Verkostungsmarkt organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Bei einem Verkostungsmarkt hängen Ablauf und Qualität an vielen kleinen Abstimmungen. Lege zuerst Datum und Programm fest, gewinne danach die Aussteller und öffne die Anmeldung. Sobald die Teilnehmerzahlen absehbar sind, planst du Stände, Strom, Kühlung und Probiermengen. In den letzten Tagen prüfst du Lieferungen, lagerst Kühlprodukte richtig und verteilst klare Aufgaben an Helfer und Standbetreiber.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Aussteller ansprechen
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Markt über soziale Medien bewerben
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
9
Standaufteilung erstellen
2 Personen
10
Reservierung der Location bestätigen
11
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
12
Kühlkapazität festlegen
13
Probierportionen pro Stand festlegen
2 Personen
14
Allergeninformationen einholen
15
Speisekarten und Preisschilder gestalten
16
Wegweis- und Informationstafeln erstellen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Bargeld vorbereiten
19
Lieferungen mit Standbetreibern abstimmen
2 Personen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Kühlprodukte abholen
2 Personen
23
Einkäufe prüfen
2 Personen
24
Lagerbestände sortieren
2 Personen
25
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
26
Probebecher und Geschirr verpacken
2 Personen
27
Standbetreiber an Zeiten erinnern
28
Location öffnen
2 Personen
29
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Strom und Kabel anschließen
2 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
34
Müllstationen aufstellen
2 Personen
35
Handwaschstationen einrichten
2 Personen
36
Infotresen aufbauen
2 Personen
37
Zahlungspunkte testen
2 Personen
38
Aussteller empfangen
3 Personen
39
Standplätze zuweisen
2 Personen
40
Probierprodukte ausladen
4 Personen
41
Kühlprodukte auf die Stände verteilen
3 Personen
42
Snacks vorbereiten
4 Personen
43
Probierportionen bereitstellen
4 Personen
44
Allergenkarten auslegen
2 Personen
45
Speisekarten aufhängen
2 Personen
46
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
47
Getränke kalt stellen
2 Personen
48
Eröffnungscheck durchführen
2 Personen

Event

49
Besucher begrüßen
3 Personen
50
Informationen am Empfang geben
2 Personen
51
Verkostungen präsentieren
8 Personen
52
Verkostungsportionen auffüllen
4 Personen
53
Getränke servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
56
Benutztes Geschirr einsammeln
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Tische sauber halten
2 Personen
59
Vorrat kühl halten
2 Personen
60
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
61
Besucherströme lenken
2 Personen
62
Letzte Verkostungen ankündigen
63
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
6 Personen
65
Übrig gebliebene Lebensmittel verpacken
3 Personen
66
Kühlboxen leeren
2 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Zelte abbauen
4 Personen
70
Dekoration entfernen
2 Personen
71
Beleuchtung und Kabel entfernen
2 Personen
72
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
73
Location reinigen
4 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Restbestand einlagern
2 Personen
76
Zahlungsgeräte abschließen
77
Fundgegenstände registrieren
78
Besucher über Fundsachen informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 8
TischeAnz. 12
StehtischeAnz. 6
StühleAnz. 60
BarhockerAnz. 12
TischdeckenAnz. 16
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-ProbiergläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
DesserttellerAnz. 180
Wiederverwendbare GabelnAnz. 180
Wiederverwendbare MesserAnz. 120
Wiederverwendbare LöffelAnz. 120
ServiertellerAnz. 24
ServierschalenAnz. 24
KaraffenAnz. 8
ZangenAnz. 16

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
KartenterminalsAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
Willkommensschild
InfotafelnAnz. 8
PreisschilderAnz. 40
TischdekorationAnz. 16
KreidetafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallzangenAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
BesensetsAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandwaschspenderAnz. 6
WasserkanisterAnz. 6

Catering

ProbierbecherAnz. 250
HolzpickerAnz. 500
ServiettenhalterAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens acht Wochen vorher mit Datum, Programm und der Ansprache der Aussteller. Öffne das Anmeldeformular erst, wenn du Teilnahmebedingungen und benötigte Angaben wie Ernährungswünsche festgelegt hast.
Plane die Probierportionen je Stand vor der Bestellung. So lässt sich die benötigte Menge realistisch kalkulieren und du verhinderst, dass einzelne Anbieter zu früh ausverkauft sind.
Hole Allergeninformationen spätestens zwei Wochen vor dem Markt ein und übertrage sie in Speisekarten oder gut sichtbare Hinweisschilder. Fehlende Angaben kurz vor dem Aufbau sind deutlich schwerer nachzufassen.
Erstelle den Standplan nach der Anmeldefrist und prüfe jeden Stromanschluss praktisch vor Ort. Rechne Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlgeräte ein und halte Verlängerungskabel sowie Kühlboxen für Engpässe bereit.
Stimme Lieferzeiten spätestens drei Tage vorher mit den Standbetreibern ab. Kontrolliere die Einkäufe bei der Anlieferung, sortiere die Lagerbestände und lagere alle Kühlprodukte unmittelbar gekühlt ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Verkostungsmarkt organisieren?: Starte etwa acht bis zwölf Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum kannst du Aussteller gewinnen, die Anmeldung öffnen, die Location bestätigen und Kühlung sowie Strom planen.
Wann muss der Standplan für einen Verkostungsmarkt fertig sein?: Erstelle den Standplan direkt nach Ende der Anmeldefrist, idealerweise spätestens zwei Wochen vorher. So bleiben noch mindestens zehn Tage für Korrekturen bei Strom, Wegen und Tischgrößen.
Wie viele Probierportionen braucht jeder Stand?: Lege die Menge anhand der erwarteten Besucherzahl und der Öffnungsdauer fest und stimme sie mindestens zwei Wochen vorher mit jedem Stand ab. Plane zusätzlich eine Reserve von etwa 10 Prozent ein, wenn stark nachgefragte Produkte angeboten werden.
Wann sollte man Allergene und Ernährungswünsche erfassen?: Frage Allergene und Ernährungswünsche bereits im Anmeldeformular ab und fordere fehlende Angaben spätestens zwei Wochen vor dem Markt nach. Die Informationen sollten vor dem Druck der Speisekarten vollständig vorliegen.

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