Zo organiseer je een proeverijmarkt

Een proeverijmarkt staat of valt met de voorbereiding van de standhouders en de logistiek achter de schermen. Leg eerst datum, programma en het aantal deelnemers vast; bepaal daarna per stand de proefporties, koelbehoefte en allergeneninformatie. Pas als de indeling en aanmeldingen duidelijk zijn, kun je gericht promoten en inkopen. Op de dag zelf draait het vooral om een logische bezoekersroute, voldoende proefglazen en een koude opslag die al vóór opening werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende standhouders benaderen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Markt promoten via sociale media
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Standhouders bevestigen
2 personen
9
Standindeling maken
2 personen
10
Reservering van locatie bevestigen
11
Stroompunten controleren
2 personen
12
Koelcapaciteit vastleggen
13
Proefporties per stand bepalen
2 personen
14
Allergeneninformatie opvragen
15
Menukaarten en prijskaartjes ontwerpen
16
Route- en informatieborden maken
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Contant geld voorbereiden
19
Leveringen met standhouders afstemmen
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Koelproducten ophalen
2 personen
23
Boodschappen controleren
2 personen
24
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
25
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
26
Proefbekers en servies verpakken
2 personen
27
Standhouders herinneren aan tijden
28
Locatie openen
2 personen
29
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Stroom en kabels aansluiten
2 personen
33
Verlichting ophangen
2 personen
34
Afvalpunten plaatsen
2 personen
35
Handwaspunten inrichten
2 personen
36
Informatiebalie opbouwen
2 personen
37
Betaalpunten testen
2 personen
38
Standhouders ontvangen
3 personen
39
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
40
Proefproducten uitladen
4 personen
41
Koelproducten over de stands verdelen
3 personen
42
Hapjes voorbereiden
4 personen
43
Proefporties klaarzetten
4 personen
44
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
45
Menukaarten ophangen
2 personen
46
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
47
Dranken koud zetten
2 personen
48
Openingscontrole uitvoeren
2 personen

Event

49
Bezoekers welkom heten
3 personen
50
Informatie bij de balie geven
2 personen
51
Proeverijen presenteren
8 personen
52
Proefporties aanvullen
4 personen
53
Dranken serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Koffie en thee bijvullen
2 personen
56
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Tafels schoonhouden
2 personen
59
Voorraad koel houden
2 personen
60
Standhouders ondersteunen
2 personen
61
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
62
Laatste proeverijen aankondigen
63
Bezoekers afscheid laten nemen
3 personen

Nazorg

64
Standhouders laten afbouwen
6 personen
65
Overgebleven voedsel verpakken
3 personen
66
Koelboxen leegmaken
2 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Tenten afbouwen
4 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Verlichting en kabels verwijderen
2 personen
72
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
76
Betaalapparatuur afsluiten
77
Gevonden voorwerpen registreren
78
Bezoekers informeren over gevonden voorwerpen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Tafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare proefglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Dessertbordjesaantal 180
Herbruikbare vorkenaantal 180
Herbruikbare messenaantal 120
Herbruikbare lepelsaantal 120
Serveerbordenaantal 24
Serveerschalenaantal 24
Schenkkanenaantal 8
Tangenaantal 16

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesjesaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Betaalterminalsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-bouwlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 8
Prijskaartjesaantal 40
Tafeldecoratieaantal 16
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalknijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handwasdispensersaantal 6
Jerrycans wateraantal 6

Catering

Proefportiebakjesaantal 250
Houten prikkersaantal 500
Servettenhoudersaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Boodschappen

Tips

Vraag standhouders uiterlijk 3 weken vooraf naar hun aanbod, allergenen en benodigde stroom. Zo kun je de standindeling maken zonder achteraf kabels of koelruimte te moeten improviseren.
Bepaal per stand één vaste proefportie en reken het totale aantal vooraf uit. Voor 12 stands en 80 bezoekers zijn bijvoorbeeld 960 proefporties nodig als iedereen alles kan proeven.
Controleer de koelcapaciteit minstens 7 dagen vooraf en wijs per koelbox of koelkast een duidelijke inhoud toe. Koelproducten ophalen en opslaan op de ochtend zelf geeft weinig ruimte voor fouten.
Maak een bezoekersroute met informatieborden en zet menukaarten en prijskaartjes vóór opening op hun plek. Bezoekers moeten in enkele seconden kunnen zien wat ze proeven en waar ze moeten betalen.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs één persoon aan voor leveringen, contant geld en betaalterminals. Zonder centraal aanspreekpunt blijven ontbrekende verlengkabels of standmaterialen vaak te lang liggen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel proefporties heb je nodig voor een proeverijmarkt?: Tel het aantal bezoekers maal het aantal stands en vermenigvuldig dat met één proefportie per stand. Bij 80 bezoekers en 12 stands kom je uit op 960 porties; maak daarnaast ongeveer 10 procent reserve voor morsen en extra bezoekers.
Wanneer moet je standhouders bevestigen voor een proeverijmarkt?: Bevestig standhouders bij voorkeur 3 weken vóór de markt. Vraag op dat moment ook hun definitieve aanbod, allergeneninformatie, levertijd en behoefte aan stroom, tafels of koeling op.
Hoeveel proefglazen heb je nodig?: Reken minimaal één glas per gelijktijdige bezoeker en plan een spoel- of inzamelpunt. Bij 80 bezoekers heb je dus minstens 80 herbruikbare proefglazen nodig; met 20 procent reserve zijn 96 glazen praktischer.
Wanneer doe je de boodschappen voor een proeverijmarkt?: Houdbare voorraad kun je 2 tot 3 dagen vooraf sorteren. Koelproducten haal je zo laat mogelijk op, bij voorkeur op de dag zelf, en sla je direct gekoeld op; controleer alle leveringen vóór de standhouders arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.