Organiser une dégustation, étape par étape

Une dégustation réussie se prépare dans un ordre précis : réserver la salle, fixer le programme, puis gérer les inscriptions et les besoins alimentaires. Ensuite, sélectionnez les produits et définissez l’ordre des essais avant de commander ou d’acheter. Les détails qui prennent le plus souvent du retard sont les étiquettes, les allergènes, le refroidissement des boissons et le matériel de service. Prévoyez aussi une installation suffisamment tôt pour accueillir les participants sans précipitation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les fournisseurs
7
Sélectionner les produits à déguster
2 personnes
8
Définir l’ordre des essais
2 personnes
9
Établir le plan de table
10
Préparer les étiquettes produits
11
Imprimer les cartes de dégustation
12
Préparer les badges nominatifs
13
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
14
Vérifier le stock de produits non périssables
15
Faire les courses
2 personnes
16
Récupérer les produits frais
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Classer les produits de dégustation
2 personnes
19
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Couper les fruits et légumes
2 personnes
22
Préparer les dips et les sauces
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
3 personnes
24
Installer les stands de dégustation
3 personnes
25
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
26
Installer le bar à boissons
2 personnes
27
Installer la décoration
2 personnes
28
Vérifier l'éclairage
29
Installer la table d’inscription
2 personnes
30
Effectuer le dernier contrôle d’hygiène
2 personnes

Événement

31
Accueillir les invités
3 personnes
32
Expliquer la dégustation
33
Présenter les produits de dégustation
2 personnes
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
37
Réapprovisionner les stands de dégustation
2 personnes
38
Vider les poubelles
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Annoncer le dernier tour

Suivi

41
Emballer les produits restants
2 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
44
Nettoyer l’espace
3 personnes
45
Évacuer les déchets
2 personnes
46
Nettoyer l’équipement
2 personnes
47
Retourner les matériels
2 personnes
48
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 60
Verres à eauqté 60
Petites assiettesqté 70
Assiettes à dessertqté 60
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Balances de peséeqté 2

Décoration

Étiquettes de produitsqté 40
Badges nominatifsqté 55
Décoration de tableqté 8
Panneaux de menuqté 6
Stylosqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Bac à vaisselleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Laissez au moins 10 à 14 jours pour recueillir les inscriptions, les allergies et les besoins alimentaires.
Limitez la séance à un ordre d’essai clairement défini et préparez une carte de dégustation pour chaque participant. Imprimez aussi les étiquettes avant le jour J afin de ne pas identifier les produits au dernier moment.
Vérifiez le matériel au moins 48 heures à l’avance : verres à vin et à eau, petites assiettes, couverts, bols, plateaux, pinces et ustensiles de découpe. Comptez un verre à eau et une assiette par personne, plus 10 % de réserve.
Récupérez les produits frais le jour même ou la veille, puis classez tous les produits selon l’ordre des essais. Mettez les boissons à refroidir plusieurs heures avant le début, plutôt qu’au moment de l’installation.
Commencez l’installation des tables, chaises et stands au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités. Placez les badges, les cartes, les panneaux de menu et les informations sur les allergènes à des endroits visibles dès l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une dégustation ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Réservez la salle et fixez le programme dès le départ, puis gardez les 48 dernières heures pour confirmer les fournisseurs, vérifier le matériel et acheter les produits manquants.
Dans quel ordre préparer une dégustation ?: Commencez par la salle, la date et le programme, puis envoyez les invitations et traitez les inscriptions. Sélectionnez ensuite les produits, définissez l’ordre des essais, vérifiez les allergènes et terminez par les achats, le refroidissement et l’installation.
Combien de verres et d’assiettes prévoir par personne ?: Prévoyez au minimum un verre à eau et une petite assiette par personne, avec environ 10 % de réserve. Pour une dégustation de boissons, ajoutez les verres à vin nécessaires selon le nombre de références et le mode de service.
Quand préparer les produits frais et les boissons ?: Récupérez les produits frais le jour même ou la veille selon leur conservation. Placez les boissons au frais plusieurs heures avant le début et classez les produits dans l’ordre des essais avant l’arrivée des participants.

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