Cómo organizar una jornada de reclutamiento sin perder el control

Una jornada de reclutamiento funciona cuando el programa, las empresas y los participantes se coordinan con suficiente antelación. Empieza fijando la fecha, reservando las salas y definiendo qué perfiles quieres atraer. Después confirma a las empresas, abre las inscripciones y asigna las conversaciones antes de preparar la recepción, el catering y la técnica. El mayor riesgo está en dejar para el final las confirmaciones, las preferencias dietéticas y los materiales impresos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar y las salas
2 personas
3
Contactar a empresas y reclutadores
3 personas
4
Definir el perfil de los participantes
2 personas
5
Publicar el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar en redes sociales
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Confirmar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Recopilar perfiles de empresas
2 personas
12
Informar a los reclutadores
2 personas
13
Organizar rondas de conversación
2 personas
14
Enviar el programa a los participantes
15
Reservar el catering
16
Reservar técnica
17
Asignar mesas de empresa
2 personas
18
Enviar indicaciones
19
Llamar de seguimiento a las inscripciones
2 personas
20
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
21
Imprimir la lista de participantes
22
Imprimir las tarjetas de conversación
23
Preparar los folletos del programa
3 personas
24
Comprobar el material de la empresa
2 personas
25
Hacer la compra
3 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar aperitivos
4 personas
28
Llevar materiales al lugar
3 personas

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Probar la técnica
2 personas
31
Colocar mesas y sillas
5 personas
32
Montar los puestos de reclutamiento
6 personas
33
Montar el mostrador de recepción
2 personas
34
Preparar el material de registro
2 personas
35
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
36
Preparar el espacio de presentación
3 personas
37
Preparar la restauración
4 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Briefing del equipo de recepción
3 personas
40
Briefing para recruiters
3 personas
41
Registrar a los participantes
3 personas
42
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
43
Dar la bienvenida
2 personas
44
Coordinar las presentaciones de empresa
2 personas
45
Moderar la ronda de preguntas
46
Servir la pausa para el café
3 personas
47
Guiar las rondas de conversación
4 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Reponer los aperitivos
2 personas
50
Servir comidas especiales
2 personas
51
Reponer el bufé
3 personas
52
Coordinar el momento de networking
3 personas
53
Anunciar las últimas entrevistas
54
Gestionar el cierre
2 personas
55
Guiar la salida de los participantes
3 personas

Seguimiento

56
Recoger los materiales que hayan quedado
3 personas
57
Lavar la vajilla
3 personas
58
Separar residuos
2 personas
59
Recoger mesas y sillas
5 personas
60
Limpiar el lugar
4 personas
61
Apagar la técnica
2 personas
62
Cerrar el recinto
2 personas
63
Devolver los materiales
3 personas
64
Devolver los objetos prestados
2 personas
65
Dar las gracias a las empresas
2 personas
66
Dar seguimiento a los participantes
2 personas
67
Enviar los datos de contacto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostrador de recepción
Mesas corporativascant. 12
Mesas bistrocant. 8
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mantelescant. 20
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Copas de cervezacant. 80
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 80
Cubiertoscant. 100
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 8
Soportes para panelescant. 4

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4
Altavocescant. 2
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 2
Caja de herramientas
Cinta gaffercant. 4
Tijerascant. 4
Cinta métrica

Decoración

Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 8
Carteles de mesacant. 20
Jarronescant. 12
Flores artificialescant. 24
Banderas de mesa de la empresacant. 12
Soportes de presentacióncant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 80
Tarjetas de nombrecant. 80
Pulserascant. 80
Folletos del programacant. 80
Tarjetas de conversacióncant. 100
Bolígrafoscant. 100
Portapapelescant. 12
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladorescant. 24
Fundas de plástico A4cant. 100
Bloc de notascant. 80
Cordones para acreditacionescant. 80

Iluminación

Lámparas de piecant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Bateríascant. 24

Catering

Compras

Limpieza

Papelera con tapacant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de gomacant. 6
Toallas de papelcant. 8

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las salas antes de invitar a nadie. Reserva espacios separados para la recepción, las mesas corporativas y las rondas de conversación, y comprueba que haya sillas suficientes para cada mesa.
Contacta primero con las empresas y recopila sus perfiles. Envía a los reclutadores el formato de las rondas, la duración de cada conversación y el material que deben llevar al menos una semana antes.
Abre el formulario con los perfiles de participantes bien definidos. Confirma cada inscripción y haz una llamada de seguimiento a quienes no hayan completado sus datos entre 5 y 7 días antes del evento.
Organiza las rondas de conversación antes de enviar el programa definitivo. Deja entre 5 y 10 minutos para los cambios de sala y entrega a cada participante sus indicaciones, tarjetas y etiquetas con el nombre.
Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas con al menos 7 días de margen. Comprueba 48 horas antes el portátil, el proyector, las mesas asignadas, las etiquetas y las copias impresas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de reclutamiento?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar las salas, confirmar empresas, abrir inscripciones y ajustar las rondas de conversación sin improvisar.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la jornada. Así puedes confirmar asistentes, asignar las conversaciones, imprimir la lista de participantes y comunicar el programa final.
¿Cuándo hay que enviar la información a los reclutadores?: Envía el programa, las indicaciones y el perfil de los participantes al menos 7 días antes. Pide que confirmen sus necesidades de material y avisa de cualquier cambio como máximo 48 horas antes.
¿Cuánto tiempo debe durar cada ronda de conversación?: Reserva entre 15 y 20 minutos por conversación y añade 5 minutos para cambiar de mesa. Con cuatro rondas, el bloque completo suele ocupar entre 80 y 100 minutos, sin contar la recepción.

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