Cómo organizar una presentación de producto sin improvisar
Una presentación de producto combina registro de asistentes, exposición, demostración y atención a invitados en pocas horas. Empieza fijando la fecha, el programa y la sede; después cierra proveedores, invitaciones y contenido. La semana anterior confirma asistentes, preferencias dietéticas, presentadores y equipos. El día del evento, monta primero recepción y técnica, prueba la demostración y deja el catering para cuando la sala esté lista.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar la sede y la sala
- 3
Reservar proveedores para catering
- 4
Redactar la invitación
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Registrar inscripciones
- 7
Confirmar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Confirmar presentadores
- 10
Maquetar las diapositivas de la presentación
2 personas
- 11
Preparar la demo del producto
2 personas
- 12
Comprobar los productos de demostración
2 personas
- 13
Probar la técnica
2 personas
- 14
Imprimir el plan de trabajo
- 15
Preparar tarjetas de nombre
- 16
Imprimir la lista de asistencia
- 17
Preparar carpetas de prensa
2 personas
- 18
Confirmar el catering y las cantidades
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 22
Abrir la sala
- 23
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 24
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 25
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 26
Montar el expositor de productos
3 personas
- 27
Colocar branding y señalización
2 personas
- 28
Conectar la técnica
2 personas
- 29
Probar la presentación y el video
2 personas
- 30
Configurar la iluminación y el sonido
2 personas
- 31
Preparar café y té
2 personas
- 32
Preparar los aperitivos
2 personas
- 33
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Evento
- 34
Registrar a los invitados
3 personas
- 35
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 36
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 37
Hacer la presentación
- 38
Presentar el producto
2 personas
- 39
Realizar una demostración del producto
3 personas
- 40
Responder a las preguntas del público
2 personas
- 41
Servir aperitivos y bebidas
3 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Atender los puestos de productos
4 personas
- 44
Recopilar los datos de contacto
2 personas
- 45
Recibir a la prensa y a las relaciones públicas
2 personas
- 46
Tomar fotos
- 47
Guiar el cóctel de networking
3 personas
- 48
Responder las últimas preguntas sobre el producto
2 personas
- 49
Despedida y entrega de agradecimientos
2 personas
- 50
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 51
Empaquetar los productos de forma segura
3 personas
- 52
Apagar la técnica
2 personas
- 53
Retirar la decoración
2 personas
- 54
Lavar la vajilla
3 personas
- 55
Recoger la basura
2 personas
- 56
Limpiar la sala
3 personas
- 57
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 58
Devolver los materiales
2 personas
- 59
Devolver el material alquilado
2 personas
- 60
Enviar correo de seguimiento a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostrador de recepción
- Mesas altascant. 8
- Mesas bajascant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas de productocant. 6
- Mesa de presentación
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Copas de vinocant. 100
- Vasos para aguacant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Tenedores de postrecant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servircant. 10
- Jarrascant. 8
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
- Clic de presentacióncant. 2
- Stands móviles de productoscant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Banderas de la empresacant. 4
- Banners roll-upcant. 4
- Mantelescant. 14
- Arreglos floralescant. 6
- Señales de orientacióncant. 8
- Ramos de globoscant. 6
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 50
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Cajas de bebidascant. 4
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cubiterascant. 4
- Enfriadores de champáncant. 2
- Carpetas de prensacant. 40
- Bloc de notascant. 80
- Bolígrafoscant. 80
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Lanyardscant. 100
- Bolsas de regalocant. 80
- Tarjetas regalocant. 80
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Fregaderoscant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Rollos de toallacant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Sartenescant. 2
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Rollos de papel de cocinacant. 8
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la sala antes de enviar invitaciones. Deja al menos 3 semanas para recibir inscripciones y poder confirmar asistentes y preferencias dietéticas.
- Prepara la presentación y la demostración como dos partes distintas. Comprueba cada producto de demostración y ensaya el recorrido completo al menos 48 horas antes.
- Haz una prueba técnica en la sala, no solo en el portátil. Conecta proyector, pantalla, HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces y mesa de mezclas, y lleva cables alargadores, regletas y baterías externas de repuesto.
- Confirma el catering y las cantidades 3 días antes, usando el número de inscripciones confirmadas y no el de invitaciones enviadas. Revisa también las opciones dietéticas antes de cerrar el pedido.
- Prepara recepción y materiales el día anterior: tarjetas de nombre, lista de asistencia, carpetas de prensa y plan de trabajo. Al abrir la sala, coloca primero mesas y sillas, después el mostrador y por último el espacio de presentación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una presentación de producto?
- Empieza al menos 4 semanas antes. Reserva la sede y el catering en la primera semana, envía las invitaciones durante la segunda y deja los últimos 3 días para confirmar asistentes, cantidades y necesidades técnicas.
- ¿Cuándo hay que probar la demo de un producto?
- Haz una prueba completa entre 48 y 72 horas antes y repítela al llegar a la sala. Comprueba que cada producto funciona, que la presentación se ve en pantalla y que el cambio entre diapositivas y demostración no depende de una sola conexión.
- ¿Cuánto catering calcular para una presentación de producto?
- Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 %. Cierra la cifra con el proveedor 3 días antes, después de recoger alergias y preferencias dietéticas.
- ¿Qué hay que preparar el día de la presentación?
- Llega entre 2 y 3 horas antes para colocar mesas, sillas, recepción y exposición. Reserva la última hora para probar sonido, proyector, micrófonos y demostración, y mantén lista la documentación de asistentes y presentadores.
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