Organiser un marché de dégustation, étape par étape

Un marché de dégustation se prépare d’abord comme un parcours visiteur : les exposants, les stands et les dégustations doivent être prêts dans le même ordre. Commencez par fixer la date, le programme et la capacité du lieu, puis ouvrez les inscriptions et confirmez les besoins de chaque participant. Les points qui posent le plus souvent problème sont le froid, les branchements, les allergènes, les livraisons et le manque de verres ou de petites assiettes. Prévoyez ces vérifications avant les achats et la mise en place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les exposants participants
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Promouvoir le marché sur les réseaux sociaux
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les exposants
2 personnes
9
Préparer le plan du stand
2 personnes
10
Confirmer la réservation du lieu
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Définir la capacité de refroidissement
13
Définir les portions de dégustation par stand
2 personnes
14
Demander les informations sur les allergènes
15
Concevoir les menus et les étiquettes de prix
16
Créer des panneaux de route et d’information
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Préparer l’argent liquide
19
Coordonner les livraisons avec les exposants
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Vérifier les courses
2 personnes
24
Trier les denrées non périssables
2 personnes
25
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
26
Emballer les gobelets de dégustation et la vaisselle
2 personnes
27
Rappeler les horaires aux exposants
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Brancher l'électricité et les câbles
2 personnes
33
Installer l'éclairage
2 personnes
34
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
35
Installer des points de lavage des mains
2 personnes
36
Monter le comptoir d'information
2 personnes
37
Tester les points de paiement
2 personnes
38
Accueillir les exposants
3 personnes
39
Attribuer les emplacements
2 personnes
40
Décharger les produits de dégustation
4 personnes
41
Répartir les produits frais sur les stands
3 personnes
42
Préparer les en-cas
4 personnes
43
Préparer les portions de dégustation
4 personnes
44
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
45
Afficher les menus
2 personnes
46
Préparer le café et le thé
2 personnes
47
Mettre les boissons au frais
2 personnes
48
Effectuer le contrôle d’ouverture
2 personnes

Événement

49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Donner des informations à l’accueil
2 personnes
51
Présenter les dégustations
8 personnes
52
Réapprovisionner les portions de dégustation
4 personnes
53
Servir les boissons
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
56
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Garder les tables propres
2 personnes
59
Conserver au frais
2 personnes
60
Soutenir les exposants
2 personnes
61
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
62
Annoncer les dernières dégustations
63
Faire dire au revoir aux visiteurs
3 personnes

Suivi

64
Faire démonter les stands
6 personnes
65
Emballer les restes
3 personnes
66
Vider les glacières
2 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter les tentes
4 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Retirer l’éclairage et les câbles
2 personnes
72
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
73
Nettoyer le lieu
4 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes
76
Fermer le matériel de paiement
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Informer les visiteurs des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 8
Tablesqté 12
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Verres de dégustation réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettes réutilisablesqté 180
Couteaux réutilisablesqté 120
Cuillères réutilisablesqté 120
Assiettes de serviceqté 24
Plateaux de serviceqté 24
Carafesqté 8
Pincesqté 16

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 8
Étiquettes de prixqté 40
Décoration de tableqté 16
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Jerricans d’eauqté 6

Catering

Barquettes de dégustationqté 250
Pics en boisqté 500
Porte-serviettesqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Courses

Conseils

Fixez la capacité avant d’envoyer les invitations. Pour chaque exposant, notez le nombre de personnes attendu, l’espace de stand nécessaire et les besoins en tables, prises et refroidissement.
Demandez les informations sur les allergènes au moment de l’inscription, pas la veille. Préparez ensuite des étiquettes lisibles pour chaque produit et gardez une version complète à l’accueil.
Définissez une portion de dégustation par stand avant les courses. Cette règle permet d’estimer les quantités, d’éviter les ruptures et de comparer les besoins en assiettes, verres, couverts et plateaux.
Coordonnez les livraisons avec les exposants sur des créneaux précis. Stockez immédiatement les produits frais au froid et vérifiez les denrées reçues avant l’ouverture des stands.
Testez les prises, les rallonges, les terminaux de paiement et les équipements de café avant l’arrivée du public. Faites aussi un plan de circulation avec les panneaux d’information et les emplacements des bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de dégustation ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de contacter les exposants, ouvrir les inscriptions, confirmer le lieu, recueillir les allergènes et organiser les livraisons.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de dégustation ?: Confirmez-les au plus tard 2 semaines avant l’événement. Vous pourrez alors finaliser le plan des stands, les étiquettes, les portions, les branchements et la répartition des bénévoles.
Combien de portions prévoir par personne ?: Définissez une portion par stand selon le nombre d’inscrits et le programme, puis ajoutez une marge de 10 à 15 %. Une portion de dégustation doit rester petite pour permettre de goûter plusieurs produits.
Quand acheter et récupérer les produits frais ?: Achetez les produits non périssables quelques jours avant, puis récupérez les produits frais le jour même ou la veille selon leur conservation. Contrôlez les quantités dès la livraison et placez immédiatement les produits sensibles au froid.

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