Organiser un concert radio : la méthode étape par étape

Un concert radio se prépare comme un spectacle et comme une émission en direct. Commence par confirmer les artistes, le lieu, les autorisations et le format de diffusion avant de réserver le matériel. Ensuite, verrouille les besoins techniques, le programme, les transports et l’accueil du public. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les canaux de micros, les fichiers musicaux, les tests de fréquence et l’enregistrement de chaque prestation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Inviter les artistes
2
Enregistrer les prestations
2 personnes
3
Rassembler les informations sur les artistes
4
Établir le programme
2 personnes
5
Vérifier la capacité du lieu
2 personnes
6
Vérifier les autorisations
7
Faire les réservations
8
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
9
Planifier l’émission de radio
2 personnes
10
Tester la fréquence de diffusion
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Envoyer les informations au public
15
Confirmer le transport des artistes
16
Déterminer les quantités pour la restauration
2 personnes
17
Établir le plan technique
2 personnes
18
Dessiner le plan de la scène
2 personnes
19
Attribuer les canaux de micro
2 personnes
20
Rassembler les fichiers musicaux
21
Installer le matériel promotionnel
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
28
Monter la scène
4 personnes
29
Installer les sièges du public
4 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Raccorder le matériel audio
3 personnes
32
Brancher la technique radio
2 personnes
33
Installer l'éclairage
2 personnes
34
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Aménager la loge des artistes
2 personnes
38
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
39
Préparer les brochures du programme
2 personnes
40
Effectuer le contrôle technique des lignes
3 personnes
41
Tester les microphones
3 personnes
42
Tester le son radio
2 personnes
43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Faire faire la balance sonore aux artistes
3 personnes
45
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
47
Distribuer les programmes
2 personnes
48
Assurer la présentation d’ouverture
49
Accompagner les spectacles
3 personnes
50
Animer l'émission de radio
2 personnes
51
Annoncer les artistes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
55
Rassembler la vaisselle
2 personnes
56
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
57
Servir les repas des artistes
2 personnes
58
Diffuser la musique de pause
59
Clore la dernière performance
2 personnes
60
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
61
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
62
Fermer la caisse et les inscriptions
2 personnes

Suivi

63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Démonter la scène
4 personnes
68
Démonter l’équipement d’éclairage
2 personnes
69
Emballer le matériel radio
2 personnes
70
Remettre le mobilier en place
3 personnes
71
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
72
Retourner les matériels
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Recharger les appareils
2 personnes
75
Sauvegarder les fichiers d'enregistrement
2 personnes
76
Rassembler les objets perdus
77
Restituer les clés du lieu
78
Payer les artistes
79
Envoyer les messages au public

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Tablesqté 8
Chaises pliantes pour les artistesqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 120

Équipement

Table de mixageqté 2
Haut-parleursqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Bacs de rangementqté 4
Casques audioqté 4
Interface audioqté 2
Enregistreurs audioqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles DIqté 8
Câbles XLRqté 16
Câbles jackqté 12
Câbles audioqté 8
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes d'ambianceqté 12
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Pains de glaceqté 24

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Panneaux d’annonceqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Braceletsqté 150
Badges nominatifsqté 30

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubellesqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commence 6 à 8 semaines avant la date par les artistes, le lieu et les autorisations. Demande à chaque artiste ses besoins techniques et alimentaires au même moment, afin d’éviter des relances séparées.
Établis le programme avant de construire le plan technique. Prévoyez un créneau précis pour les balances, les changements de plateau et les éventuelles pauses de l’émission.
Attribue les canaux de micro avant l’installation et note-les dans un document partagé. Vérifie aussi les câbles XLR, jack et DI, les multiprises, les enrouleurs électriques et les piles de rechange.
Teste la fréquence de diffusion au moins 7 jours avant le concert, puis refais un essai sur place le jour même. Enregistre une prestation complète pendant la répétition pour contrôler le son, les niveaux et la sauvegarde.
Prépare l’accueil du public 2 à 3 heures avant l’ouverture : boissons refroidies, stocks non périssables installés, invitations et inscriptions vérifiées. Confirme le transport des artistes la veille, avec une heure et un point de rendez-vous précis.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert radio ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes, les autorisations, les réservations, la diffusion et les besoins techniques.
Quand faut-il tester la fréquence de diffusion ?: Faites un premier test au moins 7 jours avant l’événement, puis un second sur le lieu le jour du concert. Notez le résultat et prévoyez une solution de secours avant l’arrivée du public.
Quand faut-il établir le programme du concert radio ?: Le programme devrait être finalisé 2 semaines avant la date. Gardez ensuite un exemplaire pour l’équipe technique, l’animation radio, les artistes et l’accueil.
Combien de temps avant faut-il installer la technique ?: Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’ouverture des portes, et davantage si plusieurs artistes se succèdent. Réservez un créneau séparé pour les balances, l’attribution des micros et le test d’enregistrement.

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