Projekt-Kick-off organisieren: der praktische Ablauf

Ein guter Projekt-Kick-off beginnt nicht mit der Präsentation, sondern mit einem klaren Ablauf und verbindlichen Zusagen. Lege zuerst Datum, Ort und Teilnehmerkreis fest, verschicke dann die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Danach folgen Raum, Catering, Programm und Technik. Plane den Aufbau so, dass Präsentationsbereich, Empfangstisch, Getränke und Namensschilder vor dem Eintreffen der ersten Teilnehmer bereitstehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Catering reservieren
6
Raum reservieren
7
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
8
Präsentation vorbereiten
2 Personen
9
Sprecher und Betreuer bestätigen
10
Arbeitsmethoden vorbereiten
2 Personen
11
Namensschilder vorbereiten
12
Teilnehmerliste ausdrucken
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Technik und Präsentationen testen
2 Personen
15
Catering und Ernährungswünsche prüfen
16
Raum und Schlüssel organisieren
17
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
18
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
19
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
20
Dekoration aufhängen
2 Personen
21
Getränke kalt stellen
2 Personen
22
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
23
Snacks bereitstellen
2 Personen

Event

24
Empfang der Teilnehmenden
3 Personen
25
Namensschilder verteilen
2 Personen
26
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
27
Kick-off-Präsentation halten
2 Personen
28
Projektziele erläutern
2 Personen
29
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
30
Interaktive Workshops begleiten
4 Personen
31
Ergebnisse von Arbeitssitzungen sammeln
2 Personen
32
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
33
Abendessen und Getränke servieren
4 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Informelle Networking-Getränke begleiten
2 Personen
36
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

37
Restbestände verpacken
2 Personen
38
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
39
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
40
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
41
Raum reinigen
2 Personen
42
Geräte ausschalten und verstauen
2 Personen
43
Geliehene Sachen zurückgeben
44
Teilnehmerliste und Notizen archivieren
45
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
ServierplattenAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
FlipchartAnz. 2
Flipchart-StänderAnz. 2
Präsentationsfernbedienung

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

NamensschilderAnz. 60
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
MarkerAnz. 12
Post-itsAnz. 12
StifteAnz. 70
A4-NotizblöckeAnz. 60

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, Raum und Catering zu reservieren und Einladungen rechtzeitig zu verschicken.
Setze eine Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Kick-off. Frage dabei ausdrücklich nach Ernährungswünschen und übertrage die Angaben direkt an das Catering.
Plane das Programm rückwärts vom Startzeitpunkt: Rechne für Aufbau, Techniktest und Empfang zusammen mindestens 90 Minuten ein. Ein Beamer-Test mit Laptop, HDMI-Kabel und Präsentationsfernbedienung verhindert Verzögerungen.
Bereite Namensschilder und eine gedruckte Teilnehmerliste am Vortag vor. Am Empfang brauchst du dann nur noch die Anmeldungen abzuhaken und die Schilder auszugeben.
Prüfe Getränke und Kaffee nicht erst beim Aufbau. Stelle Kühlboxen, Thermoskannen, Kaffeemaschinen und Wasserkocher am Vorabend bereit und kläre, wer sie am Veranstaltungstag auffüllt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Projekt-Kick-off organisieren?: Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und Teilnehmerkreis. Catering, Sprecher und Betreuung sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vorher bestätigt sein.
Wann sollte man die Einladungen zum Projekt-Kick-off verschicken?: Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Catering und Sitzordnung planbar bleiben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Projekt-Kick-off?: Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Präsentationsraum, Empfangstisch und Technik ein. Bei mehreren Präsentationen oder zusätzlicher Tontechnik sind 2 Stunden realistischer.
Was muss man beim Catering für einen Projekt-Kick-off beachten?: Übermittle dem Catering die endgültige Teilnehmerzahl und alle Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. Prüfe am Veranstaltungstag vor dem Empfang, ob die passenden Speisen, Teller, Besteck und Servierutensilien vollständig bereitstehen.

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