Zo organiseer je een productconferentie

Begin met het programma en de gewenste datum, en reserveer daarna direct een locatie die past bij het aantal deelnemers en de technische opstelling. Benader sprekers vroeg, zodat je presentatiespecificaties en inhoud op tijd verzamelt. Regel vervolgens inschrijvingen, catering en communicatie in vaste stappen. De laatste week draait vooral om controleren: presentaties testen, badges drukken, dieetwensen verwerken en de registratiebalie voorbereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Presentatiespecificaties verzamelen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Catering reserveren
11
Techniek testen
2 personen
12
Naamkaartgegevens verzamelen
13
Programma definitief maken
2 personen
14
Sprekersbriefing versturen
15
Badges en programma drukken
2 personen
16
Routeborden voorbereiden
17
Presentaties verzamelen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen ophalen
2 personen
21
Locatie controleren
2 personen
22
Presentaties klaarzetten
2 personen
23
Registratiebalie opbouwen
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
26
Projector en scherm plaatsen
2 personen
27
Microfoons aansluiten
2 personen
28
Verlichting instellen
2 personen
29
Decoratie ophangen
2 personen
30
Routeborden plaatsen
2 personen
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
34
Hapjes voorbereiden
2 personen
35
Naamkaartjes sorteren
2 personen

Event

36
Registratietafel bemannen
3 personen
37
Bezoekers verwelkomen
3 personen
38
Badges uitdelen
2 personen
39
Koffie en thee serveren
3 personen
40
Opening verzorgen
41
Sprekers aankondigen
42
Presentaties bedienen
2 personen
43
Microfoons beheren
44
Vragen uit de zaal begeleiden
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Koffiepunt bijvullen
2 personen
47
Pauzehapjes serveren
3 personen
48
Buffet bijvullen
3 personen
49
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
50
Servies afruimen
3 personen
51
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
52
Afsluiting verzorgen
53
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
55
Eten en dranken opruimen
3 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Decoratie verwijderen
2 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Materialen inventariseren
2 personen
62
Geleende spullen retourneren
2 personen
63
Overgebleven catering opslaan
2 personen
64
Naamkaartgegevens verwijderen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 115
Klaptafelsaantal 14
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Spreektafel
Podiumelementenaantal 4
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschotelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Voedselthermometersaantal 2

Decoratie

Logo-bannersaantal 4
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Tafelnummersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Routebordenaantal 8
Pennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Programmaboekjesaantal 120
Tafelkledenaantal 14
Pennenbakjesaantal 14

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 8
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Handvegersaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf datum, programma en locatie vast. Controleer meteen of er ruimte is voor congresstoelen, registratie- en buffettafels, een podium en een spreektafel.
Vraag sprekers uiterlijk 3 weken vooraf naar hun presentatiespecificaties en verzamel de bestanden uiterlijk 3 werkdagen voor de conferentie. Test iedere presentatie met de laptop, beamer, HDMI-kabels en benodigde adapters.
Sluit de aanmeldingen niet pas op de dag zelf. Verzamel dieetwensen minimaal 7 dagen vooraf en geef parkeerinformatie tegelijk met de praktische deelnemersinformatie door.
Plan voor de techniek een testmoment van minstens 60 minuten vóór ontvangst van de eerste deelnemers. Controleer draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, presentatieklikker, verlengkabels en stekkerdozen.
Maak de registratiebalie de dag ervoor of minstens 90 minuten vooraf klaar. Leg badges, programma's, naamkaartgegevens en routeborden op volgorde klaar, zodat aanmelden niet ophoopt bij binnenkomst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een productconferentie?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Sprekers, catering en inschrijvingen krijgen daarna genoeg tijd om uiterlijk 3 weken voor de conferentie definitief te worden.
Wanneer moet je presentaties voor een productconferentie verzamelen?: Vraag de bestanden en specificaties uiterlijk 3 weken vooraf op. Zet alle definitieve presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op de laptop en test ze met de beamer, het scherm en de aansluitingen.
Wanneer geef je dieetwensen door aan de catering?: Verzamel dieetwensen tot 7 dagen voor de conferentie en stuur daarna het definitieve aantal en de bijzonderheden naar de catering. Houd bij de registratie een laatste overzicht bij voor wijzigingen op de dag zelf.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek op locatie te testen?: Reserveer minimaal 60 minuten vóór de ontvangst van deelnemers voor de technische test. Controleer niet alleen beeld en geluid, maar ook microfoons, adapters, kabels, stekkerdozen en de presentatieklikker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.