Cómo organizar una jornada de prueba de estudios

Una jornada de prueba de estudios necesita más que reservar unas aulas: hay que coordinar recorridos, presentaciones, talleres y atención a los participantes en el mismo horario. Empieza por fijar la fecha y el programa, y después cierra espacios, responsables e inscripciones. La semana del evento conviene confirmar la asistencia, las preferencias dietéticas y la información de aparcamiento. El día anterior, comprueba la técnica de cada sala y prepara acreditaciones, mapas y listas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar salas y aulas
2 personas
3
Definir la ruta del recorrido
2 personas
4
Asignar a los docentes para las presentaciones
2 personas
5
Programar embajadores estudiantiles
2 personas
6
Asignar monitores del taller
2 personas
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar mensajes en redes sociales
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Responder preguntas de los participantes
2 personas
13
Confirmar el programa por e-mail
14
Enviar la información de aparcamiento
15
Reservar el catering
2 personas
16
Comprobar la técnica por sala
2 personas
17
Recopilar las presentaciones
18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
19
Imprimir las listas de asistencia
20
Imprimir mapas de ruta
21
Clasificar acreditaciones y pulseras
2 personas
22
Comprobar la lista de la compra
23
Hacer la compra
3 personas
24
Recoger productos refrigerados
2 personas
25
Llevar materiales al lugar
3 personas
26
Abrir el lugar y las salas
2 personas
27
Montar el mostrador de recepción
3 personas
28
Colocar mesas y sillas
5 personas
29
Montar las salas de presentación
4 personas
30
Montar las salas del taller
4 personas
31
Montar los stands informativos
4 personas
32
Colocar los carteles de ruta
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Conectar la técnica
3 personas
35
Probar presentaciones
2 personas
36
Preparar café y té
3 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Preparar aperitivos
4 personas
39
Preparar el buffet de catering
3 personas
40
Dar briefing al personal
3 personas

Evento

41
Atender el mostrador de inscripciones
3 personas
42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
43
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
44
Presentar el programa
45
Presentar la apertura
2 personas
46
Acompañar las sesiones informativas sobre estudios
6 personas
47
Guiar visitas
6 personas
48
Guiar talleres
8 personas
49
Atender los puestos de información
8 personas
50
Atender a los padres
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Mantener el buffet ordenado
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
57
Responder a las preguntas de los participantes
3 personas
58
Coordinar el programa de la noche
4 personas
59
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
60
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

61
Apagar la técnica
2 personas
62
Reunir materiales de presentación
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger el buffet
3 personas
65
Recoger mesas y sillas
5 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Clasificar y retirar residuos
3 personas
68
Limpiar las salas
4 personas
69
Devolver los materiales
3 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Llamar para los objetos perdidos
72
Enviar correo de agradecimiento
73
Archivar datos de inscripción
74
Guardar fotos de forma segura
75
Recopilar las facturas pendientes
76
Completar la inspección del lugar
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de inscripcióncant. 3
Mesas plegablescant. 18
Sillascant. 120
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 20
Percheroscant. 2
Papeleracant. 10

Equipo

Portátilescant. 8
Proyectorescant. 6
Pantallas de proyeccióncant. 6
Altavoces para portátilcant. 6
Micrófonoscant. 3
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cables HDMIcant. 8
Memorias USBcant. 4
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharillas de cafécant. 120
Jarras de aguacant. 12

Decoración

Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 3
Guirnaldascant. 12
Arreglos floralescant. 8
Decoración de mesacant. 20
Pinzas para cartelescant. 30
Paneles de presentacióncant. 12
Carteles de flechascant. 20
Atriles informativoscant. 12

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Catering

Tarjetas de nombrecant. 130
Pulserascant. 130
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 130
Portabadgescant. 130
Agitadores de cafécant. 250
Palitos de azúcarcant. 250
Bandejas para servircant. 12
Vasos térmicoscant. 20
Compras

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Consejos

Define primero un programa con horas de inicio, duración de cada presentación y tiempo de traslado entre aulas. Si el recorrido incluye varias salas, añade al menos 10 minutos de margen por cambio.
Reserva las salas y aulas antes de publicar el formulario de inscripción. Confirma también qué espacio necesita proyector, micrófono, altavoces o cables HDMI; una comprobación por sala evita improvisaciones.
Asigna por adelantado a docentes, embajadores estudiantiles y monitores del taller. Envía a cada persona su horario y punto de encuentro al menos 7 días antes, para detectar ausencias a tiempo.
Cierra las inscripciones con una fecha límite y recoge las preferencias dietéticas antes de reservar el catering. Revisa las respuestas dos veces: primero al cerrar el formulario y otra vez 48 horas antes.
Prepara por separado las listas de asistencia, tarjetas de nombre, pulseras, mapas de ruta y presentaciones. Lleva cables alargadores, regletas, baterías externas y una memoria USB con los archivos, aunque la presentación ya se haya enviado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de prueba de estudios?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar el programa, reservar salas y asignar responsables. Abre las inscripciones cuando el recorrido y los horarios estén confirmados, idealmente 3 o 4 semanas antes.
¿Cuándo hay que comprobar la técnica de las aulas?: Haz una primera comprobación durante la semana anterior y repite la prueba el día antes. Verifica en cada sala el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces, los cables HDMI y las regletas.
¿Cuándo se debe cerrar el catering?: Recoge las preferencias dietéticas hasta 7 días antes y confirma el número final con el catering entre 3 y 5 días antes. Reserva algunas raciones adicionales si la asistencia suele variar.
¿Qué hay que enviar a los participantes antes de la jornada?: Envía el programa confirmado, la información de aparcamiento y las indicaciones del recorrido entre 3 y 5 días antes. Incluye también un contacto para preguntas y la hora recomendada de llegada para la inscripción.

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