Zo organiseer je een proefstudeerdag zonder gaten in het programma

Een proefstudeerdag vraagt meer voorbereiding dan alleen lokalen reserveren. Je koppelt presentaties, workshops, rondleidingen en ontvangst aan een programma dat voor bezoekers logisch te volgen is. Begin daarom met datum, tijdsblokken en capaciteit per zaal; leg daarna docenten, studentambassadeurs en workshopbegeleiders vast. Pas wanneer het programma staat, publiceer je het aanmeldformulier en regel je catering, techniek, routekaarten en badges. De laatste controle draait vooral om overdrachten: wie staat waar, welke presentatie draait op welke laptop en hoe vinden deelnemers hun volgende onderdeel?

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Zalen en lokalen reserveren
2 personen
3
Rondleidingsroute bepalen
2 personen
4
Docenten voor presentaties vastleggen
2 personen
5
Studentambassadeurs inplannen
2 personen
6
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Socialmediaberichten plaatsen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
13
Programma per e-mail bevestigen
14
Parkeerinformatie versturen
15
Catering reserveren
2 personen
16
Techniek per zaal controleren
2 personen
17
Presentaties verzamelen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Aanwezigheidslijsten afdrukken
20
Routekaarten afdrukken
21
Badges en polsbandjes sorteren
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Koelproducten ophalen
2 personen
25
Materialen naar locatie brengen
3 personen
26
Locatie en lokalen openen
2 personen
27
Ontvangstbalie opbouwen
3 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
29
Presentatieruimtes inrichten
4 personen
30
Workshopruimtes inrichten
4 personen
31
Informatiestands opbouwen
4 personen
32
Routebordjes ophangen
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Techniek aansluiten
3 personen
35
Presentaties testen
2 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
40
Briefing voor medewerkers geven
3 personen

Event

41
Aanmeldbalie bemannen
3 personen
42
Bezoekers welkom heten
3 personen
43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
44
Programma toelichten
45
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
46
Studievoorlichtingen begeleiden
6 personen
47
Rondleidingen begeleiden
6 personen
48
Workshops begeleiden
8 personen
49
Informatiestands bemannen
8 personen
50
Ouders te woord staan
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet netjes houden
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Deelnemersvragen beantwoorden
3 personen
58
Avondprogramma begeleiden
4 personen
59
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
60
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Presentatiematerialen verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Buffet opruimen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
66
Versiering verwijderen
3 personen
67
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
68
Zalen schoonmaken
4 personen
69
Materialen terugbrengen
3 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Gevonden voorwerpen nabellen
72
Bedankmail versturen
73
Aanmeldgegevens archiveren
74
Foto's veilig opslaan
75
Openstaande facturen verzamelen
76
Locatiecontrole afronden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 8
Projectorenaantal 6
Projectieschermenaantal 6
Laptopspeakersaantal 6
Microfoonsaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 8
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffielepelsaantal 120
Waterkannenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 20
Posterklemmenaantal 30
Presentatiebordenaantal 12
Pijlbordjesaantal 20
Infostandaardjesaantal 12

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Naamkaartjesaantal 130
Polsbandjesaantal 130
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 130
Badgehoudersaantal 130
Koffieroerstaafjesaantal 250
Suikersticksaantal 250
Serveerplateausaantal 12
Thermosbekersaantal 20
Boodschappen

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Werk eerst met een capaciteitsoverzicht per onderdeel. Zo voorkom je dat een rondleiding of workshop meer deelnemers krijgt dan de zaal, begeleider of beschikbare stoelen aankan.
Plan de rondleidingsroute vóór je communicatie verstuurt. Noteer per stop de verzameltijd en looptijd en druk routekaarten af; bezoekers raken vooral de aansluiting tussen lokalen kwijt.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventaris uiterlijk één week voor de proefstudeerdag. Geef die aantallen daarna door aan de catering, niet pas op de ochtend zelf.
Verzamel presentaties minimaal drie werkdagen vooraf en test per zaal laptop, projector, scherm, HDMI-kabel, microfoon en stekkerdoos. Bewaar een reservekopie op een USB-stick.
Maak naast de aanwezigheidslijsten een bezettingsrooster voor inschrijftafels, rondleidingen en workshops. Leg badges, polsbandjes en naamkaartjes per groep klaar, zodat de ontvangst niet ophoudt bij één lange stapel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een proefstudeerdag organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, zalen en begeleiders. Publiceer het aanmeldformulier zodra de belangrijkste onderdelen vaststaan en controleer de definitieve aantallen één week voor de dag.
Hoeveel studentambassadeurs heb je nodig voor een proefstudeerdag?: Plan minimaal één studentambassadeur per rondleidingsgroep en houd daarnaast één persoon vrij voor vragen en uitval. Bij groepen van ongeveer 15 tot 20 bezoekers betekent dat meestal één begeleider per groep plus één centrale achtervang.
Wanneer moet je de techniek voor een proefstudeerdag testen?: Doe de volledige test uiterlijk één werkdag vooraf en controleer op de dag zelf elke zaal nog 30 tot 60 minuten vóór de eerste presentatie. Test niet alleen de projector, maar ook microfoons, speakers, HDMI-kabels, stroompunten en presentaties.
Wanneer verstuur je de laatste informatie naar deelnemers?: Stuur het bevestigde programma, parkeerinformatie en praktische route uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld ook het ontvangstpunt, de starttijd, wat deelnemers moeten meenemen en een contactpersoon voor vragen op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.