Organiser un marché de projets, étape par étape

Un marché de projets repose sur trois éléments à verrouiller dans le bon ordre : les participants, l’espace et le programme. Commencez par publier la date, ouvrir les inscriptions et préciser les conditions de participation. Une fois les exposants confirmés, construisez le plan des stands et attribuez les horaires de présentation. Les dernières semaines servent surtout à régler les autorisations, le matériel technique, la signalétique et les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Partager les conditions de participation
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les exposants
2 personnes
8
Créer le plan des stands
2 personnes
9
Élaborer le plan
10
Établir le programme
2 personnes
11
Attribuer les horaires de présentation
2 personnes
12
Faire les réservations
13
Confirmer les fournisseurs
14
Vérifier les autorisations
15
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
16
Publier les informations de circulation
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Informer les exposants
2 personnes
20
Rassembler les présentations
21
Vérifier les exigences techniques
2 personnes
22
Vérifier la liste du matériel
2 personnes
23
Imprimer les badges nominatifs
24
Imprimer les plans
25
Impression de la signalétique
26
Vérifier la liste des courses
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
29
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
30
Préparer le point café
2 personnes
31
Rappeler les exposants

Événement

32
Ouvrir le lieu
2 personnes
33
Vérifier les salles et l’entrée
2 personnes
34
Installer les tables et les chaises
6 personnes
35
Installer les parois des stands
4 personnes
36
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
37
Installer la signalétique
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
40
Tester le matériel sonore
2 personnes
41
Tester l’éclairage
2 personnes
42
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
45
Accueillir les exposants
3 personnes
46
Répartir le matériel du stand
3 personnes
47
Tester la technique par stand
3 personnes
48
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
49
Placer l’équipe à l’accueil des inscriptions
2 personnes
50
Accueillir les visiteurs
4 personnes
51
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
52
Expliquer le trajet vers les stands
2 personnes
53
Animer les présentations de projet
3 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
2 personnes
59
Soutenir les exposants
2 personnes
60
Répondre aux questions du public
2 personnes
61
Préparer la remise des prix
2 personnes
62
Animer la remise des prix
3 personnes
63
Reconduire les visiteurs
3 personnes
64
Rassembler le matériel de stand
4 personnes
65
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
68
Éteindre l’équipement
2 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer les salles
4 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
74
Retourner les matériels
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes
76
Rassembler le matériel photo
77
Envoyer un message de remerciement
78
Traiter les objets trouvés
79
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 35
Chaises pour les visiteursqté 120
Tables de bièreqté 12
Comptoir d'inscription
Tables de présentationqté 3
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Panneaux de standqté 35

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Stations de rechargeqté 3
Goulottes de câblesqté 20
Cliques de présentationqté 2
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 40
Badges nominatifsqté 80
Numéros de standqté 40
Panneaux d'informationqté 8
Colle repositionnableqté 10
Décoration de tableqté 35

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 250
Assiettes à pâtisserieqté 200
Fourchettesqté 250
Couteauxqté 200
Cuillèresqté 200
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Bacs de rangementqté 12
Pincesqté 8
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Papier et communication

Programmesqté 350
Plansqté 350
Cartes d’évaluationqté 300
Formulaires d'inscriptionqté 100
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 20
Ruban adhésifqté 12
Jeux de ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Papier de réserveqté 5

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Couvertures anti-feuqté 2

Logistique

Chariots de transportqté 4
Boîtes de rangementqté 20
Roll-containersqté 4
Sangles d'arrimageqté 8
Couvertures de déménagementqté 12
Caissesqté 20
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Autocollants d’étiquettesqté 10

Conseils

Publiez la date, les horaires et les conditions de participation avant d’ouvrir le formulaire d’inscription. Prévoyez une date limite située au moins 3 semaines avant l’événement pour traiter les demandes et confirmer les exposants.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 jours avant le marché. Vous éviterez de découvrir le jour même qu’un repas ou une adaptation était nécessaire.
Dessinez le plan des stands après la clôture des inscriptions, en laissant des passages dégagés et une zone d’accueil clairement visible. Numérotez chaque stand et imprimez les plans avant l’installation.
Rassemblez les présentations et vérifiez les exigences techniques au moins 7 jours avant. Testez chaque ordinateur portable, projecteur, écran, microphone et rallonge avec le format réellement utilisé.
Répartissez les bénévoles par créneaux, accueil, circulation et soutien technique. Prévoyez une personne à l’inscription dès l’ouverture et gardez une réserve de badges, de multiprises et de piles sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de projets ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Les inscriptions peuvent être ouvertes 3 à 4 semaines, puis il faut encore confirmer les exposants, établir le plan, finaliser le programme et vérifier les autorisations.
Quand ouvrir les inscriptions pour un marché de projets ?: Ouvrez-les dès que la date, les horaires et les conditions de participation sont validés, idéalement 4 semaines avant l’événement. Fixez une date de clôture au moins 3 semaines avant pour garder le temps de traiter les demandes.
Quand faire le plan des stands ?: Faites-le après la clôture des inscriptions et la confirmation des exposants, généralement 2 à 3 semaines avant le marché. Gardez ensuite quelques jours pour corriger les besoins particuliers et imprimer les numéros de stand et les plans.
Quand tester le matériel de présentation ?: Effectuez un test complet 7 jours avant, puis un contrôle rapide le matin même. Vérifiez les câbles, les multiprises, les projecteurs, les écrans, les microphones sans fil et les présentations sur les ordinateurs prévus.

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