Organiser une journée de cours d’essai sans rien oublier

Une journée de cours d’essai réussie repose d’abord sur un programme réaliste et des salles réservées à temps. Commencez par fixer les créneaux, les disciplines et le nombre de participants avant de lancer les inscriptions. Ensuite, centralisez les réponses, les besoins alimentaires et les consentements, puis préparez les entraîneurs et les bénévoles. Le jour venu, l’accueil, la signalétique et le matériel doivent être prêts avant l’arrivée du premier participant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver des gymnases
3
Planifier les cours d’essai et les entraîneurs
2 personnes
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier des messages sur les réseaux sociaux
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les participants
2 personnes
10
Préparer les formulaires de consentement
11
Préparer le briefing des formateurs
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Créer les panneaux de route et de salle
14
Vérifier le stock de matériel de sport
2 personnes
15
Établir la liste des courses
2 personnes
16
Commander le catering
17
Préparer les badges nominaux
2 personnes
18
Imprimer les listes de participants
19
Faire les courses
2 personnes
20
Installer le matériel de sport
3 personnes
21
Vérifier la liste des participants
2 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Vérifier les salles et les vestiaires
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
26
Monter les stations sportives
4 personnes
27
Installer la décoration et la signalétique
2 personnes
28
Aménager le point café et boissons
2 personnes
29
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
30
Briefer les formateurs et les bénévoles
3 personnes

Événement

31
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
32
Enregistrer les participants
3 personnes
33
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
34
Guider les participants vers les salles
3 personnes
35
Encadrer les cours d’essai
8 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Ravitailler en snacks et en fruits
2 personnes
38
Vérifier les vestiaires
2 personnes
39
Alterner les postes sportifs
3 personnes
40
Encadrer les pauses
3 personnes
41
Donner des informations sur l'adhésion
2 personnes
42
Assurer la démonstration de clôture
4 personnes
43
Noter les inscriptions au cours de suivi
2 personnes
44
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

45
Démonter le matériel sportif
4 personnes
46
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Rassembler les déchets
2 personnes
49
Nettoyer les salles et les loges
3 personnes
50
Fermer le lieu
2 personnes
51
Remettre en place le matériel de sport
3 personnes
52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
53
Relancer les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 10
Portants à vêtementsqté 2
Nappeqté 6

Matériel de sport

Tapis de sportqté 20
Ballons d’entraînementqté 20
Cônesqté 40
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Chasubles d’entraînementqté 30
Bandes de résistanceqté 15
Objectifs intermédiairesqté 4
Filets de tennisqté 2
Ballons de volleyqté 8
Ballons de basketqté 8
Sets de badmintonqté 6
Navettesqté 12

Équipement

Chronomètresqté 6
Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlande de fanionsqté 6
Porte-badges nominatifsqté 80
Panneaux d'informationqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poche de glaceqté 6
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les gymnases avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez un créneau d’installation et vérifiez que chaque salle dispose de l’espace nécessaire pour les tapis, cônes, ballons ou filets.
Construisez le programme avec une marge de 10 à 15 minutes entre deux cours. Ce temps absorbe les retards, le changement de groupe et la remise en place du matériel.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la journée afin d’imprimer les listes, préparer les badges et confirmer les participants. Relancez séparément les personnes dont le formulaire ou le consentement manque.
Briefiez les entraîneurs et répartissez les bénévoles au moins 24 heures avant l’ouverture. Indiquez à chacun sa salle, son horaire, le matériel prévu et la personne à contacter en cas de problème.
Préparez l’accueil avant d’ouvrir le lieu : tables, chaises, badges, listes, panneaux de direction et formulaires doivent être regroupés au même endroit. Faites aussi un contrôle rapide des vestiaires, des rallonges et des multiprises.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée de cours d’essai ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord les gymnases et les entraîneurs, puis lancez les invitations seulement quand les créneaux sont confirmés.
Quand faut-il fermer les inscriptions aux cours d’essai ?: Fermez-les idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, préparer les consentements et imprimer les listes.
Combien de temps prévoir entre deux cours d’essai ?: Prévoyez 10 à 15 minutes entre deux séances, en plus de la durée du cours. Cette marge permet de changer de groupe, déplacer les ballons ou les tapis et éviter que l’accueil prenne du retard.
Quand faut-il faire le briefing des entraîneurs et des bénévoles ?: Faites le briefing au plus tard la veille, idéalement 24 heures avant l’ouverture. Transmettez les horaires, les salles, les effectifs attendus, les consignes d’accueil et la répartition des tâches.

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