Organiser une journée de cours d’essai sans rien oublier

Commencez par fixer la date, le programme et les espaces disponibles avant d’ouvrir les inscriptions. Décrivez chaque cours d’essai avec sa durée, son niveau et le matériel nécessaire, puis utilisez ces informations pour répartir les participants. Les oublis se produisent souvent après les inscriptions : besoins alimentaires, horaires des enseignants, itinéraire, parking et matériel installé à temps. Gardez une marge le jour J pour préparer l’accueil, les salles et les boissons avant l’arrivée du premier groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les enseignants et les accompagnateurs
2 personnes
3
Réserver les espaces et les horaires
4
Décrire les cours d’essai
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Accrocher la publicité
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les participants
2 personnes
11
Envoyer le programme final
12
Vérifier le matériel
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
14
Faire les courses
2 personnes
15
Rassembler le matériel
3 personnes
16
Publier les informations sur l'itinéraire et le parking
2 personnes
17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Nettoyer les espaces
3 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Préparer le matériel d’essai
4 personnes
21
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Informer les enseignants
2 personnes
25
Préparer les feuilles de présence

Événement

26
Accueillir les participants
3 personnes
27
Enregistrer la présence
2 personnes
28
Présenter le programme
29
Encadrer les cours d’essai
6 personnes
30
Servir les en-cas de pause
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
33
Prendre les inscriptions aux cours de suivi
2 personnes
34
Encadrer le programme du soir
4 personnes
35
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

36
Rassembler le matériel
4 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Enlever les déchets
2 personnes
39
Nettoyer les espaces
3 personnes
40
Remettre le mobilier en place
4 personnes
41
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
42
Relancer les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Carafeqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone

Matériel de sport

Tapis d'exerciceqté 20
Ballons de pilatesqté 12
Bandes de résistanceqté 20
Bâtons d’entraînementqté 12
Cônesqté 20
Serviettesqté 30

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Flyers du programmeqté 80
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Bureau

Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 4
Papier à écrireqté 200
Enveloppesqté 80

Catering

Thermosqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses

Nettoyage

Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Conseils

Bloquez les espaces et les horaires avant d’envoyer les invitations. Prévoyez le temps d’installation, au moins 30 minutes pour l’accueil et 10 à 15 minutes entre deux cours si le matériel doit changer.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la journée d’essai afin de répartir les participants par groupe. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et les informations utiles à l’encadrement.
Envoyez le programme final au moins 48 heures à l’avance. Ajoutez l’adresse, l’itinéraire, les possibilités de parking, l’heure d’arrivée conseillée et ce que les participants doivent apporter.
Vérifiez le matériel par cours, pas seulement en quantité totale. Comptez notamment les tapis, ballons, bandes, bâtons et cônes, puis préparez chaque lot dans la salle correspondante avant l’ouverture.
Préparez l’accueil avant de lancer les cours : feuilles de présence, badges nominatifs, stylos, programme affiché et panneaux directionnels. Mettez les boissons au frais et prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il envoyer les invitations pour une journée de cours d’essai ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la date prévue pour laisser le temps de s’inscrire. Fixez une date limite environ 5 à 7 jours avant l’événement afin de constituer les groupes et d’envoyer le programme final.
Quand faut-il répartir les participants entre les cours d’essai ?: Faites la répartition dès que les inscriptions sont closes, idéalement 5 à 7 jours avant la journée. Gardez une liste d’attente et vérifiez les capacités de chaque espace avant de confirmer les groupes.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée de cours d’essai ?: Prévoyez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public pour ouvrir le lieu, nettoyer, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil et disposer le matériel. Ajoutez 30 minutes si plusieurs salles ou activités nécessitent des installations différentes.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée de cours d’essai ?: Contrôlez les inscriptions, les besoins alimentaires, les horaires des enseignants, le matériel et les informations d’accès. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, haut-parleurs et le microphone, puis préparez les feuilles de présence et les badges.

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