Cómo organizar un Día de clase de prueba sin dejar cabos sueltos
Un Día de clase de prueba funciona cuando el programa, las inscripciones y los materiales están cerrados antes de abrir las puertas. Empieza por fijar la fecha, los horarios y los espacios; después confirma a docentes y acompañantes y describe cada clase con claridad. La última semana sirve para asignar participantes, publicar la información práctica y comprobar compras y equipos. El día del evento, la recepción, las listas de asistencia y la preparación de cada aula deben estar listos antes de la primera clase.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Confirmar a docentes y acompañantes
2 personas
- 3
Reservar espacios y horarios
- 4
Describir las clases de prueba
2 personas
- 5
Crear formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Colgar la publicidad
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Asignar participantes
2 personas
- 11
Enviar programa definitivo
- 12
Comprobar los materiales
2 personas
- 13
Comprobar la lista de la compra
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Reunir los materiales
3 personas
- 16
Publicar la ruta y la información de aparcamiento
2 personas
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Limpiar espacios
3 personas
- 19
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 20
Preparar los materiales de la clase de prueba
4 personas
- 21
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 22
Preparar café y té
2 personas
- 23
Enfriar las bebidas
2 personas
- 24
Instruir a los docentes
2 personas
- 25
Preparar las listas de asistencia
Evento
- 26
Recepción de participantes
3 personas
- 27
Registrar la asistencia
2 personas
- 28
Presentar el programa
- 29
Guiar las clases de prueba
6 personas
- 30
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
- 33
Registrar inscripciones para clases de seguimiento
2 personas
- 34
Coordinar el programa de la noche
4 personas
- 35
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 36
Reunir los materiales
4 personas
- 37
Lavar la vajilla
2 personas
- 38
Retirar la basura
2 personas
- 39
Limpiar espacios
3 personas
- 40
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 41
Devolver el material prestado
2 personas
- 42
Llamar a los participantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Jarracant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
Material deportivo
- Colchonetas de prácticacant. 20
- Pelotas de pilatescant. 12
- Bandas de resistenciacant. 20
- Palos de prácticacant. 12
- Conoscant. 20
- Toallascant. 30
Decoración
- Credencialescant. 70
- Folletos del programacant. 80
- Señales de orientacióncant. 8
- Mantelescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Oficina
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladorescant. 12
- Cinta adhesivacant. 4
- Papel para escribircant. 200
- Sobrescant. 80
Catering
- Termoscant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Compras
Limpieza
- Escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
Consejos
- Cierra el programa y los espacios al menos 3 semanas antes. Indica la duración, el aforo y el material necesario de cada clase para evitar cambios de última hora.
- Abre el formulario de inscripción con una fecha límite concreta, idealmente 7 días antes del evento. Pregunta también por preferencias dietéticas para no improvisar el café, el té y las bebidas.
- Envía el programa definitivo y la asignación de participantes entre 3 y 5 días antes. Incluye la ruta, el aparcamiento, la hora de llegada y qué debe hacer cada persona al registrarse.
- Haz una comprobación física de los materiales 48 horas antes: colchonetas, pelotas, bandas, palos, conos, toallas, cables y regletas. No des por hecho que el espacio ya dispone de todo.
- Llega entre 90 y 120 minutos antes para limpiar, colocar mesas y sillas, montar la recepción, preparar las aulas y enfriar las bebidas. Deja las listas de asistencia y los portapapeles en recepción antes de que llegue el primer participante.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de clase de prueba?
- Empieza unas 3 semanas antes para reservar espacios, confirmar docentes y preparar la inscripción. La lista definitiva de participantes, las compras y la revisión del material deberían quedar cerradas entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones y el formulario de inscripción?
- Envía la invitación entre 2 y 3 semanas antes y deja el formulario abierto durante al menos 7 días. Fija una fecha límite para poder asignar grupos y recoger preferencias dietéticas con tiempo.
- ¿Cuánto antes hay que preparar el lugar el día del evento?
- Reserva entre 90 y 120 minutos antes de la primera clase. Ese margen permite limpiar, colocar el mobiliario, preparar la recepción, montar los materiales y probar los equipos de sonido.
- ¿Qué se suele olvidar en un Día de clase de prueba?
- Suelen olvidarse las señales de orientación, las listas de asistencia, los alargadores y regletas, y la información de aparcamiento. Revísalos 48 horas antes y vuelve a comprobarlos al abrir el espacio.
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