Zo organiseer je een proeverij zonder last-minute gedoe

Bij een proeverij draait de planning vooral om volgorde, kleine porties en duidelijke informatie. Leg eerst datum, programma en ruimte vast, en werk daarna toe naar de producten, proefkaarten en inrichting. Verzamel dieetwensen vroeg, controleer allergeneninformatie en bevestig leveranciers voordat je boodschappen doet. Op de dag zelf moeten verse producten, gekoelde dranken en proefstations in een vaste volgorde klaarstaan, zodat deelnemers rustig kunnen proeven en vergelijken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Leveranciers bevestigen
7
Proefproducten selecteren
2 personen
8
Proefvolgorde bepalen
2 personen
9
Tafelindeling maken
10
Productlabels voorbereiden
11
Proefkaarten afdrukken
12
Naamkaartjes voorbereiden
13
Benodigdheden controleren
2 personen
14
Voorraad houdbare producten controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Verse producten ophalen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Proefproducten sorteren
2 personen
19
Allergeneninformatie controleren
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Groenten en fruit snijden
2 personen
22
Dips en sauzen klaarzetten
2 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
24
Proefstations inrichten
3 personen
25
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
26
Drankenstation inrichten
2 personen
27
Decoratie ophangen
2 personen
28
Verlichting controleren
29
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
30
Laatste hygiënecontrole uitvoeren
2 personen

Event

31
Gasten ontvangen
3 personen
32
Proeverij uitleggen
33
Proefproducten presenteren
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
37
Proefstations aanvullen
2 personen
38
Afvalbakken legen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

41
Resterende producten verpakken
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Ruimte schoonmaken
3 personen
45
Afval afvoeren
2 personen
46
Apparatuur reinigen
2 personen
47
Materialen retourneren
2 personen
48
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Kleine bordenaantal 70
Dessertbordenaantal 60
Vorkenaantal 70
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveerplateausaantal 12
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Wegende schalenaantal 2

Decoratie

Productkaartjesaantal 40
Naamkaartjesaantal 55
Tafeldecoratieaantal 8
Menubordenaantal 6
Pennenaantal 30

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasteilaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal de proefvolgorde voordat je producten sorteert. Begin met lichte of milde smaken en bouw op naar krachtigere producten; zo voorkom je dat een zwaar product de rest overheerst.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en controleer de allergeneninformatie opnieuw zodra de producten binnen zijn. Zet afwijkende hapjes en sauzen apart en label ze duidelijk.
Maak per proefronde een productkaartje en proefkaart. Noteer minimaal de naam, volgorde en ruimte voor opmerkingen; zonder die informatie raken deelnemers na enkele rondes het overzicht kwijt.
Plan het snijden van groenten en fruit en het klaarmaken van dips zo dicht mogelijk op de start. Haal verse producten op de dag zelf op en houd gekoelde dranken tot het laatste moment koud in koelboxen.
Richt de proefstations eerst in met tafels, glazen, kleine borden en serveerschalen en controleer daarna pas de voorraad. Test koffiezetapparaten, waterkokers, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een proeverij te organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met de ruimte, datum, het programma en de uitnodigingen. Plan de productkeuze, proefvolgorde en materialen uiterlijk 1 week voor de proeverij; verse boodschappen regel je op de dag zelf.
Hoeveel proefproducten heb je nodig voor een proeverij?: Reken per product op kleine proefporties en stem het aantal af op de duur van het programma. Plan bij meerdere rondes minimaal 10 tot 15 minuten per ronde, inclusief proeven, notities en het wisselen van servies.
Wanneer moet je dieetwensen en allergieën uitvragen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie ongeveer 1 week vooraf. Controleer de etiketten en allergeneninformatie nogmaals wanneer je de producten ontvangt, niet pas tijdens het serveren.
Wanneer richt je de proefstations in?: Zet tafels, stoelen, glazen, borden en kaartjes op de dag zelf enkele uren voor aanvang klaar. Snijd verse producten en zet gekoelde dranken pas in het laatste uur klaar, zodat kwaliteit en temperatuur behouden blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.