Zo organiseer je een proeflesdag zonder gaten in het programma

Een proeflesdag staat of valt met een strak programma en een ontvangst die direct duidelijk is. Leg eerst datum, tijdsblokken en sportzalen vast en plan daarna trainers, proeflessen en aanmeldingen. Werk met bevestigde deelnemerslijsten, toestemmingsformulieren en duidelijke zaalbordjes. Op de dag zelf moeten ontvangstbalie, sportmateriaal, kleedkamers en catering klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sportzalen reserveren
3
Proeflessen en trainers plannen
2 personen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Socialmediaberichten plaatsen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemers bevestigen
2 personen
10
Toestemmingsformulieren voorbereiden
11
Trainersbriefing voorbereiden
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Route- en zaalbordjes maken
14
Voorraad sportmateriaal controleren
2 personen
15
Boodschappenlijst samenstellen
2 personen
16
Catering bestellen
17
Naamlabels voorbereiden
2 personen
18
Deelnemerslijsten afdrukken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Sportmateriaal klaarzetten
3 personen
21
Deelnemerslijst controleren
2 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Zalen en kleedkamers controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
26
Sportstations opbouwen
4 personen
27
Versiering en bewegwijzering ophangen
2 personen
28
Koffie- en drankpunt inrichten
2 personen
29
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
30
Trainers en vrijwilligers briefen
3 personen

Event

31
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Naamlabels uitdelen
2 personen
34
Deelnemers naar zalen begeleiden
3 personen
35
Proeflessen begeleiden
8 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes en fruit aanvullen
2 personen
38
Kleedkamers controleren
2 personen
39
Sportstations wisselen
3 personen
40
Pauzes begeleiden
3 personen
41
Informatie over lidmaatschap geven
2 personen
42
Afsluitende demonstratie verzorgen
4 personen
43
Aanmeldingen voor vervolgles noteren
2 personen
44
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Sportmateriaal afbouwen
4 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Zalen en kleedkamers schoonmaken
3 personen
50
Locatie afsluiten
2 personen
51
Sportmateriaal terugplaatsen
3 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Deelnemers opvolgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkleedaantal 6

Sportmateriaal

Sportmattenaantal 20
Trainingsballenaantal 20
Pionnenaantal 40
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Trainingshesjesaantal 30
Weerstandsbandenaantal 15
Mini-doelenaantal 4
Tennisnettenaantal 2
Volleyballenaantal 8
Basketballenaantal 8
Badmintonsetsaantal 6
Shuttlesaantal 12

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnaantal 6
Naamlabelhoudersaantal 80
Informatiebordenaantal 8

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompresaantal 6
Antislipmattenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan proeflessen in vaste tijdsblokken en houd per wisselmoment enkele minuten vrij. Zo kunnen deelnemers van zaal wisselen zonder dat de volgende les later begint.
Open het aanmeldformulier uiterlijk enkele weken vooraf en vraag meteen dieetwensen en toestemmingen uit. Die informatie achteraf verzamelen zorgt vaak voor losse berichten en ontbrekende formulieren.
Maak per zaal een aparte deelnemerslijst en hang route- en zaalbordjes op bij de ingang en kruispunten. Een centrale lijst alleen is niet genoeg wanneer meerdere lessen tegelijk starten.
Laat trainers en vrijwilligers vóór de opening een korte briefing krijgen met hun zaal, tijdsblokken en aanspreekpunt. Controleer ook vooraf of sportmatten, ballen, pionnen en andere materialen per les compleet zijn.
Richt de ontvangstbalie in met naamlabels, deelnemerslijsten en schrijfmateriaal voordat de locatie opengaat. Zet water, bekers en catering pas klaar nadat de looproutes en sportzalen vrij zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een proeflesdag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de datum, het programma en de reservering van sportzalen. Open daarna snel de aanmeldingen, zodat je uiterlijk 1 week voor de dag de deelnemers kunt bevestigen.
Hoeveel tijd moet je rekenen tussen twee proeflessen?: Plan minimaal 10 tot 15 minuten tussen twee tijdsblokken voor wisselen, uitleg en het klaarzetten van materialen. Bij verschillende zalen is extra tijd nodig voor de route en eventuele wachtrij bij de ontvangst.
Wanneer moet je de deelnemers van een proeflesdag bevestigen?: Stuur de bevestiging uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld daarin het tijdstip, de zaal, de route, wat deelnemers moeten meenemen en eventuele toestemmingsformulieren.
Wat moet je op de ochtend van een proeflesdag controleren?: Controleer minstens 60 minuten voor de eerste proefles de zalen, kleedkamers, ontvangstbalie en deelnemerslijsten. Loop daarnaast per zaal het sportmateriaal na en test de speaker, stopwatches en benodigde stroomaansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.