Eine Projektmarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Projektmarkt müssen Aussteller, Präsentationen und Besucherströme früh zusammenpassen. Beginne mit Datum, Uhrzeit und Anmeldeformular, bevor du Stände oder Technik planst. Nach den Anmeldungen entstehen Standaufteilung, Lageplan und Programm; erst danach lassen sich Aufbau, Helfer und Lieferanten zuverlässig einteilen. Plane außerdem feste Fristen für Genehmigungen, technische Anforderungen und die Drucksachen ein, damit am Veranstaltungstag nicht noch Namensschilder oder Beschilderung fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeiten veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Teilnahmebedingungen verteilen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
8
Standaufteilung erstellen
2 Personen
9
Lageplan ausarbeiten
10
Programm zusammenstellen
2 Personen
11
Präsentationszeiten zuweisen
2 Personen
12
Reservierungen vornehmen
13
Lieferanten bestätigen
14
Genehmigungen prüfen
15
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
16
Verkehrsinformationen veröffentlichen
17
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
18
Freiwillige einteilen
2 Personen
19
Standbetreiber informieren
2 Personen
20
Präsentationen sammeln
21
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
22
Materialliste prüfen
2 Personen
23
Namensschilder drucken
24
Lagepläne ausdrucken
25
Beschilderung drucken
26
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
29
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
30
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
31
Standbetreiber erinnern

Event

32
Location öffnen
2 Personen
33
Säle und Eingang kontrollieren
2 Personen
34
Tische und Stühle bereitstellen
6 Personen
35
Standwände aufstellen
4 Personen
36
Standnummern aufhängen
2 Personen
37
Beschilderung anbringen
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
40
Tonanlage testen
2 Personen
41
Beleuchtung testen
2 Personen
42
Catering bereitstellen
3 Personen
43
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
44
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
45
Aussteller empfangen
3 Personen
46
Messestandmaterial verteilen
3 Personen
47
Technik pro Stand testen
3 Personen
48
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen
49
Team an der Anmeldung einsetzen
2 Personen
50
Besucher begrüßen
4 Personen
51
Besucher registrieren
3 Personen
52
Route zu den Ständen erklären
2 Personen
53
Projektpräsentationen begleiten
3 Personen
54
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Toiletten kontrollieren
2 Personen
59
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
60
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
61
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
62
Preisverleihung betreuen
3 Personen
63
Besucher verabschieden
3 Personen
64
Standmaterial sammeln
4 Personen
65
Catering abschließen
3 Personen

Nachbereitung

66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
68
Geräte ausschalten
2 Personen
69
Abfall sammeln
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Räume reinigen
4 Personen
72
Toiletten reinigen
2 Personen
73
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
74
Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
76
Fotomaterial sammeln
77
Dankesnachricht versenden
78
Gefundene Gegenstände bearbeiten
79
Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 35
Besucher-StühleAnz. 120
BiertischeAnz. 12
Registrierungstheke
PräsentationstischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
StandwändeAnz. 35

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 15
LadestationenAnz. 3
KabelkanäleAnz. 20
PräsentationsklickerAnz. 2
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 40
NamensschilderAnz. 80
StandnummernAnz. 40
InfotafelnAnz. 8
KleberAnz. 10
TischdekorationAnz. 35

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 350
KaffeetassenAnz. 150
TellerAnz. 250
TortenplattenAnz. 200
GabelnAnz. 250
MesserAnz. 200
LöffelAnz. 200
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ZangenAnz. 8
KorkenzieherAnz. 2

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Papier und Kommunikation

ProgrammeAnz. 350
PläneAnz. 350
BewertungskartenAnz. 300
AnmeldeformulareAnz. 100
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 60
NotizblöckeAnz. 20
KlebebandAnz. 12
Scheren-SetsAnz. 6
TackerAnz. 4
ErsatzpapierAnz. 5

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8
FeuerlöschdeckenAnz. 2

Logistik

TransportwagenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
RollcontainerAnz. 4
SpanngurteAnz. 8
UmzugsdeckenAnz. 12
KistenAnz. 20
GewebeklebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
EtikettenaufkleberAnz. 10

Tipps

Öffne das Anmeldeformular mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Projektmarkt und frage dabei Standgröße, Präsentationsbedarf sowie Ernährungswünsche ab. So kannst du Zusagen und Standaufteilung auf belastbare Angaben stützen.
Lege die Frist für Anmeldungen etwa 3 Wochen vor dem Termin fest. Bestätige Standbetreiber danach gesammelt, weise Standnummern zu und verschicke Lageplan, Teilnahmebedingungen und Aufbauinformationen.
Erstelle das Programm erst, wenn die Präsentationszeiten und technischen Anforderungen aller Beiträge vorliegen. Plane pro Präsentation zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Wechsel, Laptop-Anschluss und Mikrofonprobe ein.
Prüfe spätestens 14 Tage vorher, ob Projektoren, Leinwände, Lautsprecher, Funkmikrofone und Verlängerungskabel zusammenpassen. Ein kurzer Test mit den tatsächlichen Laptops verhindert, dass am Veranstaltungstag Anschlüsse oder Adapter fehlen.
Teile Helfer in mindestens zwei Zeitblöcke ein: Aufbau und Registrierung sowie laufende Betreuung und Abbau. Drucke Namensschilder, Standnummern, Lagepläne und Beschilderung spätestens 3 Tage vorher, damit Änderungen noch möglich sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Projektmarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Anmeldeformular und Teilnahmebedingungen. Die verbindliche Standaufteilung und das Programm sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin stehen.
Wann muss ich die Aussteller für eine Projektmarkt bestätigen?: Bestätige die Standbetreiber nach Ablauf der Anmeldefrist, idealerweise 3 Wochen vor der Projektmarkt. Schicke ihnen anschließend Standnummer, Lageplan, Aufbauzeit und technische Vorgaben in einer Nachricht.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Projektmarkt?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Möbel, Standwände, Registrierung, Beschilderung und Technik ein. Für viele Präsentationen oder komplizierte Strom- und Tonaufbauten sind 4 Stunden realistischer.
Wann sollte die Technik für eine Projektmarkt getestet werden?: Führe den vollständigen Techniktest spätestens 14 Tage vorher durch und wiederhole eine kurze Probe am Veranstaltungstag. Prüfe dabei jeden Präsentationslaptop, Projektor, Lautsprecher, Funkmikrofon und alle Kabel.

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