Eine Produktpräsentation Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Produktpräsentation entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen reibungslosen Ablauf. Lege zuerst Datum, Programm und Raum fest, bevor du Einladungen und Catering organisierst. Danach folgen Anmeldungen, Produktdemo, Präsentationsfolien und Techniktests. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Aufbau, einen vollständigen Probelauf und die Kontrolle aller Demo-Produkte.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Cateringlieferanten buchen
4
Einladung erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
6
Anmeldungen erfassen
7
Anmeldungen bestätigen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Moderatoren bestätigen
10
Präsentationsfolien erstellen
2 Personen
11
Produktdemo vorbereiten
2 Personen
12
Demoprodukte prüfen
2 Personen
13
Technik testen
2 Personen
14
Drehbuch ausdrucken
15
Namensschilder vorbereiten
16
Anwesenheitsliste drucken
17
Pressemappen zusammenstellen
2 Personen
18
Catering und Mengen bestätigen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
22
Saal öffnen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Empfangstheke einrichten
2 Personen
25
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
26
Produktdisplay aufbauen
3 Personen
27
Branding und Wegweiser aufhängen
2 Personen
28
Technik anschließen
2 Personen
29
Präsentation und Video testen
2 Personen
30
Licht und Ton einstellen
2 Personen
31
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
32
Snacks bereitstellen
2 Personen
33
Empfangsteam einweisen
2 Personen

Event

34
Gäste registrieren
3 Personen
35
Namensschilder verteilen
2 Personen
36
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
37
Begrüßung übernehmen
38
Produktpräsentation halten
2 Personen
39
Produktvorführung halten
3 Personen
40
Fragen aus dem Publikum beantworten
2 Personen
41
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Produktstände betreuen
4 Personen
44
Kontaktdaten sammeln
2 Personen
45
Presse und Geschäftspartner empfangen
2 Personen
46
Fotos machen
47
Networking-Event betreuen
3 Personen
48
Letzte Produktfragen beantworten
2 Personen
49
Abschied und Dankesgeschenke verteilen
2 Personen
50
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

51
Produkte sicher verpacken
3 Personen
52
Technik ausschalten
2 Personen
53
Dekoration abholen
2 Personen
54
Geschirr abwaschen
3 Personen
55
Abfall sammeln
2 Personen
56
Saal reinigen
3 Personen
57
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
58
Materialien zurückbringen
2 Personen
59
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
60
Follow-up-E-Mail an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Empfangstresen
Hohe TischeAnz. 8
Niedrige TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
ProdukttischeAnz. 6
Präsentationstisch
HockerAnz. 6

Geschirr

WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierplattenAnz. 10
KannenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
Mobile ProduktständeAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 4
Roll-up-BannerAnz. 4
TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 6
Wegweiser-SchilderAnz. 8
BallonbouquetsAnz. 6
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 50

Catering

KühlboxenAnz. 4
GetränkekistenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 4
ChampagnerkühlerAnz. 2
PressemappenAnz. 40
NotizblöckeAnz. 80
KugelschreiberAnz. 80
NamensschilderAnz. 100
LanyardsAnz. 100
GoodiebagsAnz. 80
GeschenkgutscheineAnz. 80
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
SpülbeckenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchrollenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
PfannenAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KüchenpapierrollenAnz. 8

Tipps

Plane den Ablauf minutengenau und lege fest, wie viel Zeit Begrüßung, Präsentation, Produktdemo und Fragen bekommen. Drucke das Drehbuch mindestens einmal aus, damit du bei einem Ausfall des Laptops nicht improvisieren musst.
Bestätige Catering und Mengen nach Ablauf der Anmeldefrist, nicht erst am Veranstaltungstag. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und halte die endgültige Gästezahl schriftlich fest.
Teste die gesamte Technik mit dem tatsächlichen Laptop und den verwendeten HDMI-Adaptern. Prüfe dabei Bild, Ton, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Präsentationsklicker mindestens einen Tag vorher.
Bereite Empfang und Einlass getrennt vom Präsentationsraum vor. Namensschilder und Anwesenheitsliste sollten vor dem Öffnen bereitliegen; für verspätete Gäste brauchst du zusätzlich einen klaren Ablageort.
Plane für den Aufbau mehrere Stunden vor dem Empfang ein. Stelle Produkttische, Präsentationstisch, Stühle und hohe Tische zuerst auf, bringe danach Materialien und Demo-Produkte in den Raum und führe anschließend einen kompletten Durchlauf durch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Produktpräsentation planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Raum, Moderation, Catering und Einladungen müssen früh feststehen; die Technik- und Produktprüfung sollte spätestens 1 Tag vor der Veranstaltung abgeschlossen sein.
Wie viele Getränke braucht man für eine Produktpräsentation?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für alle Gäste sowie Kaffee und Tee für den Empfang oder die Pause ein.
Wann sollte man die Einladungen verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist rund 10 bis 14 Tage vorher, damit du Catering, Sitzplätze, Namensschilder und Ernährungswünsche rechtzeitig bestätigen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Aufbau und Technik ein. Öffne den Saal erst nach der Kontrolle von Präsentation, Ton, Licht, Demo-Produkten, Empfangstheke und Anwesenheitsliste.

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