Zo organiseer je een productpresentatie

Begin met het doel van de productpresentatie: wat moeten bezoekers na afloop weten, zien of doen? Leg daarna datum, programma en locatie vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan presentatoren, productdemo en techniek als één geheel, zodat de presentatie binnen de beschikbare tijd past. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, demoproducten en aansluitingen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een getest programma en een ruimte waarin bezoekers het product goed kunnen bekijken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Leveranciers voor catering boeken
4
Uitnodiging opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen registreren
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Presentatoren bevestigen
10
Presentatieslides opmaken
2 personen
11
Productdemo voorbereiden
2 personen
12
Demoproducten controleren
2 personen
13
Techniek testen
2 personen
14
Draaiboek afdrukken
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Aanwezigheidslijst afdrukken
17
Persmappen samenstellen
2 personen
18
Catering en aantallen bevestigen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Zaal openen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
25
Presentatieruimte inrichten
3 personen
26
Productdisplay opbouwen
3 personen
27
Branding en bewegwijzering ophangen
2 personen
28
Techniek aansluiten
2 personen
29
Presentatie en video testen
2 personen
30
Licht en geluid instellen
2 personen
31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
32
Hapjes klaarzetten
2 personen
33
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

34
Gasten registreren
3 personen
35
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
36
Welkomstdranken serveren
2 personen
37
Introductie verzorgen
38
Productpresentatie geven
2 personen
39
Productdemonstratie geven
3 personen
40
Vragen uit de zaal beantwoorden
2 personen
41
Hapjes en dranken serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Productstands bemannen
4 personen
44
Contactgegevens verzamelen
2 personen
45
Pers en relaties ontvangen
2 personen
46
Foto's maken
47
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
48
Laatste productvragen beantwoorden
2 personen
49
Afscheid en bedankjes uitdelen
2 personen
50
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

51
Producten veilig inpakken
3 personen
52
Techniek uitschakelen
2 personen
53
Decoratie afhalen
2 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Afval verzamelen
2 personen
56
Zaal schoonmaken
3 personen
57
Meubilair terugplaatsen
3 personen
58
Materialen terugbrengen
2 personen
59
Huurmaterialen retourneren
2 personen
60
Opvolgmail naar bezoekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptiebalie
Hoge tafelsaantal 8
Lage tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Producttafelsaantal 6
Presentatietafel
Krukkenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 10
Kannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Mobiele productstandsaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 4
Roll-up bannersaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 8
Ballonnenboekettenaantal 6
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 50

Catering

Koelboxenaantal 4
Drankenbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4
Champagnekoelersaantal 2
Persmappenaantal 40
Notitieblokkenaantal 80
Balpennenaantal 80
Naamkaartjesaantal 100
Lanyardsaantal 100
Goodiebagsaantal 80
Cadeaubonnenaantal 80
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koekenpannenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Keukenpapierrollenaantal 8

Tips

Plan de demo niet los van de presentatie. Reserveer tijd voor een volledige repetitie met laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en adapters; test ook de draadloze microfoons, luidsprekers en presentatieklikker.
Stuur uitnodigingen pas nadat programma en locatie definitief zijn. Sluit de registratie enkele dagen voor het event en bevestig daarna het aantal gasten, inclusief dieetwensen, aan de cateraar.
Maak de ontvangst vooraf zelfstandig uitvoerbaar: leg naamkaartjes, de aanwezigheidslijst, pennen en eventuele persmappen klaar bij de receptiebalie. Zo hoeft de eerste bezoeker niet te wachten terwijl iemand spullen zoekt.
Controleer het demoproduct op de dag vóór de presentatie en neem reserve-oplossingen mee voor stroom en verbindingen. Verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks worden vaak pas gemist wanneer de zaal al open is.
Richt de ruimte in volgens de volgorde van het programma: ontvangstbalie bij binnenkomst, producttafels op een goed zichtbare plek en presentatietafel met vrije doorgang naar het scherm. Open de zaal minstens 60 minuten voor de eerste gasten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een productpresentatie organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Boek daarna catering en presentatoren, zodat uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de presentatie kunnen worden verstuurd.
Hoeveel tijd heb je nodig om een productdemo voor te bereiden?: Plan minimaal 2 weken voor het uitwerken en controleren van de demo. Doe uiterlijk 1 dag vooraf een volledige test met het echte product, de presentatie en alle aansluitingen.
Wanneer moet je de catering voor een productpresentatie bevestigen?: Bevestig de aantallen en dieetwensen 3 tot 5 werkdagen voor het event. Houd rekening met late afmeldingen en geef de cateraar één definitief aantal in plaats van losse wijzigingen.
Hoe lang van tevoren moet je de techniek testen?: Test de techniek eerst tijdens een repetitie en nogmaals op de locatie op de dag zelf. Open de zaal minimaal 60 minuten vooraf, zodat je beeld, geluid, microfoons en stroomaansluitingen kunt controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.