Cómo organizar un concierto de radio sin fallos de última hora

Un concierto de radio combina actuaciones en directo, emisión y atención al público, así que conviene organizarlo en un orden concreto. Empieza cerrando artistas, lugar, permisos y capacidad antes de preparar la parte técnica. Después coordina el programa de radio, las inscripciones, el transporte y las necesidades de cada actuación. La última semana debe servir para probar la frecuencia, confirmar horarios y comprobar que todo el equipo y la compra están listos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Invitar a los artistas
2
Registrar las actuaciones
2 personas
3
Recopilar información de los artistas
4
Elaborar el programa
2 personas
5
Comprobar la capacidad del lugar
2 personas
6
Comprobar permisos
7
Hacer reservas
8
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
9
Planificar el programa de radio
2 personas
10
Probar la frecuencia de transmisión
2 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Gestionar inscripciones
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Enviar información al público
15
Confirmar el transporte de los artistas
16
Determinar cantidades de catering
2 personas
17
Elaborar el plan técnico
2 personas
18
Dibujar la distribución del escenario
2 personas
19
Asignar los canales de micrófono
2 personas
20
Reunir archivos de música
21
Colocar el material promocional
2 personas
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar provisiones no perecederas
2 personas

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
28
Montar el escenario
4 personas
29
Colocar las sillas para el público
4 personas
30
Montar mesas
3 personas
31
Conectar el equipo de sonido
3 personas
32
Conectar el equipo de radio
2 personas
33
Instalar la iluminación
2 personas
34
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Montar el buffet de catering
3 personas
37
Montar la zona de artistas
2 personas
38
Montar el mostrador de recepción
2 personas
39
Preparar folletos del programa
2 personas
40
Realizar la comprobación técnica de líneas
3 personas
41
Probar los micrófonos
3 personas
42
Probar el sonido de la radio
2 personas
43
Recibir a los artistas
2 personas
44
Hacer la prueba de sonido a los artistas
3 personas
45
Abrir la entrada del público
3 personas
46
Registrar a los visitantes
2 personas
47
Repartir folletos del programa
2 personas
48
Presentar la apertura
49
Coordinar las actuaciones
3 personas
50
Operar la emisión de radio
2 personas
51
Anunciar a los artistas
52
Servir las bebidas
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer los aperitivos
2 personas
55
Recoger la vajilla
2 personas
56
Mantener limpia la zona del público
2 personas
57
Servir comidas para artistas
2 personas
58
Poner música de pausa
59
Cerrar la última actuación
2 personas
60
Despedir al público
3 personas
61
Apagar el equipo de sonido
2 personas
62
Cerrar caja e inscripción
2 personas

Seguimiento

63
Recoger el catering
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Desmontar el escenario
4 personas
68
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
69
Empaquetar el equipo de radio
2 personas
70
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
71
Comprobar el material prestado
2 personas
72
Devolver los materiales
2 personas
73
Guardar el stock restante
2 personas
74
Cargar el equipo
2 personas
75
Resguardar los archivos de grabación
2 personas
76
Recoger objetos perdidos
77
Entregar las llaves del lugar
78
Pagar a los artistas
79
Enviar mensajes al público

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 120
Mesas altascant. 10
Mesascant. 8
Sillas plegables para artistascant. 12
Percheroscant. 3
Perchascant. 120

Equipo

Mesa de mezclascant. 2
Altavocescant. 4
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DiBoxcant. 4
Auricularescant. 4
Interfaz de audiocant. 2
Grabadoras de audiocant. 2
Portátilescant. 2
Cables DIcant. 8
Cables XLRcant. 16
Cables jackcant. 12
Cables de audiocant. 8
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 12
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Luces decorativascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 16
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Carteles informativoscant. 6
Atriles para programascant. 4
Pulserascant. 150
Tarjetas de nombrecant. 30

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Papeleracant. 8

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Extintorescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la parte artística y administrativa: confirma las actuaciones, recopila la información de cada artista y comprueba los permisos antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para corregir cambios de programa o documentación.
Haz una prueba de transmisión antes del día del concierto, no solo una prueba de sonido. Comprueba la frecuencia en el lugar y registra una actuación completa para detectar interferencias, niveles incorrectos o problemas con la grabación.
Convierte el programa en un documento operativo con horarios de llegada, pruebas, actuaciones y pausas. Comparte una versión final con artistas, equipo técnico y público al menos 48 horas antes.
Dibuja la distribución del escenario y asigna los canales de micrófono antes de montar. Cuenta también las líneas DI, cables XLR, auriculares, monitores y regletas: los cables y las conexiones suelen quedarse cortos cuando se cambia la disposición a última hora.
Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas antes de comprar. Enfría las bebidas el día anterior y prepara las provisiones no perecederas con 24 horas de margen, para no mezclar compras con el montaje técnico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de radio?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para confirmar artistas, lugar, permisos y necesidades técnicas; deja la última semana para pruebas, programa definitivo y confirmaciones.
¿Cuándo se debe probar la frecuencia de transmisión?: Haz una primera prueba al menos 7 días antes y repítela durante el montaje. La prueba final debe durar entre 30 y 60 minutos e incluir voz, música, grabación y emisión desde la posición real del equipo.
¿Cuándo hay que enviar la información al público?: Envía la información principal entre 5 y 7 días antes, cuando ya estén confirmados el programa, el horario y las indicaciones de llegada. Manda cualquier cambio importante como máximo 24 horas antes.
¿Cuánto catering preparar para un concierto de radio?: Calcula una ración por persona inscrita y añade un margen del 10 al 15 % para el equipo, artistas y cambios de última hora. Cierra el número de raciones 48 horas antes y separa las opciones según las preferencias dietéticas recogidas.

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