Achtergebleven materialen verzamelen
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Afval scheiden
2 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Locatie afsluiten
2 personen
63
Materialen terugbrengen
3 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Bedrijven bedanken
2 personen
66
Deelnemers opvolgen
2 personen
67
Contactgegevens doorsturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptiebalie
Bedrijfstafelsaantal 12
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Bierglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 80
Besteksetsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Tangenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8
Bordenrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4
Luidsprekersaantal 2
EHBO-set
Zaklampenaantal 2
Gereedschapskist
Gaffer tapeaantal 4
Schaaraantal 4
Meetlint

Decoratie

Welkomstbord
Richtingbordenaantal 8
Tafelbordjesaantal 20
Vazenaantal 12
Kunstbloemenaantal 24
Bedrijfstafelbannersaantal 12
Presentatiestandaardsaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 80
Naamkaartjesaantal 80
Polsbandjesaantal 80
Programmafoldersaantal 80
Gesprekskaartenaantal 100
Pennenaantal 100
Klembordenaantal 12
Flip-oversaantal 4
Stiftenaantal 24
A4-insteekhoezenaantal 100
Notitieblokkenaantal 80
Badgekoordenaantal 80

Verlichting

Staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakken met dekselaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 6
Papieren handdoekenaantal 8

Tips

Plan gespreksrondes pas nadat je het deelnemersprofiel en de beschikbare recruiters kent. Houd per ronde een vaste tijd aan en reserveer daarnaast minimaal 15 minuten voor ontvangst en uitloop.
Stuur deelnemers het programma en de routebeschrijving uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld ook de starttijd, bedrijfstafels en wat zij bij aankomst moeten doen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 5 werkdagen voor de recruitmentdag door aan de catering. Bestel niet alleen eten, maar controleer ook borden, bestek, glazen, koffiezetapparaten en thermoskannen.
Controleer bedrijfsmateriaal en techniek de dag ervoor. Test laptop en projector samen, print naamkaartjes, deelnemerslijsten en gesprekskaarten en leg per bedrijf een complete set klaar.
Bel onbevestigde aanmeldingen 2 tot 3 werkdagen vooraf na. Werk daarna de deelnemerslijst en gespreksindeling direct bij, zodat receptiebalie, bedrijfstafels en stoelen op het juiste aantal zijn ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een recruitmentdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om bedrijven te benaderen, een locatie en ruimtes te reserveren, aanmeldingen te verzamelen en gespreksrondes te maken.
Wanneer stuur je de uitnodigingen voor een recruitmentdag?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en plan een herinnering 2 weken later. Sluit de aanmeldingen uiterlijk 10 tot 14 dagen voor het evenement, zodat je recruiters, gesprekken en catering kunt afstemmen.
Hoeveel tijd moet je rekenen per sollicitatiegesprek?: Reken meestal 15 tot 20 minuten per gesprek en plan tussen de rondes 5 tot 10 minuten wisseltijd. Voeg daarnaast minimaal 30 minuten toe voor ontvangst en een korte uitloop aan het einde.
Wanneer moet je de catering en techniek regelen?: Reserveer catering en techniek uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf. Geef de definitieve aantallen, dieetwensen en technische opstelling 5 werkdagen voor de recruitmentdag door en test de apparatuur de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.