Cómo organizar un día de clases de prueba paso a paso
Un día de clases de prueba funciona mejor cuando el programa, los espacios y las inscripciones se cierran en ese orden. Primero define la fecha y las actividades; después reserva los gimnasios, confirma a los entrenadores y abre el formulario de inscripción. En los días previos tendrás que controlar autorizaciones, preferencias dietéticas, voluntarios y material para cada clase. El mayor riesgo es llegar al montaje sin saber cuántas personas asistirán o qué necesita cada sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar gimnasios
- 3
Planificar clases de prueba y entrenadores
2 personas
- 4
Crear formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Publicar mensajes en redes sociales
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Confirmar participantes
2 personas
- 10
Preparar los formularios de autorización
- 11
Preparar la sesión informativa para trainers
2 personas
- 12
Asignar voluntarios
2 personas
- 13
Hacer señales de ruta y salas
- 14
Comprobar el stock de material deportivo
2 personas
- 15
Elaborar la lista de la compra
2 personas
- 16
Pedir el catering
- 17
Preparar etiquetas con nombres
2 personas
- 18
Imprimir listas de participantes
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Preparar el material deportivo
3 personas
- 21
Comprobar la lista de participantes
2 personas
- 22
Abrir la ubicación
2 personas
- 23
Comprobar salones y vestuarios
2 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 25
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 26
Montar estaciones deportivas
4 personas
- 27
Colgar la decoración y la señalización
2 personas
- 28
Montar el punto de café y bebidas
2 personas
- 29
Preparar aperitivos y fruta
2 personas
- 30
Informar a entrenadores y voluntarios
3 personas
Evento
- 31
Atender la recepción
3 personas
- 32
Registrar a los participantes
3 personas
- 33
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
- 34
Acompañar a los participantes a las salas
3 personas
- 35
Guiar las clases de prueba
8 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Reponer aperitivos y fruta
2 personas
- 38
Comprobar los vestuarios
2 personas
- 39
Cambiar las estaciones deportivas
3 personas
- 40
Gestionar los descansos
3 personas
- 41
Dar información sobre la membresía
2 personas
- 42
Realizar la demostración final
4 personas
- 43
Anotar inscripciones para la clase siguiente
2 personas
- 44
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 45
Desmontar el material deportivo
4 personas
- 46
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 47
Lavar la vajilla
3 personas
- 48
Recoger la basura
2 personas
- 49
Limpiar salas y vestuarios
3 personas
- 50
Cerrar el recinto
2 personas
- 51
Devolver el material deportivo
3 personas
- 52
Devolver el material prestado
2 personas
- 53
Dar seguimiento a los participantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 10
- Percheroscant. 2
- Mantelcant. 6
Material deportivo
- Colchonetas deportivascant. 20
- Balones de entrenamientocant. 20
- Conoscant. 40
- Aroscant. 12
- Cuerdas para saltarcant. 12
- Chalecos de entrenamientocant. 30
- Bandas de resistenciacant. 15
- Miniporteríascant. 4
- Redes de teniscant. 2
- Balones de voleibolcant. 8
- Balones de baloncestocant. 8
- Sets de bádmintoncant. 6
- Shuttlescant. 12
Equipo
- Cronómetroscant. 6
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarras de cafécant. 3
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnalda de banderinescant. 6
- Portaetiquetascant. 80
- Paneles informativoscant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Papeleracant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Compresa de hielocant. 6
- Alfombrillas antideslizantescant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de publicar la invitación: asigna una sala, un entrenador y una duración a cada clase. Deja al menos 15 minutos entre sesiones para cambiar de grupo y recolocar el material.
- Abre las inscripciones con una fecha límite de 3 a 5 días antes del evento. Pide en el formulario el nombre, la clase elegida, los datos de contacto, las preferencias dietéticas y las autorizaciones necesarias.
- Confirma participantes y entrenadores 48 horas antes. Imprime una lista por punto de recepción y otra para cada entrenador; así podrás controlar ausencias y evitar que alguien entre en una clase llena.
- Comprueba el material deportivo por actividad, no solo por cantidad total. Revisa colchonetas, balones, conos, aros, bandas, redes y cronómetros al menos 2 días antes, y prepara una caja o mesa para cada sala.
- Monta la recepción antes de abrir los gimnasios: coloca mesas, sillas, percheros, etiquetas con nombres y señalización de rutas. Reserva 60 minutos para revisar vestuarios, sonido, cables alargadores y regletas antes de que llegue el primer participante.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de clases de prueba?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, reservar gimnasios y confirmar entrenadores. Abre las inscripciones al menos 2 semanas antes y cierra la lista definitiva 3 a 5 días antes.
- ¿Qué información debe incluir el formulario de inscripción?
- Pide nombre, datos de contacto, clase preferida y posibles alternativas. Añade las preferencias dietéticas y las autorizaciones; deja el formulario abierto durante 7 a 10 días para reunir una previsión fiable.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los participantes?
- Envía la confirmación final 48 horas antes del evento, con el horario, la sala asignada y las indicaciones de llegada. Ese mismo día entrega a los entrenadores una lista actualizada.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para preparar el lugar?
- Reserva al menos 60 minutos antes de la llegada del público para abrir el centro, revisar salones y vestuarios, montar la recepción y colocar las señales. Si hay varias salas o mucho material, añade otros 30 minutos.
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