So organisierst du ein Radiokonzert

Ein Radiokonzert verbindet Bühnenprogramm, Liveübertragung und Veranstaltungstechnik. Beginne deshalb nicht mit der Werbung, sondern mit Künstlern, Raumkapazität und den technischen Anforderungen. Danach folgen Sendefrequenz, Programm, Reservierungen und Gästeinformationen in einer festen Reihenfolge. Plane außerdem Zeit für einen vollständigen Audiotest ein: Mikrofone, Mischpult, Monitore, Aufnahmegeräte und Musikdateien müssen vor dem Einlass funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Künstler einladen
2
Auftritte festhalten
2 Personen
3
Künstlerinformationen sammeln
4
Programm zusammenstellen
2 Personen
5
Lokalkapazität prüfen
2 Personen
6
Genehmigungen prüfen
7
Reservierungen vornehmen
8
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
9
Radioprogramm planen
2 Personen
10
Sendefrequenz testen
2 Personen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Publikumsinformationen versenden
15
Künstlertansport bestätigen
16
Catering-Mengen festlegen
2 Personen
17
Technischen Ablaufplan erstellen
2 Personen
18
Bühnenaufteilung zeichnen
2 Personen
19
Mikrofonkanäle einteilen
2 Personen
20
Musikdateien sammeln
21
Werbematerial auslegen
2 Personen
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
28
Bühne aufbauen
4 Personen
29
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
30
Tische aufstellen
3 Personen
31
Tontechnik anschließen
3 Personen
32
Tontechnik anschließen
2 Personen
33
Beleuchtung installieren
2 Personen
34
Kabel sicher abkleben
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
37
Künstlerraum einrichten
2 Personen
38
Empfangstheke einrichten
2 Personen
39
Programmhefte auslegen
2 Personen
40
Technische Leitungsprüfung durchführen
3 Personen
41
Mikrofone testen
3 Personen
42
Radiosound testen
2 Personen
43
Künstler empfangen
2 Personen
44
Künstler den Soundcheck machen lassen
3 Personen
45
Publikumseingang öffnen
3 Personen
46
Besucher registrieren
2 Personen
47
Programmhefte verteilen
2 Personen
48
Eröffnungspräsentation gestalten
49
Auftritte betreuen
3 Personen
50
Radiosendung betreuen
2 Personen
51
Künstler ankündigen
52
Getränke servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Snacks auffüllen
2 Personen
55
Geschirr sammeln
2 Personen
56
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
57
Künstlermahlzeiten servieren
2 Personen
58
Pausenmusik abspielen
59
Letzten Auftritt abschließen
2 Personen
60
Publikum verabschieden
3 Personen
61
Tonanlage ausschalten
2 Personen
62
Kasse und Registrierung schließen
2 Personen

Nachbereitung

63
Catering aufräumen
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Bühne abbauen
4 Personen
68
Lichttechnik abbauen
2 Personen
69
Radiotechnik einpacken
2 Personen
70
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
71
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
72
Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Restbestand einlagern
2 Personen
74
Geräte aufladen
2 Personen
75
Aufnahmedateien sichern
2 Personen
76
Fundsachen sammeln
77
Locationschlüssel abgeben
78
Künstler auszahlen
79
Publikumsmitteilungen versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 10
TischeAnz. 8
Klappstühle für KünstlerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120

Ausstattung

MischpultAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
KopfhörerAnz. 4
Audio-SchnittstelleAnz. 2
AufnahmegeräteAnz. 2
LaptopsAnz. 2
DI-KabelAnz. 8
XLR-KabelAnz. 16
JackkabelAnz. 12
AudiokabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 6
SteckdosenleistenAnz. 12
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 100

Küche

KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 16
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
AnkündigungsschilderAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4
ArmbänderAnz. 150
NamensschilderAnz. 30

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Hole Künstlerzusagen früh ein und halte Auftritte schriftlich fest. Sammle anschließend Namen, Bühnenbedarf, Ankunftszeiten und Transportdaten, damit der technische Ablaufplan nicht auf Annahmen beruht.
Prüfe Raumkapazität und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Lege die erwartete Gästezahl fest und plane Sitzplätze, Stehtische, Garderobe und Künstlerbereiche passend dazu.
Teste die Sendefrequenz und die komplette Signalkette spätestens am Vortag. Prüfe dabei Mikrofonkanäle, DI-Boxen, Kopfhörer, Audio-Schnittstelle, Aufnahmegeräte und die Verbindung zum Radioprogramm.
Erstelle den Bühnenplan mit Mikrofonkanälen und Auftrittsreihenfolge, bevor die Technik aufgebaut wird. Sammle Musikdateien auf mindestens einem zweiten USB-Stick, damit ein fehlender Laptop oder eine beschädigte Datei den Ablauf nicht stoppt.
Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend statt erst am Veranstaltungstag. Lege Cateringmengen fest, kühle Getränke rechtzeitig und stelle haltbare Vorräte vor dem Einlass bereit; Trinkgläser und Ersatzbatterien werden dabei leicht vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Radiokonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Künstleranfragen, Raumprüfung und Genehmigungen. Spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin sollten Programm, Technikbedarf und Einladungen feststehen.
Wann sollte die Technik für ein Radiokonzert getestet werden?: Führe den vollständigen Sendetest spätestens 24 Stunden vorher durch und wiederhole die wichtigsten Signalwege am Veranstaltungstag. Plane dafür mindestens 2 Stunden ohne Publikum ein.
Wie viele Getränke braucht man für ein Radiokonzert?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich rund 10 Prozent Reserve ein, besonders wenn Künstler und Technikteam mitversorgt werden.
Wann verschickt man die Publikumsinformationen?: Versende Anfahrts-, Einlass- und Programmhinweise 5 bis 7 Tage vor dem Radiokonzert. Schicke am Vortag eine kurze Erinnerung mit Einlasszeit und wichtigen Änderungen.

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