Organiser une conférence produit, étape par étape

Une conférence produit se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et le lieu, puis les intervenants, les inscriptions et la logistique. Gardez une marge pour recueillir les besoins alimentaires, les informations de présentation et les données des badges. La semaine précédente, verrouillez le programme, le briefing et la technique. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer l’accueil, la scène, les tables et les chaises avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Collecter les spécifications de présentation
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les infos de parking
10
Réserver le catering
11
Tester la technique
2 personnes
12
Collecter les données des badges nominatifs
13
Finaliser le programme
2 personnes
14
Envoyer le briefing des intervenants
15
Imprimer les badges et le programme
2 personnes
16
Préparer les panneaux de direction
17
Rassembler les présentations
18
Vérifier la liste des courses
19
Faire les courses
2 personnes
20
Récupérer le matériel
2 personnes
21
Vérifier le lieu
2 personnes
22
Préparer les présentations
2 personnes
23
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
26
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
27
Brancher les microphones
2 personnes
28
Régler l’éclairage
2 personnes
29
Installer la décoration
2 personnes
30
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
31
Mettre en place le point café
2 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
34
Préparer les en-cas
2 personnes
35
Trier les badges nominatifs
2 personnes

Événement

36
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Distribuer les badges
2 personnes
39
Servir le café et le thé
3 personnes
40
Assurer l’ouverture
41
Annoncer les intervenants
42
Animer les présentations
2 personnes
43
Gérer les micros
44
Animer les questions de la salle
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Réapprovisionner le point café
2 personnes
47
Servir les en-cas de pause
3 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
49
Servir les repas diététiques
2 personnes
50
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
51
Animer le moment de networking
2 personnes
52
Assurer la clôture
53
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

54
Éteindre l’équipement
2 personnes
55
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Retirer la décoration
2 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Inventorier le matériel
2 personnes
62
Rendre les articles empruntés
2 personnes
63
Stocker la restauration restante
2 personnes
64
Supprimer les données des cartes nominatives

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 115
Tables pliantesqté 14
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Table de prise de parole
Éléments de scèneqté 4
Tabouretsqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couverts de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermomètres alimentairesqté 2

Décoration

Bannières logoqté 4
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Numéros de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 8
Stylosqté 120
Blocs-notesqté 120
Brochures du programmeqté 120
Nappesqté 14
Pots à stylosqté 14

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

Balais à mainqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Sans ces trois éléments, les intervenants ne peuvent pas confirmer leur format et les participants reçoivent des informations incomplètes.
Demandez les spécifications de présentation au moment où vous confirmez les intervenants : format des fichiers, durée, vidéos et besoins de connexion. Rassemblez les présentations avant le jour J au lieu d’attendre leur envoi à la dernière minute.
Fermez les inscriptions suffisamment tôt pour transmettre le nombre de convives au traiteur et les besoins alimentaires. Utilisez aussi ces données pour imprimer les badges nominatifs et préparer l’accueil.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les câbles HDMI, les adaptateurs et le cliqueur dans la salle. Prévoyez des rallonges, des multiprises et du ruban gaffer : les oublis de connexion et les câbles au sol sont fréquents.
Réservez un créneau d’installation le jour même avec une équipe dédiée. Montez d’abord la scène, le pupitre et la technique, puis les tables, les chaises, le comptoir d’enregistrement et la signalétique, afin de garder un passage dégagé pour les derniers contrôles.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une conférence produit ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la conférence pour finaliser le traiteur et les badges.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Transmettez un premier prévisionnel environ 2 semaines avant la conférence, puis le nombre définitif 5 à 7 jours avant. À ce moment-là, ajoutez les régimes alimentaires et les éventuelles allergies recueillies dans le formulaire.
Combien de temps prévoir pour tester la technique d’une conférence ?: Prévoyez au moins 60 à 90 minutes dans la salle, avec l’ordinateur qui servira réellement aux présentations. Testez chaque microphone, le son, les vidéos, le passage des diapositives et les adaptateurs avant l’arrivée du public.
Quand imprimer les badges et le programme ?: Imprimez-les après la clôture des inscriptions et la finalisation du programme, généralement 2 à 3 jours avant l’événement. Gardez quelques badges vierges et une solution pour corriger une erreur le matin même.

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