Cómo organizar un kick-off de proyecto sin perder el control

Un kick-off de proyecto necesita más que una presentación y una sala reservada. Empieza cerrando fecha, lugar y número estimado de asistentes; después coordina las inscripciones, el catering, el programa y a los ponentes. En los últimos días, la técnica, las necesidades dietéticas y la distribución de la sala concentran la mayoría de los problemas. Este plan te ayuda a seguir el orden correcto y llegar a la recepción con todo preparado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2
Enviar invitaciones
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Reservar el catering
6
Reservar el espacio
7
Crear el programa y el horario
2 personas
8
Preparar la presentación
2 personas
9
Confirmar a los ponentes y acompañantes
10
Preparar las dinámicas
2 personas
11
Preparar tarjetas de nombre
12
Imprimir la lista de participantes
13
Hacer la compra
2 personas
14
Probar la técnica y las presentaciones
2 personas
15
Comprobar el catering y las necesidades dietéticas
16
Gestionar el espacio y la llave
17
Colocar mesas y sillas
3 personas
18
Preparar el espacio de presentación
2 personas
19
Preparar la mesa de recepción
2 personas
20
Colgar la decoración
2 personas
21
Enfriar las bebidas
2 personas
22
Preparar café y té
2 personas
23
Preparar los aperitivos
2 personas

Evento

24
Recepción de participantes
3 personas
25
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
26
Servir café y té
2 personas
27
Realizar la presentación de apertura
2 personas
28
Explicar los objetivos del proyecto
2 personas
29
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
30
Guiar sesiones de trabajo interactivas
4 personas
31
Recopilar los resultados de las sesiones de trabajo
2 personas
32
Montar el bufé de cena
3 personas
33
Servir la cena y las bebidas
4 personas
34
Rellenar las bebidas
2 personas
35
Coordinar el cóctel informal de networking
2 personas
36
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

37
Empacar lo sobrante
2 personas
38
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
39
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
40
Recoger y retirar la basura
2 personas
41
Limpiar el espacio
2 personas
42
Apagar y guardar el equipo
2 personas
43
Devolver los objetos prestados
44
Archivar la lista de participantes y las notas
45
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Cubiertoscant. 60
Vasos para aguacant. 70
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 60
Bandejas para servircant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Pizarra de hojascant. 2
Atriles de rotafoliocant. 2
Mando a distancia de la presentación

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Pinzas de servircant. 6
Cucharonescant. 6

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 60
Manteles individualescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Carteles de flechascant. 6
Marcadorescant. 12
Post-itscant. 12
Bolígrafoscant. 70
Bloc de notas A4cant. 60

Limpieza

Papeleracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el espacio antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y preferencias dietéticas, especialmente si el catering necesita ajustar menús.
Define el programa antes de preparar las diapositivas. Reserva bloques concretos para presentaciones, dinámicas, pausas y preguntas, y confirma a cada ponente y acompañante con varios días de margen.
Haz una prueba técnica completa como mínimo el día anterior. Comprueba el proyector, la pantalla, el portátil, el cable HDMI, el micrófono, los altavoces y los alargadores con las presentaciones reales.
Calcula el montaje desde la llegada al espacio: mesas, sillas, recepción, zona de presentación, buffet y bebidas. Enfría las bebidas y deja listas las tarjetas de nombre antes de que llegue la primera persona.
No esperes al inicio para revisar el catering. Comprueba las cantidades y las necesidades dietéticas el día anterior, y prepara café, té, aperitivos, vajilla y utensilios de servicio con tiempo suficiente para la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un kick-off de proyecto?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva primero el espacio y el catering, y deja al menos 2 semanas para invitaciones, inscripciones y preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que probar la presentación y el equipo técnico?: Haz una prueba completa el día anterior y vuelve a encender el equipo entre 60 y 90 minutos antes de la recepción. Lleva las presentaciones definitivas y comprueba también el sonido y las conexiones.
¿Cuándo se debe cerrar el número de asistentes para el catering?: Cierra el recuento y las necesidades dietéticas entre 3 y 5 días antes. Así puedes confirmar cantidades, menús y vajilla sin improvisar el día del kick-off.
¿Cuánto tiempo hace falta para preparar la sala?: Calcula entre 90 minutos y 2 horas para colocar mesas y sillas, preparar la presentación, montar la recepción, distribuir las tarjetas y organizar el buffet. Añade tiempo si necesitas mover mobiliario o localizar la llave del espacio.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.