Zo organiseer je een proeflesdag zonder last-minute chaos

Begin met een helder programma: welke proeflessen bied je aan, hoe lang duren ze en hoeveel deelnemers passen per ruimte? Bevestig daarna docenten, begeleiders, ruimtes en tijden voordat je uitnodigingen verstuurt. Gebruik het aanmeldformulier om dieetwensen en voorkeuren te verzamelen, zodat je groepen tijdig kunt indelen. In de laatste week verschuift de aandacht naar materialen, route-informatie, ontvangst en de praktische inrichting van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Docenten en begeleiders bevestigen
2 personen
3
Ruimtes en tijden reserveren
4
Proeflessen beschrijven
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Publiciteit ophangen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemers indelen
2 personen
11
Definitief programma versturen
12
Materialen controleren
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen verzamelen
3 personen
16
Route en parkeerinformatie plaatsen
2 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Ruimtes schoonmaken
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Proeflesmaterialen klaarleggen
4 personen
21
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Docenten instrueren
2 personen
25
Aanwezigheidslijsten klaarleggen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Programma toelichten
29
Proeflessen begeleiden
6 personen
30
Pauzehapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
33
Inschrijvingen voor vervolglessen opnemen
2 personen
34
Avondprogramma begeleiden
4 personen
35
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Materialen verzamelen
4 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Afval verwijderen
2 personen
39
Ruimtes schoonmaken
3 personen
40
Meubilair terugplaatsen
4 personen
41
Geleende materialen retourneren
2 personen
42
Deelnemers nabellen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenkkanaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon

Sportmateriaal

Oefenmattenaantal 20
Pilatesballenaantal 12
Weerstandsbandenaantal 20
Oefenstokkenaantal 12
Kegelsaantal 20
Handdoekenaantal 30

Decoratie

Naambadgesaantal 70
Programmaflyersaantal 80
Wegwijzerbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Kantoor

Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 4
Schrijfpapieraantal 200
Enveloppenaantal 80

Catering

Thermoskannenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Tips

Plan de groepsindeling zodra de aanmeldingen binnenkomen. Houd per proefles het maximale aantal deelnemers bij en stuur het definitieve programma uiterlijk 3 dagen vooraf, inclusief starttijd, ruimte, route en parkeerinformatie.
Controleer materialen per les, niet alleen per categorie. Leg bijvoorbeeld oefenmatten, pilatesballen, weerstandsbanden, oefenstokken en kegels per ruimte klaar en test verlengsnoeren, stekkerdozen en speakers voordat deelnemers arriveren.
Richt de ontvangstbalie minimaal 45 minuten voor de eerste proefles in. Leg aanwezigheidslijsten, klemborden, pennen, naambadges en programmaflyers klaar; zo blijven late inschrijvingen en vragen bij één aanspreekpunt.
Maak de locatie vóór de opbouw schoon en zet tafels en stoelen volgens het programma neer. Controleer ook of afvalbakken, kledingrekken, barkrukken en wegwijzerborden op logische plekken staan, vooral bij de entree en tussen de lesruimtes.
Bereid koffie en thee pas na de indeling van de ruimtes voor, maar zet water en koude dranken eerder klaar. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer vooraf of er genoeg kopjes, glazen, kannen en servies zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een proeflesdag organiseren?: Leg datum, programma, docenten en ruimtes minimaal 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier klaar is en sluit de groepsindeling uiterlijk 3 dagen voor de proeflesdag.
Hoeveel deelnemers passen er in één proefles?: Dat hangt af van de ruimte en het soort les. Bepaal per ruimte een maximum voordat je inschrijvingen opent; voor lessen met oefenmatten of bewegingsmateriaal moet elke deelnemer voldoende vrije vloeroppervlakte houden.
Wanneer stuur je het definitieve programma van een proeflesdag?: Stuur het programma uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld per deelnemer de proefles, starttijd, ruimte, route- en parkeerinformatie en vraag eventuele ontbrekende dieetwensen direct na.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een proeflesdag?: Reserveer minimaal 90 minuten voor schoonmaken, tafels en stoelen opstellen, materialen klaarleggen, de ontvangstbalie inrichten en apparatuur testen. Open de locatie daarnaast ongeveer 45 minuten voor de eerste les voor ontvangst en laatste controles.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.