Zo organiseer je een goede project-kick-off

Begin met het doel van de project-kick-off en leg daarna datum, locatie en deelnemers vast. Werk vervolgens het programma uit, bevestig sprekers en begeleiders en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. Plan minstens één testmoment voor beamer, laptop, HDMI-kabel en microfoon. Op de dag zelf draait veel om een korte opbouwvolgorde: ruimte inrichten, techniek testen, catering klaarzetten en deelnemers bij de ontvangsttafel registreren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Catering reserveren
6
Ruimte reserveren
7
Programma en tijdschema maken
2 personen
8
Presentatie voorbereiden
2 personen
9
Sprekers en begeleiders bevestigen
10
Werkvormen voorbereiden
2 personen
11
Naamkaartjes opstellen
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Techniek en presentaties testen
2 personen
15
Catering en dieetwensen controleren
16
Ruimte en sleutel regelen
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Presentatieruimte inrichten
2 personen
19
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
23
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

24
Ontvangst van deelnemers
3 personen
25
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
26
Koffie en thee serveren
2 personen
27
Kick-offpresentatie verzorgen
2 personen
28
Projectdoelen toelichten
2 personen
29
Pauzedranken bijvullen
2 personen
30
Interactieve werksessies begeleiden
4 personen
31
Uitkomsten van werksessies verzamelen
2 personen
32
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
33
Diner en drankjes serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Informele netwerkborrel begeleiden
2 personen
36
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Restanten verpakken
2 personen
38
Meubilair terugplaatsen
3 personen
39
Servies en glazen afwassen
3 personen
40
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
2 personen
42
Apparatuur uitschakelen en opbergen
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
44
Deelnemerslijst en notities archiveren
45
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Serveerplateausaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoonaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Flip-overaantal 2
Flip-overstandaardsaantal 2
Afstandsbediening presentatie

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkleedjesaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Pijlbordjesaantal 6
Markersaantal 12
Post-itsaantal 12
Pennenaantal 70
A4-notitieblokkenaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de kick-off. Dan heb je tijd om de deelnemerslijst, naamkaartjes en dieetwensen definitief te maken.
Zet het programma in blokken van 45 tot 60 minuten en reserveer per werkvorm minstens 10 minuten voor uitleg en wisselen. Zo loopt een discussie niet meteen door in de pauze.
Test de presentatie met de laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en afstandsbediening minimaal 1 werkdag vooraf. Leg ook 2 verlengkabels en stekkerdozen klaar; die ontbreken vaak pas wanneer de ruimte is opgebouwd.
Maak de ruimte 60 tot 90 minuten voor ontvangst gereed. Stel eerst tafels en stoelen op, richt daarna de presentatieruimte in en zet als laatste koffie, thee, water en hapjes klaar.
Tel voor de ontvangst 1 naamkaartje per deelnemer plus 5 reservekaartjes. Zet de deelnemerslijst op de ontvangsttafel en wijs één persoon aan die de eerste 15 minuten alleen registratie en vragen opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een project-kick-off?: Plan meestal 3 tot 4 uur voor een project-kick-off, inclusief ontvangst en één pauze. Reserveer daarnaast 60 tot 90 minuten voor de opbouw en 15 minuten na afloop voor het opruimen.
Wanneer stuur je de uitnodiging voor een project-kick-off?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 weken voor de bijeenkomst. Vraag deelnemers om uiterlijk 7 dagen vooraf te reageren, zodat catering, dieetwensen en naamkaartjes op tijd geregeld zijn.
Hoeveel catering heb je nodig voor een project-kick-off?: Voor een bijeenkomst van 3 tot 4 uur reken je per persoon op koffie of thee bij binnenkomst, minimaal 2 glazen water en 2 tot 3 kleine hapjes per pauzemoment. Bestel voor dieetwensen altijd enkele porties extra.
Wanneer test je de techniek voor een project-kick-off?: Test alle presentatietechniek minimaal 1 werkdag vooraf en nogmaals 30 minuten voor de ontvangst. Controleer niet alleen de beamer, maar ook beeld, geluid, HDMI-aansluiting, microfoon en de afstandsbediening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.