Organiser une journée de recrutement, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et le profil des participants avant de contacter les entreprises. Prévoyez ensuite les inscriptions, la répartition des échanges et les informations pratiques, puis confirmez chaque présence. Les derniers jours servent surtout à imprimer les badges, préparer les tables d’entreprise et vérifier la technique. Ce déroulé vous aide à ne pas découvrir trop tard qu’il manque des recruteurs, des profils ou du matériel d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les espaces
2 personnes
3
Contacter les entreprises et les recruteurs
3 personnes
4
Définir le profil des participants
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier un message sur les réseaux sociaux
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Confirmer les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Collecter les profils d’entreprise
2 personnes
12
Informer les recruteurs
2 personnes
13
Répartir les tours de discussion
2 personnes
14
Envoyer le programme aux participants
15
Réserver le catering
16
Réserver la technique
17
Attribuer les tables d’entreprise
2 personnes
18
Envoyer les indications d'accès
19
Relancer les inscriptions par téléphone
2 personnes
20
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer la liste des participants
22
Imprimer les cartes de discussion
23
Composer les programmes
3 personnes
24
Vérifier le matériel de l’entreprise
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
4 personnes
28
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Tester la technique
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
5 personnes
32
Aménager les stands des recruteurs
6 personnes
33
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
34
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
35
Trier les badges nominatifs
2 personnes
36
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
37
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
40
Briefing des recruteurs
3 personnes
41
Enregistrer les participants
3 personnes
42
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
43
Assurer le mot de bienvenue
2 personnes
44
Encadrer les présentations d’entreprise
2 personnes
45
Animer la séance de questions-réponses
46
Servir la pause-café
3 personnes
47
Animer les tours de discussion
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
50
Servir les repas diététiques
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
52
Animer le moment de networking
3 personnes
53
Annoncer les derniers entretiens
54
Assurer la clôture
2 personnes
55
Encadrer le départ des participants
3 personnes

Suivi

56
Rassembler le matériel restant
3 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Trier les déchets
2 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Éteindre la technique
2 personnes
62
Fermer le lieu
2 personnes
63
Rapporter le matériel
3 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Remercier les entreprises
2 personnes
66
Relancer les participants
2 personnes
67
Transmettre les coordonnées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoir d'accueil
Tables entreprisesqté 12
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Verres à bièreqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 80
Couvertsqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Pincesqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 8
Présentoirs pour panneauxqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Haut-parleursqté 2
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 2
Boîte à outils
Ruban gafferqté 4
Ciseauxqté 4
Mètre ruban

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Pancartes de tableqté 20
Vasesqté 12
Fleurs artificiellesqté 24
Bannières de table d’entrepriseqté 12
Présentoirsqté 12
Porte-nomsqté 80
Badges nominatifsqté 80
Braceletsqté 80
Brochures du programmeqté 80
Cartes de discussionqté 100
Stylosqté 100
Presse-papiersqté 12
Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24
Protège-documents A4qté 100
Blocs-notesqté 80
Cordons pour badgesqté 80

Éclairage

Lampadairesqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Catering

Courses

Nettoyage

Poubelles avec couvercleqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants en caoutchoucqté 6
Essuie-toutqté 8

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez les horaires d’accueil, les tours de discussion et les temps de pause. Les participants doivent savoir combien de créneaux sont prévus avant de s’inscrire.
Contactez les entreprises au moins 4 semaines à l’avance et recueillez leur profil, leurs besoins et le nom de la personne présente. Vous pourrez ainsi attribuer les tables sans modifier le plan la veille.
Traitez les inscriptions par étapes : accusé de réception sous 48 heures, confirmation après vérification du profil, puis relance téléphonique des personnes qui n’ont pas répondu. Gardez une liste à jour pour les badges et les tours de discussion.
Envoyez le programme et les indications d’accès 5 à 7 jours avant la journée. Précisez l’heure d’arrivée des recruteurs, l’emplacement de leur table et les documents ou équipements qu’ils doivent apporter.
Réservez le catering et la technique dès que le nombre de participants est connu, idéalement 2 semaines avant. Vérifiez aussi les quantités de tasses, verres, assiettes, couverts et thermos : ces petits éléments manquent souvent au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de recrutement ?: Prévoyez au moins 6 semaines pour contacter les recruteurs, ouvrir les inscriptions et organiser les échanges. Avec moins de 4 semaines, les confirmations, les tables et le catering deviennent difficiles à ajuster.
Quand faut-il envoyer les invitations aux participants ?: Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, idéalement 4 semaines avant l’événement. Fermez ou réévaluez les inscriptions 7 à 10 jours avant pour répartir les tours.
Combien de temps avant faut-il confirmer les recruteurs ?: Demandez une confirmation définitive 10 à 14 jours avant la journée. Relancez ensuite les absents et vérifiez 48 heures avant le nom de la personne présente, l’horaire d’arrivée et le matériel apporté.
Que faut-il préparer la veille d’une journée de recrutement ?: Préparez les badges, la liste des participants, les cartes de discussion et les programmes la veille. Contrôlez aussi les tables attribuées, le projecteur, l’ordinateur portable et le matériel de restauration avant l’ouverture de l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.