Organiser une journée découverte des études, étape par étape

Une journée découverte des études se prépare comme un parcours, pas comme une simple réunion. Commencez par fixer la date et le programme, puis bloquez les salles, définissez l’itinéraire et confirmez les enseignants, ambassadeurs étudiants et animateurs. Les inscriptions servent ensuite à ajuster les groupes, les besoins alimentaires et l’accueil. La dernière semaine doit être consacrée aux supports, aux badges, à la technique et à la circulation du matériel sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver les salles et les locaux
2 personnes
3
Définir l’itinéraire de la visite
2 personnes
4
Confirmer les enseignants pour les présentations
2 personnes
5
Planifier les ambassadeurs étudiants
2 personnes
6
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier des messages sur les réseaux sociaux
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répondre aux questions des participants
2 personnes
13
Confirmer le programme par e-mail
14
Envoyer les infos de parking
15
Réserver le catering
2 personnes
16
Vérifier la technique par salle
2 personnes
17
Rassembler les présentations
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les listes de présence
20
Imprimer les cartes d'itinéraire
21
Trier les badges et les bracelets
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer les produits frais
2 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
26
Ouvrir le lieu et les salles
2 personnes
27
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
5 personnes
29
Aménager les espaces de présentation
4 personnes
30
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
31
Monter les stands d’information
4 personnes
32
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Brancher la technique
3 personnes
35
Tester les présentations
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Donner le briefing aux collaborateurs
3 personnes

Événement

41
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer les badges
2 personnes
44
Présenter le programme
45
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
46
Accompagner les séances d’information sur les études
6 personnes
47
Accompagner les visites guidées
6 personnes
48
Encadrer les ateliers
8 personnes
49
Tenir les stands d'information
8 personnes
50
Accueillir les parents
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Répondre aux questions des participants
3 personnes
58
Encadrer le programme du soir
4 personnes
59
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
60
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

61
Éteindre la technique
2 personnes
62
Rassembler le matériel de présentation
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Démonter le buffet
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
68
Nettoyer les salles
4 personnes
69
Rapporter le matériel
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Rappeler pour les objets trouvés
72
Envoyer un e-mail de remerciement
73
Archiver les données d’inscription
74
Sauvegarder les photos en toute sécurité
75
Rassembler les factures impayées
76
Finaliser le contrôle du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 8
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Projecteursqté 6
Écrans de projectionqté 6
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 6
Microphonesqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 8
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Cuillères à caféqté 120
Carafes d’eauqté 12

Décoration

Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Guirlandes de fanionsqté 12
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 20
Pinces à affichesqté 30
Panneaux de présentationqté 12
Panneaux de directionqté 20
Présentoirs d’informationqté 12

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Badges nominatifsqté 130
Braceletsqté 130
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 130
Porte-badgesqté 130
Bâtonnets pour caféqté 250
Bâtonnets de sucreqté 250
Plateaux de serviceqté 12
Mugs isothermesqté 20
Courses

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez les horaires d’accueil, de présentation, de visite et d’atelier, puis indiquez la durée de chaque étape.
Dessinez l’itinéraire avec les salles réellement utilisées et préparez une carte par participant. Ajoutez une marge de 10 à 15 minutes entre deux activités pour absorber les retards et les déplacements.
Confirmez les intervenants au moins 2 semaines avant la date. Pour chaque présentation, demandez le fichier final, vérifiez le projecteur, le câble HDMI, le microphone et les prises dans la salle concernée.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin d’imprimer les listes de présence, préparer les badges et répartir les groupes. Profitez-en pour relancer les inscrits sans réponse et traiter les besoins alimentaires.
Réservez le catering selon le nombre confirmé, puis gérez les produits frais et le transport le jour même. Contrôlez avant l’ouverture les machines à café, thermos, verres, assiettes, couverts et poubelles : ces éléments sont souvent oubliés alors qu’ils conditionnent les pauses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée découverte des études ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les salles, confirmer les enseignants et animateurs, publier les inscriptions, réserver le catering et tester la technique.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée découverte des études ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant la date et clôturez-les 3 à 5 jours avant. Vous aurez ainsi un nombre fiable pour les groupes, les badges, les listes de présence et les besoins alimentaires.
Combien de personnes prévoir par groupe de visite ?: Limitez chaque groupe à environ 15 à 20 participants si le parcours comprend plusieurs salles ou des échanges avec des enseignants. Au-delà, prévoyez un deuxième ambassadeur étudiant ou divisez le groupe pour éviter les embouteillages.
Quand vérifier le matériel audiovisuel ?: Faites une vérification dans chaque salle au moins 48 heures avant, puis un contrôle rapide le matin même. Testez les ordinateurs, projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs, câbles HDMI, rallonges et multiprises.

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