Zo organiseer je een promenadeconcert

Een promenadeconcert vraagt om een strakke volgorde, omdat publiek, muzikanten en techniek zich langs een route verplaatsen. Begin met datum, route en locatie en regel daarna vergunning, verkeersmaatregelen en stroompunten. Bevestig vervolgens de muzikanten, het programma, geluid en catering. In de laatste week werk je aantallen, weerscenario’s en publieksinformatie bij. Op de dag zelf draait alles om duidelijke bewegwijzering, een getest geluidssysteem en een draaiboek dat ook vrijwilligers direct kunnen volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunning aanvragen
4
Muzikanten bevestigen
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Route controleren
2 personen
7
Reservering geluidsset maken
8
Catering reserveren
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Publieksinformatie publiceren
14
Verkeersmaatregelen afstemmen
15
Stroompunten controleren
2 personen
16
Weersverwachting volgen
17
Definitieve aantallen doorgeven
18
Draaiboek printen
19
Naambadges voorbereiden
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Informatieborden maken
2 personen
25
Kassa en wisselgeld klaarzetten
26
Route markeren
3 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
30
Microfoons aansluiten
2 personen
31
Kabels veilig afdekken
2 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Decoratie ophangen
2 personen
34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
35
Drankpunten inrichten
2 personen
36
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
39
Geluidscheck uitvoeren
3 personen

Event

40
Muzikanten ontvangen
2 personen
41
Muzikanten instrueren
2 personen
42
Publiek ontvangen
4 personen
43
Programma uitdelen
2 personen
44
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
49
Route vrijhouden
2 personen
50
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Licht inschakelen
53
Derde concertblok begeleiden
3 personen
54
Laatste concertblok begeleiden
3 personen
55
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
56
Eindronde langs de route
2 personen

Nazorg

57
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
58
Etenswaren veilig opbergen
2 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Partytenten afbreken
4 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Route schoonmaken
3 personen
64
Servies afwassen
2 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Geleende spullen schoonmaken
2 personen
67
Geluidsset retourneren
2 personen
68
Locatie opleveren
2 personen
69
Borg- en kassamaterialen afhandelen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Schenkkannenaantal 8

Apparatuur

Geluidsset
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Muzieklessenaarsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 20
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
EHBO-kit
Zaklampenaantal 6

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 10
LED-bouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Routebordenaantal 12
Welkomstbord
Programmapostersaantal 20
Tafeldecoratieaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
IJscontainersaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en programma eerst vast. Controleer de route daarna minstens één keer op loopafstand, obstakels, geluidsplekken en beschikbare stroompunten voordat je de geluidsset en verkeersmaatregelen definitief afstemt.
Vraag de vergunning niet pas aan zodra de muzikanten bevestigd zijn. Neem in de aanvraag meteen de route, publieksruimte, geluidsinstallatie, catering en eventuele verkeersmaatregelen mee; ontbrekende informatie zorgt vaak voor vertraging.
Plan de techniek per locatie en niet alleen voor het hele concert. Test mengpaneel, microfoons, luidsprekers, verlengkabels en kabelgoten vooraf op elke plek en houd extra tijd vrij voor opbouw en een soundcheck.
Geef het definitieve aantal bezoekers of aanmeldingen tijdig door aan de catering. Verzamel dieetwensen vóór die laatste bevestiging en plan het koelen van dranken, hapjes en herbruikbare bekers op de dag zelf.
Maak één kort draaiboek met tijden, route, contactpersonen en storingsafspraken. Print het vóór de start en geef vrijwilligers daarnaast routeborden, informatieborden, naambadges en duidelijke taken mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een promenadeconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route, locatie en vergunning. Bevestig muzikanten, geluid en catering uiterlijk 6 tot 8 weken voor de concertdatum.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een promenadeconcert?: Vraag de vergunning aan zodra route en locatie vaststaan, meestal minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt voor geluid, openbare ruimte en verkeersmaatregelen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een promenadeconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor tafels, tenten, bewegwijzering en catering en plan daarnaast minstens 1 uur voor geluidstest en microfoons. Bij meerdere speelplekken is extra opbouwtijd nodig.
Wanneer geef je het definitieve aantal gasten door aan de catering?: Geef het definitieve aantal doorgaans 3 tot 5 werkdagen vooraf door, samen met dieetwensen. Tel daarna nog de vrijwilligers en muzikanten mee, zodat koffie, hapjes en servies niet te krap worden ingekocht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.