Een pubquiz organiseren zonder last-minute chaos

Begin met de locatie en de quizdatum, want daarvan hangen aanmeldingen, teamindeling en materiaal af. Werk daarna naar de inhoud toe: stel de rondes samen, controleer alle vragen en leg per ronde de antwoorden vast. Regel vervolgens prijzen, eten en drinken en maak op de dag zelf ruimte voor een technische test. Met een registratietafel, duidelijke teamtafelkaarten en gesorteerde antwoordformulieren loopt de start veel rustiger.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Quizdatum publiceren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Teams indelen
2 personen
7
Quizrondes samenstellen
2 personen
8
Quizvragen controleren
2 personen
9
Antwoorden nakijken
2 personen
10
Prijzen inkopen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Quizmateriaal printen
13
Antwoordformulieren sorteren
14
Prijzen inpakken
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Locatie openen
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen neerzetten
3 personen
19
Quizapparatuur aansluiten
2 personen
20
Quizpresentatie testen
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Hapjes klaarzetten
2 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Vrijwilligers instrueren

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Teams naar tafels begeleiden
2 personen
27
Welkomstuitleg geven
28
Quizrondes presenteren
29
Antwoordformulieren innemen
2 personen
30
Antwoorden nakijken
3 personen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Pauze aankondigen
34
Eindstand controleren
2 personen
35
Winnaars bekendmaken
36
Prijzen uitreiken
2 personen
37
Laatste drankronde verzorgen
2 personen

Nazorg

38
Meubilair afbreken
3 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Quizapparatuur opruimen
2 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Sleutels en locatie opleveren
45
Materialen retourneren
2 personen
46
Gevonden spullen verzamelen
47
Overgebleven voorraad opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 7
Stoelenaantal 55
Registratietafel

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
HDMI-kabel
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Timeraantal 2
Rekenmachinesaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 7
Vlaggenlijnaantal 3
Ballonnenaantal 50
Teamtafelkaartenaantal 7
Rondebordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vuilniszakhouderaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minstens 2 tot 3 weken tussen het publiceren van de quizdatum en de quizavond. Zo houd je tijd over om aanmeldingen, dieetwensen en teams te verwerken.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers, microfoon en HDMI-kabel minimaal 60 minuten voor ontvangst. Leg ook verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; een ontbrekende aansluiting vertraagt de hele avond.
Maak per team een tafelkaart en leg de antwoordformulieren per ronde klaar. Reken op 1 formulier per team per ronde plus enkele reserveformulieren voor fouten of zoekgeraakte papieren.
Zet gekoelde dranken en hapjes pas klaar nadat tafels en stoelen staan. Houd voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon beschikbaar en controleer vooraf wie een dieetwens heeft.
Geef vrijwilligers vóór de opening een instructie van 10 tot 15 minuten. Spreek af wie deelnemers ontvangt, wie antwoorden nakijkt en wie tijdens de quiz de tijd bewaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een pubquiz organiseren?: Reken op 2 tot 3 weken voorbereiding voor een quizavond met meerdere rondes. Reserveer in de laatste week tijd voor het controleren van vragen, het verwerken van teams en het printen van al het materiaal.
Hoeveel vragen heb je nodig voor een pubquiz?: Gebruik meestal 8 tot 10 vragen per ronde en plan 5 tot 8 rondes voor een volledige avond. Neem per ronde extra tijd op voor uitleg, invullen en antwoorden nakijken.
Hoeveel drank heb je nodig voor een pubquiz?: Voor het eerste uur kun je 2 tot 3 drankjes per persoon rekenen. Vul gekoelde voorraad daarna aan op basis van het aantal deelnemers en zet water en koffie zichtbaar klaar.
Wanneer moet je de quizapparatuur testen?: Test laptop, beamer, speakers en microfoon minstens 60 minuten vóór de deelnemers binnenkomen. Controleer ook de HDMI-kabel, stroompunten en het geluid met precies de presentatie die je gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.