Organiser un concert sur la promenade, étape par étape

Un concert sur une promenade se prépare d’abord comme un parcours public, puis comme un spectacle. Commence par fixer la date et l’itinéraire avant de réserver le lieu, demander les autorisations et confirmer les musiciens. Ensuite, coordonne la sonorisation, la circulation, le catering et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, confirmer les effectifs, refroidir les boissons et rendre les informations visibles au public.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Demander une autorisation
4
Confirmer les musiciens
5
Établir le programme
2 personnes
6
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
7
Faire la réservation de l’installation audio
8
Réserver le catering
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Publier les informations au public
14
Coordonner les mesures de circulation
15
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
16
Suivre les prévisions météo
17
Communiquer les chiffres définitifs
18
Imprimer le déroulé
19
Préparer les badges nominatifs
20
Rassembler le matériel
3 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Créer les panneaux d'information
2 personnes
25
Préparer la caisse et la monnaie
26
Baliser l’itinéraire
3 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer le système de sonorisation
3 personnes
30
Brancher les microphones
2 personnes
31
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Installer la décoration
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Mettre en place les points boissons
2 personnes
36
Aménager la table d'accueil
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Préparer le matériel de sécurité
39
Effectuer la vérification du son
3 personnes

Événement

40
Accueillir les musiciens
2 personnes
41
Briefer les musiciens
2 personnes
42
Accueillir le public
4 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
49
Dégager le parcours
2 personnes
50
Répondre aux questions du public
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Allumer les lumières
53
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
54
Animer le dernier bloc de concert
3 personnes
55
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
56
Dernier passage sur le parcours
2 personnes

Suivi

57
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
58
Ranger les aliments en toute sécurité
2 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer le parcours
3 personnes
64
Faire la vaisselle
2 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Nettoyer les objets empruntés
2 personnes
67
Renvoyer le matériel de sonorisation
2 personnes
68
Remettre le lieu en état
2 personnes
69
Gérer les consignes et la caisse
70
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 4
Pupitres de musiqueqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 20
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux de directionqté 12
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 20
Décoration de tableqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Balais à main et pellesqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commence par l’itinéraire et les autorisations : vérifie les points d’alimentation, les zones de passage et les mesures de circulation avant de confirmer la logistique. Une modification tardive peut déplacer la scène, les tentes et les haut-parleurs.
Bloque le programme dès que les musiciens sont confirmés. Imprime le déroulé et prépare les badges nominatifs avant le jour J, plutôt que de gérer les horaires et les présentations au dernier moment.
Pour la sonorisation, prévois le système audio, la table de mixage, les microphones, les pieds, les haut-parleurs et les câbles adaptés au parcours. Fais vérifier les rallonges, multiprises et goulottes avant l’installation.
Ne reporte pas le catering à la dernière semaine : recueille les besoins alimentaires avec les inscriptions, puis communique les chiffres définitifs au prestataire. Refroidis les boissons et prépare les en-cas suffisamment tôt pour éviter un service désorganisé.
Surveille les prévisions météo chaque jour pendant la dernière semaine et fixe un point de décision à 48 heures. Prépare aussi les panneaux d’accueil, de direction et du programme afin que le public comprenne immédiatement où aller.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert sur une promenade ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un concert avec itinéraire public, autorisations, musiciens et sonorisation. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, la météo et le matériel, pas pour les réservations essentielles.
Quand demander l’autorisation pour un concert sur la voie publique ?: Déposez la demande dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement 8 semaines avant le concert. Les délais varient selon la commune, mais l’autorisation doit être obtenue avant de publier les informations définitives.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert sur une promenade ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par point d’accueil ou de circulation, puis ajoutez une petite équipe pour l’installation et le rangement. Pour un parcours avec plusieurs accès, confirmez les affectations au moins 7 jours avant.
Quand vérifier la météo pour un concert en extérieur ?: Consultez les prévisions tous les jours pendant la dernière semaine et prenez une décision opérationnelle à 48 heures. Vérifiez alors les tentes, l’éclairage, les câbles et les conditions de circulation avant de maintenir le dispositif.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.