Zo organiseer je een radioconcert

Een radioconcert vraagt om twee producties tegelijk: een liveprogramma voor publiek en een uitzending die technisch blijft doorlopen. Begin daarom met artiesten, locatiecapaciteit en vergunningen, en leg daarna het programma en de radioplanning vast. Verzamel vroeg alle technische wensen, muziekbestanden en vervoersinformatie. Werk de laatste week met één technisch draaiboek, zodat podium, microfoonkanalen, uitzending, catering en publieksontvangst in dezelfde volgorde worden uitgevoerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Artiesten uitnodigen
2
Optredens vastleggen
2 personen
3
Artiesteninformatie verzamelen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Locatiecapaciteit controleren
2 personen
6
Vergunningen controleren
7
Reserveringen maken
8
Technische wensen verzamelen
2 personen
9
Radioprogramma plannen
2 personen
10
Uitzendfrequentie testen
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Publieksinformatie versturen
15
Artiestenvervoer bevestigen
16
Catering aantallen bepalen
2 personen
17
Technisch draaiboek maken
2 personen
18
Podiumindeling tekenen
2 personen
19
Microfoonkanalen indelen
2 personen
20
Muziekbestanden verzamelen
21
Promotiemateriaal plaatsen
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
28
Podium opbouwen
4 personen
29
Publieksstoelen opstellen
4 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
32
Radiotechniek aansluiten
2 personen
33
Verlichting installeren
2 personen
34
Kabels veilig afplakken
2 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Cateringbuffet inrichten
3 personen
37
Artiestenruimte inrichten
2 personen
38
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
39
Programmafolders klaarleggen
2 personen
40
Technische lijncontrole uitvoeren
3 personen
41
Microfoons testen
3 personen
42
Radiogeluid testen
2 personen
43
Artiesten ontvangen
2 personen
44
Artiesten laten soundchecken
3 personen
45
Publieksentree openen
3 personen
46
Bezoekers registreren
2 personen
47
Programmafolders uitdelen
2 personen
48
Openingspresentatie verzorgen
49
Optredens begeleiden
3 personen
50
Radiouitzending bedienen
2 personen
51
Artiesten aankondigen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes aanvullen
2 personen
55
Servies verzamelen
2 personen
56
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
57
Artiestenmaaltijden serveren
2 personen
58
Pauzemuziek afspelen
59
Laatste optreden afsluiten
2 personen
60
Publiek uitgeleiden
3 personen
61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Kassa en registratie afsluiten
2 personen

Nazorg

63
Catering opruimen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Podium afbouwen
4 personen
68
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
69
Radiotechniek inpakken
2 personen
70
Meubilair terugplaatsen
3 personen
71
Geleende materialen controleren
2 personen
72
Materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
74
Apparatuur opladen
2 personen
75
Opnamebestanden veiligstellen
2 personen
76
Verloren voorwerpen verzamelen
77
Locatiesleutels inleveren
78
Artiesten uitbetalen
79
Publieksberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 10
Tafelsaantal 8
Klapstoelen voor artiestenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120

Apparatuur

Mengtafelaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Diboxenaantal 4
Hoofdtelefoonsaantal 4
Audio-interfaceaantal 2
Opnamerecordersaantal 2
Laptopsaantal 2
DI-kabelsaantal 8
XLR-kabelsaantal 16
Jackkabelsaantal 12
Audiokabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 6
Verdeelstekkersaantal 12
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 16
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Aankondigingsbordenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Polsbandjesaantal 150
Naamkaartjesaantal 30

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Test de uitzendfrequentie niet pas op de dag zelf. Plan minimaal één volledige test vóór het concert, met de audio-interface, opnamerecorders, laptops en de verbinding die je tijdens de uitzending gebruikt.
Vraag technische wensen direct na het vastleggen van een optreden op en sluit de microfoonkanalen daarna af. Reserveer per artiest tijd voor soundcheck; extra wensen op de dag zelf zorgen anders snel voor een gewijzigde podiumindeling.
Controleer de locatiecapaciteit vóór je uitnodigingen verstuurt. Tel niet alleen stoelen, maar houd ook ruimte vrij voor podiumdelen, podiumtrappen, mengtafel, luidsprekers, kabels en een veilige publieksroute.
Verzamel dieetwensen en vervoersinformatie tegelijk met de aanmeldingen, niet pas bij de cateringbestelling. Bevestig artiestenvervoer uiterlijk 3 dagen vooraf en bepaal de catering aantallen zodra het aantal aanmeldingen sluit.
Leg muziekbestanden, publieksinformatie en het technische draaiboek op één vaste plek vast en zet een kopie op een USB-stick. Koel dranken pas nadat de houdbare voorraad en de boodschappenlijst zijn gecontroleerd, zodat je op de concertdag niets hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een radioconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met artiesten, locatiecapaciteit en vergunningen. Plan de technische test en het draaiboek uiterlijk 7 dagen voor het concert.
Wanneer test je de uitzendfrequentie van een radioconcert?: Test de frequentie minstens één keer vóór de concertdag en herhaal de controle op de dag zelf. Neem daarbij de volledige audioketen mee, van microfoons en mengtafel tot laptop en opnamerecorder.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een radioconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel artiesten, techniek en medewerkers apart mee en koel de dranken uiterlijk de avond ervoor.
Wanneer verstuur je publieksinformatie voor een radioconcert?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf, met aanvangstijd, locatie, bereikbaarheid en eventuele aanmeldings- of dieetgegevens. Verstuur een korte laatste herinnering 24 uur voor het concert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.