Zo organiseer je een poppentheater

Begin met de voorstelling zelf: leg datum, zaal, speeltijden en poppenspelers vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel daarna de technische wensen, controleer vergunningen en verzekering en werk met één bezoekerslijst voor aanmeldingen en dieetwensen. Plan de zaalindeling, routeborden, catering en vrijwilligers ruim vooraf. Op de dag zelf draait alles om een vroege opbouw: techniek, poppentheater, decor en rekwisieten moeten getest zijn voordat bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal bevestigen
2
Voorstelling en tijden vastleggen
2 personen
3
Poppenspelers contracteren
4
Technische wensen verzamelen
2 personen
5
Vergunningen en verzekering controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Bezoekerslijst bijwerken
10
Reserveringen maken
11
Programma en routebord maken
12
Techniek en stroomplan maken
2 personen
13
Decor en poppen controleren
2 personen
14
Stoelindeling bepalen
2 personen
15
Catering bestellen
16
Vrijwilligers indelen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Materialen naar de zaal brengen
3 personen

Event

22
Zaal openen
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Poppentheater opbouwen
4 personen
25
Decor en rekwisieten plaatsen
3 personen
26
Licht en geluid aansluiten
2 personen
27
Technische repetitie uitvoeren
4 personen
28
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
29
Entree en garderobe inrichten
2 personen
30
Bewegwijzering ophangen
2 personen
31
Publiek ontvangen
3 personen
32
Programma uitdelen
2 personen
33
Dranken en hapjes serveren
3 personen
34
Eerste voorstelling begeleiden
4 personen
35
Pauze verzorgen
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
38
Avondpubliek ontvangen
3 personen
39
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen

Nazorg

40
Poppentheater afbreken
4 personen
41
Decor en poppen inpakken
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Zaal opruimen
4 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Materialen terugbrengen
3 personen
47
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Poppentheaterkast
LED-theaterlampenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Gaffer tapeaantal 3
Zaklampenaantal 3

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 3
Decorstukkenaantal 8
Handpoppenaantal 12
Rekwisietenaantal 15
Slingersaantal 6
Programmastandaardsaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Vloermoppenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische doorloop minimaal 2 uur vóór de deuren opengaan. Test de poppentheaterkast, LED-theaterlampen, microfoons, luidsprekers en het mengpaneel samen; controleer ook verlengkabels en stekkerdozen.
Maak de stoelindeling op basis van het aantal aanmeldingen en houd ruimte vrij voor kinderwagens en doorgangen. Zet programmastandaards en routeborden bij de ingang en op elke kruising naar de zaal.
Laat dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór de voorstelling verzamelen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Zet koffie, hapjes en dranken niet klaar op dezelfde plek als de publieksingang.
Wijs vrijwilligers per taak én tijdstip toe: minstens één persoon voor ontvangst, één voor garderobe en één voor techniek of zaalwacht. Laat iedereen 30 minuten vóór de opening aanwezig zijn voor een korte briefing.
Controleer decor, achtergronddoeken, handpoppen en rekwisieten vóór transport met een afvinklijst. Neem gaffer tape en zaklampen mee; kleine reparaties en donkere hoeken zorgen anders vlak voor aanvang voor vertraging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een poppentheater organiseren?: Leg de zaal, voorstelling en poppenspelers bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen 3 tot 4 weken voor de voorstelling, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, catering en de bezoekerslijst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een poppentheater op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor het opstellen van stoelen en tafels, het plaatsen van de poppentheaterkast en het opbouwen van decor en techniek. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige test met licht, geluid en rekwisieten.
Wanneer moet je catering voor een poppentheater bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 7 dagen vóór de voorstelling, wanneer de meeste aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Controleer het definitieve aantal nog 2 dagen vooraf en plan tijd voor koelen, koffiezetten en het klaarzetten van servies.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een poppentheater?: Reken bij een kleine voorstelling op minimaal 4 vrijwilligers: ontvangst, garderobe, zaal en techniek. Laat hen 30 minuten vóór opening aanwezig zijn; bij meerdere zalen of een aparte cateringruimte is per extra ruimte minstens 1 extra vrijwilliger praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.