Cómo organizar una conferencia de producto paso a paso
Una conferencia de producto necesita más que un buen programa: hay que coordinar ponentes, asistentes, sala, catering y equipos técnicos en un orden concreto. Empieza fijando la fecha, la duración y el programa provisional; después bloquea el lugar y confirma a los ponentes. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y la información de aparcamiento deben salir antes de cerrar los servicios. En la última semana, concentra las comprobaciones en presentaciones, acreditaciones, señalización y pruebas técnicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Contactar con los ponentes
2 personas
- 4
Recopilar las especificaciones de la presentación
- 5
Crear formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Enviar la información de aparcamiento
- 10
Reservar el catering
- 11
Probar la técnica
2 personas
- 12
Recopilar datos para las tarjetas de nombre
- 13
Definir el programa final
2 personas
- 14
Enviar briefing a los ponentes
- 15
Imprimir credenciales y programa
2 personas
- 16
Preparar señales de ruta
- 17
Recopilar las presentaciones
- 18
Comprobar la lista de la compra
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Recoger los materiales
2 personas
- 21
Comprobar el lugar
2 personas
- 22
Preparar las presentaciones
2 personas
- 23
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 25
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
- 26
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 27
Conectar los micrófonos
2 personas
- 28
Configurar la iluminación
2 personas
- 29
Colgar la decoración
2 personas
- 30
Colocar señales de ruta
2 personas
- 31
Montar el punto de café
2 personas
- 32
Enfriar las bebidas
2 personas
- 33
Preparar el bufé de almuerzo
3 personas
- 34
Preparar aperitivos
2 personas
- 35
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
Evento
- 36
Atender la mesa de registro
3 personas
- 37
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 38
Repartir acreditaciones
2 personas
- 39
Servir café y té
3 personas
- 40
Encargarse de la inauguración
- 41
Anunciar a los ponentes
- 42
Gestionar las presentaciones
2 personas
- 43
Gestionar micrófonos
- 44
Gestionar las preguntas del público
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Reponer el punto de café
2 personas
- 47
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 48
Reponer el bufé
3 personas
- 49
Servir comidas especiales
2 personas
- 50
Recoger la vajilla
3 personas
- 51
Coordinar el momento de networking
2 personas
- 52
Gestionar el cierre
- 53
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 54
Apagar el equipo
2 personas
- 55
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
- 56
Recoger la basura
3 personas
- 57
Lavar la vajilla
3 personas
- 58
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 59
Retirar la decoración
2 personas
- 60
Limpiar el lugar
4 personas
- 61
Inventariar materiales
2 personas
- 62
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 63
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 64
Eliminar los datos de las tarjetas identificativas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 115
- Mesas plegablescant. 14
- Mesas de registrocant. 2
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de oradores
- Elementos del escenariocant. 4
- Taburetescant. 4
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilcant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Clic de presentacióncant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cinta gaffercant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Tazas de cafécant. 120
- Platos de cenacant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servircant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Termómetros para alimentoscant. 2
Decoración
- Banners con el logocant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Portabadgescant. 120
- Números de mesacant. 14
- Arreglos floralescant. 8
- Señales de rutacant. 8
- Bolígrafoscant. 120
- Bloc de notascant. 120
- Programascant. 120
- Mantelescant. 14
- Portalápicescant. 14
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Luces decorativascant. 8
- Lámparas de bateríacant. 6
Limpieza
- Escobas de manocant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa provisional antes de invitar: deja definidos los bloques, la duración de cada intervención y los descansos. Envía a los ponentes un briefing con la hora de llegada, el formato de las presentaciones y la fecha límite para entregar sus archivos.
- Pide las especificaciones de las presentaciones con al menos 7 días de margen. Comprueba cada archivo en el portátil que se usará, incluidos vídeos, fuentes, adaptadores HDMI y el clic de presentación.
- No esperes al día del evento para organizar las inscripciones. Recoge los datos de las tarjetas de nombre y las preferencias dietéticas durante el registro, y envía la información de aparcamiento varios días antes.
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas y cables deben probarse desde la posición real de los ponentes. Fija los cables al suelo con cinta gaffer para evitar tropiezos.
- Reserva tiempo específico para el montaje. Para una sala con escenario, mesa de oradores, registro, buffet y sillas, calcula como mínimo 2 horas de preparación y realiza una comprobación final de la sala antes de recibir a los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de producto?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios ponentes y necesitas reservar sala, catering y equipos. Deja la última semana para confirmar asistentes, cerrar el programa, recoger presentaciones e imprimir acreditaciones.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a una conferencia de producto?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando ya tengas fecha, lugar y programa provisional. Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para poder preparar tarjetas de nombre, catering y material de registro.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?
- Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y repite una comprobación en la sala el mismo día. Reserva al menos 60 minutos para revisar proyector, sonido, micrófonos, conexiones HDMI y presentaciones.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala?
- Calcula entre 2 y 3 horas para colocar sillas, mesas, escenario, registro, buffet y señalización en una sala de conferencia. Añade 30 minutos para revisar las presentaciones, el sonido, las acreditaciones y los recorridos de entrada.
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