Ein Promenadenkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Promenadenkonzert bewegt sich das Publikum entlang einer festgelegten Route und muss trotzdem jederzeit wissen, wo es weitergeht. Beginne deshalb mit Datum, Route, Veranstaltungsort und Genehmigungen, bevor du Musiker, Technik und Catering verbindlich buchst. Danach folgen Programm, Verkehrsmaßnahmen, Helfer und die Informationen für die Gäste. In der letzten Woche entscheidest du anhand der Wettervorhersage über Ausstattung und Ablauf und übergibst die endgültigen Teilnehmerzahlen an Catering und Team.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Genehmigung beantragen
- 4
Musiker bestätigen
- 5
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 6
Route prüfen
2 Personen
- 7
Reservierung für die Tonanlage machen
- 8
Catering reservieren
- 9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Publikumsinformationen veröffentlichen
- 14
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
- 15
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 16
Wettervorhersage verfolgen
- 17
Endgültige Teilnehmerzahlen durchgeben
- 18
Ablaufplan ausdrucken
- 19
Namensschilder vorbereiten
- 20
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 24
Informationsschilder erstellen
2 Personen
- 25
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
- 26
Route markieren
3 Personen
- 27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 29
Beschallungsanlage aufstellen
3 Personen
- 30
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 31
Kabel sicher abdecken
2 Personen
- 32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 34
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 35
Getränkepunkte einrichten
2 Personen
- 36
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 37
Toiletten kontrollieren
- 38
Sicherheitsmaterial bereitlegen
- 39
Soundcheck durchführen
3 Personen
Event
- 40
Musiker empfangen
2 Personen
- 41
Musiker anweisen
2 Personen
- 42
Publikum empfangen
4 Personen
- 43
Programm verteilen
2 Personen
- 44
Ersten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 45
Getränke servieren
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Zweiten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 49
Route freihalten
2 Personen
- 50
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Licht einschalten
- 53
Dritten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 54
Letzten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 55
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 56
Abschlussrunde entlang der Strecke
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Anlage ausschalten
2 Personen
- 58
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
- 59
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 60
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Route säubern
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 65
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 66
Geliehene Gegenstände reinigen
2 Personen
- 67
Tonanlage zurückgeben
2 Personen
- 68
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 69
Pfand- und Kassenmaterialien abwickeln
- 70
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappTischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 150
- LöffelAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
Ausstattung
- Soundanlage
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherAnz. 4
- NotenpulteAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 20
- FunkgeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
- Erste-Hilfe-Set
- TaschenlampenAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 10
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- WegweiserAnz. 12
- Willkommensschild
- Programmatische PosterAnz. 20
- TischdekorationAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 4
- EisbehälterAnz. 4
- KühlelementeAnz. 24
Reinigung
- Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallgreiferAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Route und Zeitplan zuerst fest: Prüfe jeden Abschnitt zu Fuß und notiere, wo Strom, Lautsprecher, Notenpulte und Wegweiser gebraucht werden. Eine unklare Wegführung fällt spätestens beim Wechsel zwischen zwei Musikpunkten auf.
- Beantrage Genehmigungen nicht erst nach der Musikerzusage. Plane für Rückfragen mindestens vier Wochen Puffer ein und stimme Verkehrsmaßnahmen sowie mögliche Stromanschlüsse frühzeitig mit den zuständigen Stellen ab.
- Bestätige Musiker, Tonanlage und Catering erst mit konkreten Uhrzeiten. Für die Technik gehören Mischpult, Mikrofone, Ständer, Lautsprecher und Kabelkanäle in denselben Ablaufplan wie Aufbau, Soundcheck und Abbau.
- Veröffentliche Publikumsinformationen spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Nenne Startpunkt, Route, Beginn, Hinweise zur Anreise und einen Kontakt für Rückfragen; erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen.
- Drucke den Ablaufplan und die Namensschilder am Vortag aus und kühle die Getränke erst kurz vor dem Einsatz. Plane außerdem eine Person für Kasse und Wechselgeld sowie feste Helfer für Einlass, Wegweisung, Catering und Abfall ein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Promenadenkonzert planen?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Route, Musiker, Tonanlage und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin verbindlich geklärt sein.
- Wann sollte die Route für ein Promenadenkonzert feststehen?
- Die Route sollte zu Beginn der Planung, mindestens 8 Wochen vorher, feststehen. Prüfe sie anschließend noch einmal mit Blick auf Laufwege, Stromversorgung, Lautsprecherpositionen und Verkehrsmaßnahmen.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Promenadenkonzert?
- Plane mindestens 1 Helfer pro zentraler Aufgabe ein: Empfang, Wegweisung, Technik, Catering, Kasse und Abfall. Bei mehreren Musikstationen kommt pro Station mindestens eine zusätzliche Betreuungsperson hinzu.
- Wann soll man die endgültige Teilnehmerzahl an das Catering melden?
- Melde die endgültige Zahl 3 bis 5 Tage vor dem Konzert, sofern der Caterer keine andere Frist vorgibt. Berücksichtige dabei bestätigte Anmeldungen, Absagen und erfasste Ernährungswünsche.
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